Productie en bewerking: Facturatiesoftware voor poedercoaters
Facturatiesoftware voor poedercoaters: behandelde oppervlakte, voorbehandeling, maskering en toegewezen herstel van de werkkaart komen op een factuur die de klant herkent en die met een betaallink vertrekt.
Waar facturen bij poedercoaters blijven liggen.
Facturen bij poedercoaters worden vaak aan het eind van de week gemaakt door iemand die de werkkaarten doorbladert en de offerte erbij zoekt. Er kwamen meer onderdelen binnen dan geofferd, een paar moesten extra gestraald worden, één onderdeel ging terug de cabine in. Was dat herstel voor eigen rekening, omdat er een vlek in zat, of voor de klant, omdat er siliconen op het metaal zaten? Die informatie staat niet bij elkaar. Het resultaat is dat extra werk niet wordt gefactureerd of dat de klant een factuur krijgt die hij niet herkent. Een factuur moet daarom terug te voeren zijn op wat er werkelijk is behandeld en op de reden van elk verschil.
Facturatiesoftware voor poedercoaters
Voorbeeld- 1
Werkkaart en offerte naast elkaar
AfgerondBij een afgetekende order staan de geofferde regels, de werkelijk ontvangen aantallen en de afgemelde stappen van de werkkaart al in dezelfde software.
- 2
Herstel toewijzen
Nu bezigElke herstelstap krijgt een keuze: voor eigen rekening of voor de klant, met de foto en de reden van de afwijking.
- 3
Factuur met betaallink versturen
VolgendeIs alles gecontroleerd, dan gaat de factuur met een betaallink naar de klant, met verwijzing naar order en offerte.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Werkkaart en offerte naast elkaar
Bij een afgetekende order staan de geofferde regels, de werkelijk ontvangen aantallen en de afgemelde stappen van de werkkaart al in dezelfde software. Extra voorbehandeling of maskering die op de vloer is vastgelegd, verschijnt als voorgestelde factuurregel met de reden erbij. Ontbreekt een aantal, dan zie je dat meteen.
Herstel toewijzen
Elke herstelstap krijgt een keuze: voor eigen rekening of voor de klant, met de foto en de reden van de afwijking. Wie factureert, beoordeelt die keuze en kan hem aanpassen. Zo wordt herstel door een eigen fout niet per ongeluk doorbelast aan de klant.
Factuur met betaallink versturen
Is alles gecontroleerd, dan gaat de factuur met een betaallink naar de klant, met verwijzing naar order en offerte. Herinneringen volgen automatisch en de betaalstatus staat bij de order. Bij vragen vindt kantoor direct de werkkaart en de foto's terug, en dubbel invoeren is niet meer nodig.
Factureren vanuit dezelfde software.
Poedercoaters factureren vaak aan het eind van de week vanuit een boekhoudpakket, met de werkkaarten op papier ernaast. Hier staan offerte en werkkaart in dezelfde software, dus de factuur volgt uit wat er werkelijk is behandeld. Artikelcodes en btw-instellingen leggen we bij de start samen vast. De werkplaats is eigenaar van wat er is gebeurd, de administratie van wat er wordt gefactureerd. De boekhouder kijkt mee of krijgt een export en hoeft niet anders te werken.
Factureren op offerte of op werkelijkheid
Op de offerte factureren is eenvoudig en voorspelbaar voor de klant. Op werkelijk behandelde oppervlakte en uitgevoerde stappen factureren is eerlijker als er vaak meer of anders binnenkomt dan gemeld. Veel poedercoaters kiezen de offerte als uitgangspunt en factureren afwijkingen apart, mits die vooraf zijn gemeld.
Per order of verzamelfactuur
Particulieren en losse klanten krijgen een factuur per order, vaak bij het afhalen. Vaste zakelijke klanten met veel kleine orders hebben liever een verzamelfactuur per week of maand. De software kan beide, zolang per klant is vastgelegd wat de afspraak is. Die afspraak staat op de klantkaart, niet in iemands geheugen.
Herstelwerk tonen of wegstrepen
Herstel voor eigen rekening kun je weglaten van de factuur of tonen als regel zonder bedrag. Weglaten houdt de factuur schoon, tonen laat zien dat je het hebt opgelost. Voor vaste klanten kan het tweede vertrouwen opbouwen, zolang de reden zakelijk is geformuleerd. Wat je kiest, geldt dan voor elke klant gelijk.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we voor je facturatie inrichten.
Bij de start voegt de software offerte en werkkaart per order samen tot een factuur, met herstel dat expliciet wordt toegewezen, een betaallink en automatische herinneringen. Samen lopen we een order door die precies volgens offerte verliep, en een uitzondering waarbij meer onderdelen binnenkwamen en één onderdeel door vervuiling opnieuw moest. Verzamelfacturen voor vaste klanten zet je aan zodra de facturen per order kloppen.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Wordt de factuur automatisch verstuurd?
Nee. De software zet de factuur klaar, iemand van je team controleert en verstuurt hem met een betaallink. Zeker bij herstel en extra werk wil je zelf kijken voordat de klant iets ontvangt. Bij orders zonder afwijkingen gaat die controle snel, en daarna lopen de herinneringen vanzelf.
Wat als de klant meer onderdelen meebracht dan geofferd?
Bij ontvangst wordt het werkelijke aantal vastgelegd. Op de factuur in voorbereiding zie je het verschil met de offerte. Je kiest of je de extra onderdelen tegen hetzelfde tarief factureert of eerst met de klant overlegt. Die keuze wordt bij de order bewaard.
Kunnen we herstel per reden terugzien?
Ja. Omdat elke herstelstap een reden en toewijzing heeft, kun je later zien hoeveel herstel voor eigen rekening was en hoeveel is doorbelast. Dat helpt ook bij het bespreken van terugkerende vervuiling met een vaste klant.
Wat merkt onze boekhouder van deze manier van factureren?
Weinig, behalve dat alles klopt. De boekhouder kan meekijken in facturen, betaalstatus en het btw-overzicht, of krijgt per periode een export. Bij de start leggen we samen artikelcodes en omzetsoorten vast, zodat de boekhouder zijn manier van werken niet hoeft aan te passen.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor poedercoatersOffertesoftware voor poedercoaters die oppervlakte, voorbehandeling, maskering en kleurkeuze in één berekening samenbrengt, met de aannames zichtbaar voor de klant.
- Digitale werkbonnen voor poedercoatersDigitale werkbonnen voor poedercoaters: een werkkaart per order met voorbehandeling, maskering, kleur en uithardingsinstructie, en terugkoppeling van laagdikte en afwijkingen.
- Website voor poedercoatersEen website voor poedercoaters die laat zien welke materialen, kleuren en laagopbouwen je aankunt, zodat een metaalbedrijf of particulier weet wat hij moet aanleveren voordat hij belt.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor poedercoaters: behandelde oppervlakte, toeslagen en toegewezen herstel van de werkkaart op de factuur, met betaallink.
- Werkkaart en offerte naast elkaar
- Herstel toewijzen
- Factuur met betaallink versturen