Klantportaal voor accountants
Maak duidelijk welke stukken nog nodig zijn.
Geef klanten één overzicht van documenten, vragen en vervolgstappen. Je medewerkers zien wat is aangeleverd, wat is beoordeeld en waar een reactie ontbreekt.
Bespreek je projectKlantportaal · Dossieraanlevering
VoorbeeldDossier A–021
Aanvulling gevraagd- Periode
- Tweede kwartaal
- Bankstukken
- Ontvangen
- Inkoopfacturen
- In beoordeling
- Openstaande vraag
- Toelichting bij één betaling
Volgende stap
Vraag alleen wat nog ontbreekt
De meeste stukken zijn binnen. Koppel de resterende vraag aan de betreffende betaling, zodat de klant geen volledige documentenlijst opnieuw ontvangt.
Een volle uploadmap is nog geen compleet dossier.
Een klant stuurt documenten via verschillende mailthreads. De medewerker moet achterhalen bij welke periode ze horen en of een eerder gestelde vraag inmiddels is beantwoord. Ondertussen ontvangt de klant opnieuw een algemene herinnering. We bouwen een portaal waarin aanlevering, beoordeling en vragen afzonderlijk worden bijgehouden. Zo kan een herinnering gericht gaan over het ontbrekende onderdeel in plaats van over het hele dossier.
Van documentenlijst naar een gerichte vervolgvraag.
- 01
Uitvragen per dossier en periode
Maak herkenbaar welke stukken jullie nodig hebben en waarvoor. Geef terugkerende verzoeken een eigen periode, zodat een bestand van vorig kwartaal niet als nieuwe aanlevering wordt beschouwd. Een medewerker bepaalt welke uitvraag voor deze klant relevant is.
- 02
Ontvangst scheiden van beoordeling
Laat de klant zien dat een bestand is aangekomen. Dat betekent nog niet dat het juist, leesbaar of volledig is. De behandelaar kan een stuk accepteren voor verdere verwerking of een gerichte aanvulling vragen.
- 03
Vragen bij het betreffende onderdeel houden
Verbind een toelichtingsvraag met het document of de aanlevertaak. Bewaar de reactie op dezelfde plek en stop de bijbehorende herinnering wanneer het antwoord is ontvangen. De medewerker bepaalt of dat antwoord voldoende is.
De boekhouding blijft in het daarvoor gekozen pakket.
Een klantportaal hoeft geen tweede boekhoudsysteem te worden. We onderzoeken hoe documentverzoeken en dossierstatus aansluiten op bestaande kantoorsoftware. Bepaal vooraf welke bestanden in het portaal blijven en welke naar het dossierpakket gaan. Een koppeling wordt beoordeeld op beschikbare toegang, gegevensvelden en foutafhandeling; een merknaam alleen bewijst geen compatibiliteit.
- Eén contactpersoon beheert meerdere bedrijven
- Laat de gebruiker bewust een dossier kiezen. Rechten voor de ene onderneming mogen niet automatisch toegang geven tot documenten van een andere onderneming.
- Een klant levert een bestand opnieuw aan
- Behoud de relatie met het oorspronkelijke verzoek en maak de nieuwe versie herkenbaar. De behandelaar moet kunnen zien welke versie is beoordeeld.
- Een collega neemt het dossier over
- Toon de openstaande vragen en vorige reacties bij de overdracht. Wijs het dossier toe zonder dat de klant opnieuw alles hoeft uit te leggen.
Begin met aanlevering, toegang en verantwoordelijkheden.
We bespreken klantrollen, dossierindeling, bestandstypen, herinneringen en aansluiting op kantoorsoftware. Toegangsbeheer, bewaartermijnen en verwijdering worden expliciet uitgewerkt. Hosting en onderhoud worden door Vorlyo verzorgd binnen de afspraken. Het portaal ondersteunt het werk; inhoudelijke financiële beoordeling blijft bij jullie professionals.
Goed om te weten.
Kan iedere klant een eigen checklist krijgen?
Ja. Een checklist kan aansluiten op het dossier en de periode, met ruimte voor een medewerker om niet-relevante verzoeken weg te laten.
Kan het portaal automatisch herinneren?
Dat kan op basis van openstaande taken en afgesproken termijnen. We voorkomen dat ontvangen stukken opnieuw als ontbrekend worden uitgevraagd.
Kunnen klanten alleen hun eigen documenten zien?
Dat is het uitgangspunt. Toegang per klant, onderneming en medewerker wordt ingericht en gecontroleerd als onderdeel van de bouw.
Vervangt dit onze dossierapplicatie?
Niet noodzakelijk. Het kan juist de klantgerichte aanlevering verzorgen terwijl jullie bestaande dossierapplicatie de interne verwerking blijft ondersteunen.
Verder verkennen.
Bekijk de volledige dienstMaak aanleveren overzichtelijk voor klant en behandelaar.
Vertel ons waar je naartoe wilt. Wij denken mee over de weg ernaartoe.
Vrijblijvend · Vaste scope, planning en prijs na de intake