Transport en bezorging: Klantportaal voor archiefverhuizers
Een klantportaal voor archiefverhuizers waarin de archivaris inventarislijsten, afleverlocaties en de voortgang per fase inziet, en zelf aangeeft waar dossiers moeten komen te staan.
Wat klanten van archiefverhuizers zelf willen zien.
Tijdens een archiefverhuizing vraagt de klant steeds hetzelfde: waar staat het dossier nu, welke afdeling is al over, en klopt de indeling van de nieuwe ruimte nog met wat we hebben afgesproken. Archiefverhuizers sturen dan een bijgewerkte inventarislijst per mail, en de archivaris vergelijkt die met zijn eigen versie. De afdelingshoofden die met dossiers werken, krijgen die lijst niet. Wijzigingen in de stellingindeling komen telefonisch binnen bij de ploegleider en bereiken de planner pas als de dozen al verkeerd staan. Na afloop wil de klant een definitieve lijst met vindplaatsen, die vervolgens uit drie bronnen moet worden samengesteld.
Klantportaal voor archiefverhuizers
Voorbeeld- 1
Toegang per rol afbakenen
AfgerondDe archivaris krijgt toegang tot de hele inventaris en de indeling van de nieuwe ruimte.
- 2
Actuele lijst en vindplaats tonen
Nu bezigHet portaal toont per doos de referentie, de herkomst en de status: nog op de oude plek, onderweg of teruggezet op een nieuwe stelling.
- 3
Wijzigingen en vragen koppelen
VolgendeWil de archivaris een andere indeling op de nieuwe stellingen, dan doet hij dat voorstel in het portaal bij de betreffende ruimte.
Van uitnodiging tot akkoord.
Toegang per rol afbakenen
De archivaris krijgt toegang tot de hele inventaris en de indeling van de nieuwe ruimte. Afdelingshoofden zien alleen het deel van het archief dat bij hun afdeling hoort en de fase waarin het verhuist. Facilitair ziet de vensters en toegangsafspraken. Niemand ziet meer dan zijn rol vraagt.
Actuele lijst en vindplaats tonen
Het portaal toont per doos de referentie, de herkomst en de status: nog op de oude plek, onderweg of teruggezet op een nieuwe stelling. Na elke afgetekende fase wordt de lijst bijgewerkt. Een afdelingshoofd die een dossier zoekt, ziet zo zelf waar de bijbehorende doos staat.
Wijzigingen en vragen koppelen
Wil de archivaris een andere indeling op de nieuwe stellingen, dan doet hij dat voorstel in het portaal bij de betreffende ruimte. De planner ziet het verzoek en bevestigt of het nog kan. Vragen over een specifieke doos blijven aan die referentie hangen, zodat het antwoord later terug te vinden is.
Minder mail, dezelfde gegevens.
Inventarislijsten staan nu in rekenbladen bij de klant en bij jou. Het portaal leest de verhuislijst uit de werkbonnen en toont die aan de klant; jij blijft eigenaar van de status onderweg. De archivaris blijft eigenaar van het ordeningsschema en de beschrijving van de inhoud. Na afloop kan de definitieve lijst worden geëxporteerd naar het archiefbeheersysteem van de klant, als die er een heeft.
Portaal of eindrapport per mail
Een eindrapport per mail is eenvoudig en voor kleine verhuizingen vaak genoeg. Bij een verhuizing over meerdere weken of afdelingen wordt de mail al snel achterhaald. Een portaal is pas zinvol als de klant tijdens de verhuizing echt dingen opzoekt of beslist; anders volstaat een goed rapport.
Klant mag indeling wijzigen of alleen voorstellen
Directe wijzigingen door de klant zijn snel, maar kunnen botsen met wat de ploeg al aan het terugzetten is. Een voorstel dat de planner bevestigt, kost een stap meer maar voorkomt dat dozen twee keer worden verplaatst. Voor een lopende verhuizing is voorstellen bijna altijd de veiligere keuze.
Portaal tijdelijk of doorlopend
Na de verhuizing kan het portaal sluiten met een export van de eindlijst. Biedt je ook opslag met opvraagservice, dan is een doorlopend portaal waarin de klant opvragingen doet en de status volgt een logische volgende stap. Die keuze hangt af van of opslag bij jou een vaste dienst is.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat klanten in het portaal vinden.
De archivaris en andere betrokkenen krijgen toegang per rol tot de actuele inventaris met status per doos, de indeling van de nieuwe ruimte en wijzigingsvoorstellen die de planner bevestigt. Rollen en rechten leggen we vooraf met je vast. Getoetst wordt met een gewone afdelingsverhuizing en met een archivaris die midden in de verhuizing een stelling anders wil indelen. De export naar het archiefbeheersysteem van de klant en opvragingen voor opgeslagen archief zet je aan zodra een klant erom vraagt.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kunnen afdelingshoofden zien waar hun dossiers staan?
Ja, binnen hun eigen deel van het archief. Ze zien per doos de referentie, de status en de nieuwe vindplaats zodra die is teruggezet. Dossiers van andere afdelingen zien ze niet, tenzij de archivaris dat anders inricht.
Staat de inhoud van de dozen ook in het portaal?
Alleen voor zover de klant die beschrijving aanlevert. Vaak staat er per doos een korte omschrijving of een dossierreeks. Je voegt daar niets aan toe; het portaal toont de beschrijving van de klant naast de status en vindplaats die je bijhoudt.
Wat als de klant een fout in de inventaris ziet?
Dan meldt hij dat bij de betreffende doosreferentie. De melding komt bij de ploegleider of planner, die controleert of het om een registratiefout of een verkeerd teruggezette doos gaat. De correctie en de reden worden bij de doos bewaard.
Hoe lang blijft het portaal na de verhuizing open?
Dat spreek je per opdracht af. Een gangbare keuze is dat het portaal open blijft totdat de klant de eindlijst heeft goedgekeurd en geëxporteerd. Bij opslag met opvraagservice kan het doorlopend open blijven. Dat voorkomt dat oude lijsten blijven rondzingen.
Wat hier vaak op aansluit.
- Digitale werkbonnen voor archiefverhuizersDigitale werkbonnen voor archiefverhuizers waarin de verhuislijst met doosreferenties per ploeg wordt afgevinkt, zodat bij elke overdracht vaststaat welke dozen zijn ingeladen en teruggezet.
- Website voor archiefverhuizersEen website voor archiefverhuizers die uitlegt wat er gebeurt met dossiers, ordeningsschema en vindplaats, zodat een archiefbeheerder al vóór het eerste gesprek weet welke dienst bij zijn archief past.
- Aanvraagformulier voor archiefverhuizersEen aanvraagformulier voor archiefverhuizers dat doosaantallen, ordeningsschema en toegangseisen uitvraagt, zodat een opname gericht kan worden voorbereid in plaats van blind te beginnen.
Eén plek voor je klanten.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Klantportaal voor archiefverhuizers: inventarislijsten, afleverlocaties en fasevoortgang inzien, plus vragen over doosreferenties op één plek.
- Toegang per rol afbakenen
- Actuele lijst en vindplaats tonen
- Wijzigingen en vragen koppelen