Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Gasten die na sluitingstijd van de receptie aankomen, stonden voor een dichte deur. We bouwden een online check-in waarmee ze op elk uur zelf naar binnen kunnen, en een dashboard waarmee de receptie overal grip op houdt.
- Project
- Hotel Aadam Wilhelmina
- Dienst
- Maatwerk software
- Type
- Softwarecase
- Jaar
- 2026
Hotel Aadam Wilhelmina
Hotel Aadam Wilhelmina, boutique hotel in Amsterdam met veel internationale gasten.
Een hotel dat leeft van een warme ontvangst. Juist voor gasten die laat aankomen na een lange reis moest die ontvangst net zo goed zijn als overdag.
Waar het vastliep.
Veel internationale gasten arriveerden laat in de avond, vaak na sluitingstijd van de receptie. Dit leidde dagelijks tot frustratie: gasten stonden voor een gesloten deur, personeel werd 's nachts gebeld, en de hele check-in procedure verliep chaotisch. Dit kostte het hotel reviews én geld in nachtdienst-personeel.
Een vermoeide gast om twee uur ’s nachts wil geen formulier en geen telefoonnummer, maar een deur die opengaat. Tegelijk moest het hotel weten wie er binnenkomt, zonder iemand de hele nacht achter de balie te zetten.
Wat we bouwden.
Een check-in die voor de gast eenvoudig is en voor het hotel veilig blijft.
Persoonlijke check-in link
Een dag voor aankomst krijgt elke gast een eigen link om alvast in te checken.
Veilige identificatie
Gasten bevestigen wie ze zijn voordat ze een sleutel krijgen.
Tijdelijke code
Een persoonlijke code voor de kamer, alleen geldig voor het eigen verblijf.
In de eigen taal
De hele check-in in zes talen, voor de internationale gasten van het hotel.
Live dashboard
De receptie ziet wie er onderweg is, wie al binnen is en waar hulp nodig is.
Papierloos
Geen formulieren aan de balie, en gegevens netjes en volgens de regels bewaard.
Wat we verbonden.
Vorlyo bouwde een volledig geautomatiseerde late check-in flow. Gasten ontvangen 24 uur voor aankomst een persoonlijke check-in link, doorlopen veilige identiteitsverificatie en krijgen een tijdelijke pincode voor hun kamer. De receptie heeft een live dashboard voor overzicht en grip. Alles in 6 talen, papierloos en GDPR-compliant.
Dienst: Maatwerk software
Zo checkt een gast nu in
- 1Een dag ervoor De gast ontvangt een persoonlijke link en checkt rustig thuis in.
- 2Bevestigd Na de identiteitscheck staat de kamer klaar en komt de code binnen.
- 3Aankomst Ook om twee uur ’s nachts: deur open, kamer in, zonder te wachten.
- 4De receptie Ziet de aankomst in het dashboard en hoeft alleen bij te springen als het nodig is.
Wat het opleverde
- 0185% van late arrivals checkt zichzelf in
- 02−70% nachtelijke werklast voor het receptie-team
- 03+0.4 sterren op de Booking.com aankomst-rating
- 04Significant lagere personeelskosten in de nachtdienst
Hoe we het aanpakten.
Van chaotische nachten naar aankomsten die vanzelf gaan.
- 1 Meelopen met de receptieHoe een late aankomst nu verloopt en waar het hapert.
- 2 Ontwerp van de gastreisElke stap zo kort mogelijk, op de telefoon, in de taal van de gast.
- 3 Bouw en beveiligingCheck-in, identificatie, codes en het dashboard als één geheel.
- 4 Proef met echte gastenEerst naast de bestaande werkwijze, met de receptie als vangnet.
- 5 DaarnaWe volgen de aankomsten en verbeteren de stappen waar gasten twijfelen.
Van idee naar voorstel.
Beschrijf wat je wilt bouwen. Je krijgt een voorstel met doel, scope, planning en een vaste prijs, zodat je precies weet waar je aan begint.
WhatsApp+31 6 13 62 49 11info@vorlyo.com Lessen online laten boeken en betalen, zonder telefoon of losse lijstjes.
- Website met live lesrooster
- Online boeken en betalen
- Herinneringen per e-mail en sms
- Koppeling met de boekhouding