Klantportaal voor accountants: Maak duidelijk welke stukken nog nodig zijn.
Geef klanten één overzicht van documenten, vragen en vervolgstappen. Je medewerkers zien wat is aangeleverd, wat is beoordeeld en waar een reactie ontbreekt.
Klantportaal · Dossieraanlevering
VoorbeeldDossier A-021
Aanvulling gevraagd- Periode
- Tweede kwartaal
- Bankstukken
- Ontvangen
- Inkoopfacturen
- In beoordeling
- Openstaande vraag
- Toelichting bij één betaling
Volgende stap
Vraag alleen wat nog ontbreekt
De meeste stukken zijn binnen. Koppel de resterende vraag aan de betreffende betaling, zodat de klant geen volledige documentenlijst opnieuw ontvangt.
Activiteit
- Inkoopfacturen vastgelegd · Klant10:05
- Bankstukken vastgelegd · Team09:48
- Periode vastgelegd · Klant09:12
Een volle uploadmap is nog geen compleet dossier.
Een klant stuurt documenten via verschillende mailthreads. De medewerker moet achterhalen bij welke periode ze horen en of een eerder gestelde vraag inmiddels is beantwoord. Ondertussen ontvangt de klant opnieuw een algemene herinnering. In het klantportaal van Vorlyo worden aanlevering, beoordeling en vragen afzonderlijk bijgehouden. Zo kan een herinnering gericht gaan over het ontbrekende onderdeel in plaats van over het hele dossier.
Klantportaal voor accountants
Voorbeeld- 1
Uitvragen per dossier en periode
AfgerondMaak herkenbaar welke stukken je nodig hebt en waarvoor.
- 2
Ontvangst scheiden van beoordeling
Nu bezigLaat de klant zien dat een bestand is aangekomen.
- 3
Vragen bij het betreffende onderdeel houden
VolgendeVerbind een toelichtingsvraag met het document of de aanlevertaak.
Van documentenlijst naar een gerichte vervolgvraag.
Uitvragen per dossier en periode
Maak herkenbaar welke stukken je nodig hebt en waarvoor. Geef terugkerende verzoeken een eigen periode, zodat een bestand van vorig kwartaal niet als nieuwe aanlevering wordt beschouwd. Een medewerker bepaalt welke uitvraag voor deze klant relevant is.
Ontvangst scheiden van beoordeling
Laat de klant zien dat een bestand is aangekomen. Dat betekent nog niet dat het juist, leesbaar of volledig is. De behandelaar kan een stuk accepteren voor verdere verwerking of een gerichte aanvulling vragen.
Vragen bij het betreffende onderdeel houden
Verbind een toelichtingsvraag met het document of de aanlevertaak. Bewaar de reactie op dezelfde plek en stop de bijbehorende herinnering wanneer het antwoord is ontvangen. De medewerker bepaalt of dat antwoord voldoende is.
De boekhouding blijft in het daarvoor gekozen pakket.
Een klantportaal hoeft geen tweede boekhoudsysteem te worden. De boekhouding blijft in je eigen pakket; het portaal regelt de aanlevering, de vragen en de dossierstatus. Aansluiten op je kantoorsoftware zet je bij de start aan: documentverzoeken en dossierstatus lopen dan mee, en beoordeelde bestanden gaan door naar het dossierpakket. Bepaal welke bestanden in het portaal blijven. Je klantenlijst importeren we bij de inrichting.
Eén contactpersoon beheert meerdere bedrijven
Laat de gebruiker bewust een dossier kiezen. Rechten voor de ene onderneming mogen niet automatisch toegang geven tot documenten van een andere onderneming.
Een klant levert een bestand opnieuw aan
Behoud de relatie met het oorspronkelijke verzoek en maak de nieuwe versie herkenbaar. De behandelaar moet kunnen zien welke versie is beoordeeld.
Een collega neemt het dossier over
Toon de openstaande vragen en vorige reacties bij de overdracht. Wijs het dossier toe zonder dat de klant opnieuw alles hoeft uit te leggen.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalBij de start: klanten, dossiers en rechten.
Bij de start zetten we klantrollen, dossierindeling, aanlevertaken en herinneringen voor je klaar en importeren we je klanten. Toegang per klant en medewerker, bewaartermijnen en verwijdering leggen we samen vast. Het klantportaal voor je kantoor richten we eenmalig in; daarna dekt een vaste maandlicentie hosting, updates en support. Het portaal ondersteunt het werk; inhoudelijke financiële beoordeling blijft bij je eigen accountants.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kan iedere klant een eigen checklist krijgen?
Ja. Een checklist kan aansluiten op het dossier en de periode, met ruimte voor een medewerker om niet-relevante verzoeken weg te laten.
Kan het portaal automatisch herinneren?
Dat kan op basis van openstaande taken en afgesproken termijnen. Ontvangen stukken worden niet opnieuw als ontbrekend uitgevraagd.
Kunnen klanten alleen hun eigen documenten zien?
Dat is het uitgangspunt. Toegang per klant, onderneming en medewerker richten we bij de start in en controleren we samen met jou.
Vervangt dit onze dossierapplicatie?
Niet noodzakelijk. Het kan juist de klantgerichte aanlevering verzorgen terwijl je bestaande dossierapplicatie de interne verwerking blijft ondersteunen.
Wat hier vaak op aansluit.
- Huurdersportaal voor vastgoedbeheerGeef huurders één plek voor meldingen en documenten. Je beheerteam ziet wie een verzoek behandelt, wat nog ontbreekt en welke leverancier aan zet is.
- Offerteportaal voor drukkerijenBreng oplage, papiersoort, afwerking en bestanden samen. Klanten zien wat ze hebben aangevraagd; jouw team weet welke versie is beoordeeld en welk akkoord nog ontbreekt.
Aanleveren zonder zoekwerk.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Klantportaal voor accountants: documentaanlevering, openstaande vragen en dossierstatus op één plek. Software die al draait, ingericht op je kantoor.
- Uitvragen per dossier en periode
- Ontvangst scheiden van beoordeling
- Vragen bij het betreffende onderdeel houden