AI-ondersteunde factuurverwerking
Minder overtypen, meer overzicht over wat controle vraagt.
Gebruik AI om factuurgegevens voor te bereiden. Je team ziet de bron, kan onzekere velden corrigeren en beslist welke documenten naar de volgende stap mogen.
Bespreek je projectFactuurverwerking · Controle
VoorbeeldDocument F–031
Handmatige beoordeling- Leverancier
- Match gevonden
- Factuurnummer
- Mogelijk eerder ontvangen
- Bedrag
- Uitgelezen · nog te controleren
- Overdracht
- Geblokkeerd tot beoordeling
Volgende stap
Controleer een mogelijke dubbele factuur
Een eerder document bevat hetzelfde factuurnummer bij deze leverancier. Bekijk beide documenten voordat een nieuwe overdracht naar de administratie wordt toegestaan.
Een herkend bedrag is nog geen goedgekeurde factuur.
Facturen komen binnen als pdf, scan of bijlage in een e-mail. De opmaak verschilt en soms zit dezelfde factuur in meerdere berichten. Alleen tekst uitlezen lost de overdracht niet op. We combineren extractie met bronverwijzing, controles en een beoordelingsstap. Zo blijft zichtbaar welk document is verwerkt en welke informatie nog niet betrouwbaar genoeg is om door te geven.
Van binnenkomend document naar gecontroleerde gegevens.
- 01
Documenten herkenbaar ontvangen
Bepaal welke inbox, upload of map de bron is en geef documenten een eigen referentie. Houd bij waar het bestand vandaan komt. Een herinnering of creditdocument mag niet automatisch als een nieuwe gewone factuur worden behandeld.
- 02
Uitlezen en afwijkingen markeren
Bereid leverancier, nummer, datum en bedragen voor vanuit het document. Laat ontbrekende of tegenstrijdige gegevens zichtbaar staan. Controleer bijvoorbeeld of het document mogelijk al bekend is, zonder een vermoedelijke match meteen te verwijderen.
- 03
Beoordelen en gecontroleerd overdragen
De medewerker kan de bron bekijken en velden aanpassen. Alleen de afgesproken, beoordeelde gegevens gaan naar het doelsysteem. Een foutmelding bij overdracht blijft zichtbaar en een herhaling mag geen dubbele verwerking veroorzaken.
Gebruik bestaande importmogelijkheden voordat je dubbel bouwt.
Veel administratiepakketten hebben al functies voor documentontvangst of gestructureerde import. We onderzoeken eerst waar jullie handmatige werk werkelijk zit. Maatwerk kan bijvoorbeeld inkomende documenten ordenen of uitzonderingen naar de juiste beoordelaar sturen. Boekhoudkundige keuzes worden niet aan een los taalmodel overgelaten omdat het een overtuigend antwoord kan formuleren.
- De scan is slecht leesbaar
- Zet het document apart voor controle of vraag een betere versie. Vul een onleesbaar nummer niet aan met een waarschijnlijk klinkende waarde.
- Een document noemt nieuwe betaalgegevens
- Een afwijking kan voor beoordeling worden gemarkeerd. Het uitlezen van een rekeningnummer verandert niet automatisch de vastgelegde betaalgegevens van een leverancier.
- De koppeling reageert niet
- Bewaar de overdracht als openstaand en controleer of het doelsysteem de vorige poging toch heeft ontvangen. Herstel hoort bij het proces, niet bij opnieuw hetzelfde document invoeren.
Documentsoorten, uitzonderingen en het doelsysteem bepalen de aanpak.
We bespreken formaten, volumes, talen, gewenste velden, beoordelaars en de beschikbare importmogelijkheden. Opslag, toegang, gebruikskosten en bewaartermijnen worden meegenomen. Vorlyo verzorgt inrichting en beheer volgens de afspraken. Automatisch boeken of betalen is geen standaardonderdeel van het uitlezen en vraagt een afzonderlijk beoordeeld proces.
Goed om te weten.
Kan dit onze huidige boekhoudsoftware aanvullen?
Dat onderzoeken we op basis van importmogelijkheden en beschikbare koppelingen. Het doel is ontbrekende stappen verbeteren, niet bestaande functies dupliceren.
Zijn uitgelezen gegevens altijd correct?
Nee. Daarom tonen we de bron en richten we controles en correcties in. De benodigde beoordeling hangt af van jullie documenten en proces.
Kunnen meerdere medewerkers facturen beoordelen?
Ja, met afspraken over toewijzing en wie gegevens mag corrigeren of overdragen. De status maakt zichtbaar welke stap nog openstaat.
Betaalt deze oplossing facturen automatisch?
Niet als onderdeel van documentextractie. Betaling is een aparte handeling met eigen bevoegdheden en controles.
Verder verkennen.
Bekijk de volledige dienstMaak de stap van factuur naar administratie controleerbaar.
Vertel ons waar je naartoe wilt. Wij denken mee over de weg ernaartoe.
Vrijblijvend · Vaste scope, planning en prijs na de intake