Transport en bezorging: Voorraadsoftware voor archiefverhuizers
Voorraadsoftware voor archiefverhuizers die archiefdozen, barcode-etiketten en rolcontainers bijhoudt, zodat een inpakploeg nooit halverwege een archief zonder dozen of labels staat.
Waar de voorraad bij archiefverhuizers gaat schuiven.
Archiefverhuizers hebben materiaal dat stil verdwijnt. Archiefdozen worden in stapels meegegeven en na de klus blijkt een deel bij de klant achtergebleven, platgevouwen in een kast. Barcode-etiketten met een doorlopende reeks worden over meerdere opdrachten verdeeld, waardoor dubbele referenties ontstaan. Rolcontainers staan na een verhuizing nog weken bij een klant omdat niemand ze heeft teruggemeld. De magazijnmedewerker ziet in de stelling een stapel dozen, maar weet niet dat die al voor een opdracht van morgen zijn toegezegd. Het gevolg is een ploeg die op locatie te weinig dozen heeft, of een spoedbestelling bij de leverancier die achteraf niet nodig bleek.
Voorraadsoftware voor archiefverhuizers
Voorbeeld- 1
Materiaal per soort vastleggen
AfgerondElke soort materiaal krijgt een eigen regel: archiefdozen per formaat, deksels, etiketrollen per reeks, rolcontainers per stuk met een eigen nummer.
- 2
Reserveren per opdracht
Nu bezigBij het plannen van een fase reserveert de planner de benodigde dozen, etiketten en rolcontainers.
- 3
Terugmelden na de klus
VolgendeNa elke fase meldt de ploegleider wat is verbruikt, wat terugkomt en wat bij de klant blijft.
Van ontvangst tot gebruik.
Materiaal per soort vastleggen
Elke soort materiaal krijgt een eigen regel: archiefdozen per formaat, deksels, etiketrollen per reeks, rolcontainers per stuk met een eigen nummer. Rolcontainers en kratten worden als individueel middel gevolgd, dozen en etiketten als verbruik. Zo is bij elk materiaal duidelijk of het terug moet komen.
Reserveren per opdracht
Bij het plannen van een fase reserveert de planner de benodigde dozen, etiketten en rolcontainers. Het magazijn ziet welk deel van de voorraad nog vrij is. Een etiketreeks wordt aan één opdracht gekoppeld, zodat geen twee klanten dezelfde referenties krijgen. Is iets niet beschikbaar, dan ziet de planner dat vóór de verhuisdag.
Terugmelden na de klus
Na elke fase meldt de ploegleider wat is verbruikt, wat terugkomt en wat bij de klant blijft. Rolcontainers die nog op locatie staan, blijven als openstaand zichtbaar met de klant erbij. Het magazijn verwerkt de retour en de voorraad toont weer wat werkelijk inzetbaar is.
Naast je inkoop en leveranciers.
Materiaal wordt nu vaak bijgehouden op een lijst in het magazijn of helemaal niet. Inkoop van dozen en etiketten loopt via vaste leveranciers. De voorraad houdt zelf de stand bij en kan een signaal geven als een soort onder een afgesproken minimum komt; de bestelling zelf blijft bij inkoop. De planning levert de reserveringen, de werkbonnen leveren het werkelijke verbruik. Het magazijn is eigenaar van de telling.
Dozen verkopen of verhuren
Sommige archiefverhuizers verkopen de archiefdozen aan de klant, anderen nemen ze na terugplaatsing mee terug. Verkopen maakt de administratie eenvoudig, maar betekent dat elke doos wordt gefactureerd. Verhuren of terugnemen vraagt dat je bijhoudt hoeveel er terugkomen. De voorraad moet weten welke afspraak per opdracht geldt.
Etiketreeks per klant of doorlopend
Een doorlopende reeks is eenvoudig te bestellen, maar maakt het lastig om referenties per klant uit elkaar te houden. Een eigen reeks per klant voorkomt verwarring, zeker als de klant later ook opslag afneemt. Het kost wat meer beheer, maar voorkomt dubbele referenties. Een eigen reeks maakt ook de nalevering van losse etiketten eenvoudiger.
Rolcontainers op nummer of op aantal
Op aantal tellen is snel, maar je weet niet welke container waar staat. Elke container een nummer geven maakt het mogelijk te zien welke nog bij welke klant staat en hoe lang al. Voor dure middelen die vaak achterblijven, loont het om ze individueel te volgen.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWelke voorraad we vastleggen.
Dozen, rolcontainers, etiketten en ander materiaal staan in de voorraad; per fase reserveer je wat nodig is, etiketreeksen horen bij een opdracht en de ploegleider meldt terug wat over is. De beginvoorraad voeren we samen in. Een gewone verhuizing nemen we vooraf door, en een opdracht waarbij rolcontainers na afloop bij de klant blijven staan. Een seintje bij lage voorraad, een lijst van middelen die lang bij klanten staan en verbruik per opdracht voor de nacalculatie komen er later bij.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kunnen we zien welke rolcontainers nog bij klanten staan?
Ja, als ze een eigen nummer hebben. Per container ziet het magazijn bij welke opdracht en klant hij hoort en sinds wanneer hij daar staat. Dat maakt het makkelijker om ze terug te halen bij een volgende rit in de buurt.
Wat als een ploeg op locatie extra dozen nodig heeft?
De ploegleider meldt het extra verbruik via de werkbon. Is er een tweede ploeg of wagen die nog langskomt, dan ziet het magazijn direct dat er dozen bij moeten. Achteraf klopt de voorraad omdat het verbruik bij de juiste opdracht is geboekt.
Bestelt het systeem zelf nieuwe dozen?
Nee. Het geeft een signaal als een soort onder het minimum komt dat je hebt afgesproken. Inkoop beslist of en wanneer er wordt besteld, omdat daar ook prijsafspraken en levertijden van de leverancier meespelen. Het systeem levert de informatie, de mens bestelt.
Kunnen we dozen die de klant houdt meteen factureren?
De voorraad registreert welke dozen bij de klant blijven en geeft dat door als basis voor facturatie. Of ze daadwerkelijk worden gefactureerd, hangt af van de afspraak in de offerte. Bij het opstellen van de factuur staan die twee naast elkaar.
Wat hier vaak op aansluit.
- Digitale werkbonnen voor archiefverhuizersDigitale werkbonnen voor archiefverhuizers waarin de verhuislijst met doosreferenties per ploeg wordt afgevinkt, zodat bij elke overdracht vaststaat welke dozen zijn ingeladen en teruggezet.
- Website voor archiefverhuizersEen website voor archiefverhuizers die uitlegt wat er gebeurt met dossiers, ordeningsschema en vindplaats, zodat een archiefbeheerder al vóór het eerste gesprek weet welke dienst bij zijn archief past.
- Aanvraagformulier voor archiefverhuizersEen aanvraagformulier voor archiefverhuizers dat doosaantallen, ordeningsschema en toegangseisen uitvraagt, zodat een opname gericht kan worden voorbereid in plaats van blind te beginnen.
Weten wat er echt ligt.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Voorraadsoftware voor archiefverhuizers: archiefdozen, barcode-etiketten en rolcontainers per opdracht reserveren en na afloop terugmelden.
- Materiaal per soort vastleggen
- Reserveren per opdracht
- Terugmelden na de klus