Productie en bewerking: Klantportaal voor verpakkingsbedrijven
Een klantportaal voor verpakkingsbedrijven waarin opdrachtgevers hun drukproeven beoordelen, goedgekeurde artworkbestanden terugvinden en de status van lopende orders en afroepen zien.
Wat klanten van verpakkingsbedrijven zelf willen zien.
Een drukproef gaat bij verpakkingsbedrijven vaak per mail naar de klant, die hem doorstuurt naar de marketingafdeling, het ontwerpbureau en soms de juridische afdeling voor de etiketteksten. Reacties komen terug in losse mails, met opmerkingen over verschillende versies door elkaar. Wie uiteindelijk heeft getekend, en voor welke versie, is achteraf lastig aan te tonen. Daarnaast vraagt de inkoper regelmatig welk artwork bij welk artikelnummer hoort, of wanneer de volgende afroep wordt geleverd. Dat kost de binnendienst tijd en leidt bij een reclamatie tot discussie over wat er nu eigenlijk is goedgekeurd.
Klantportaal voor verpakkingsbedrijven
Voorbeeld- 1
Wie mag beoordelen en tekenen
AfgerondPer opdrachtgever leggen we vast wie toegang heeft en wat iemand mag: een ontwerper mag opmerkingen plaatsen, een merkmanager mag de proef goedkeuren, een inkoper ziet orders en leveringen.
- 2
Proef, versie en status tonen
Nu bezigDe klant ziet de actuele drukproef met revisienummer, de eerdere versies en de opmerkingen die daarbij zijn gemaakt.
- 3
Opmerkingen terug naar prepress
VolgendeOpmerkingen op een proef worden bij de juiste versie bewaard en komen bij prepress binnen als een concrete correctie.
Van uitnodiging tot akkoord.
Wie mag beoordelen en tekenen
Per opdrachtgever leggen we vast wie toegang heeft en wat iemand mag: een ontwerper mag opmerkingen plaatsen, een merkmanager mag de proef goedkeuren, een inkoper ziet orders en leveringen. Een extern ontwerpbureau krijgt alleen toegang tot de proeven van de artikelen waaraan het werkt, en niet tot prijzen of andere merken.
Proef, versie en status tonen
De klant ziet de actuele drukproef met revisienummer, de eerdere versies en de opmerkingen die daarbij zijn gemaakt. Per artikel staat het laatst goedgekeurde artwork, zodat een herhaalorder op de juiste versie kan worden gebaseerd. Lopende orders tonen of ze wachten op goedkeuring, in productie zijn of klaarstaan voor levering.
Opmerkingen terug naar prepress
Opmerkingen op een proef worden bij de juiste versie bewaard en komen bij prepress binnen als een concrete correctie. Na verwerking verschijnt een nieuwe versie met een hoger revisienummer. Goedkeuring wordt vastgelegd met naam en tijdstip, waarna de order vrijkomt voor de planning.
Minder mail, dezelfde gegevens.
Artwork wordt bij verpakkingsbedrijven meestal in een prepressomgeving of op een bestandsserver bewaard, orders staan in het orderpakket en leverdata in de planning. Het portaal neemt geen van die rollen over, maar toont de klant per artikel en order wat voor hem relevant is. Prepress blijft eigenaar van de artworkbestanden, de binnendienst van de ordergegevens. De klant is eigenaar van zijn goedkeuring en van de opmerkingen die hij plaatst.
Goedkeuren in het portaal of per mail
Mail is vertrouwd en vraagt niets van de klant. Maar een akkoord in een mail is lastig te koppelen aan een specifieke versie. In het portaal hoort elke goedkeuring bij één revisienummer. Voor klanten die het portaal niet willen gebruiken, kan de binnendienst een mailakkoord handmatig vastleggen, met de mail als bijlage.
Alle bestanden tonen of alleen definitieve
Werkbestanden, snijlijnen en tussenversies zijn voor prepress nuttig, maar verwarren een inkoper. Veel bedrijven tonen de klant alleen de proef en het definitieve artwork, en houden de technische bestanden intern. Een ontwerpbureau kan wel toegang krijgen tot de aanleverspecificaties en de snijlijntekening van zijn artikelen.
Eén account per bedrijf of per persoon
Eén gedeeld account is eenvoudig, maar dan is niet te zien wie een proef heeft goedgekeurd. Persoonlijke accounts maken de goedkeuring herleidbaar en laten je rechten per rol toekennen. Het kost iets meer beheer bij de klant, maar voorkomt discussie als er een fout in de bedrukking blijkt te zitten.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat klanten in het portaal vinden.
Opdrachtgevers zien in het portaal hun drukproeven met revisienummers, kunnen opmerkingen plaatsen en geven een goedkeuring die wordt vastgelegd. Voordat klanten erin komen, proberen we het samen uit met een eenvoudige proef die in één ronde rond is en met een proef waarop drie mensen bij de klant reageren. Een artworkarchief per artikel en de status van orders en afroepen schakel je in wanneer klanten daarom vragen.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kunnen klanten opmerkingen direct op de proef plaatsen?
Ja, een klant kan een plek op de proef aanwijzen en daar een opmerking bij zetten, bijvoorbeeld over een tekst of een kleurvlak. Alle opmerkingen van één ronde worden samen naar prepress gestuurd. Zo krijgt prepress een complete correctielijst in plaats van losse mails die elkaar tegenspreken.
Wat als een klant per ongeluk de verkeerde versie goedkeurt?
Een goedkeuring is altijd gekoppeld aan een specifiek revisienummer en wordt vastgelegd met naam en tijdstip. Ziet de klant de fout voordat de productie start, dan kan de binnendienst de goedkeuring intrekken en een nieuwe ronde starten. Is de order al gedrukt, dan laat de vastlegging zien welke versie is getekend.
Kan een ontwerpbureau zelf nieuwe bestanden uploaden?
Ja, als de opdrachtgever dat wil. Het bureau kan een nieuw bestand aanleveren bij een artikel, waarna prepress het controleert op afloop, snijlijnen en kleurprofiel. Pas na die controle wordt er een proef van gemaakt. Zo komen bestanden niet meer via omwegen binnen.
Zien klanten ook hun voorraad bij ons in het magazijn?
Als je voor klanten voorraad aanhoudt en afroepen leveren, kan het portaal per artikel tonen hoeveel er klaarstaat en wat er al is afgeroepen. Dat vraagt wel dat de magazijngegevens actueel zijn. We sluiten daarvoor aan op het systeem waarin je die voorraad nu al bijhoudt.
Wat hier vaak op aansluit.
- Digitale werkbonnen voor verpakkingsbedrijvenDigitale werkbonnen voor verpakkingsbedrijven waarop de goedgekeurde drukproef met revisienummer, de machine-instellingen en de controles per productierun bij dezelfde order staan.
- Website voor verpakkingsbedrijvenEen website voor verpakkingsbedrijven die doosformaten, kartonkwaliteiten en bedrukkingsmogelijkheden zo uitlegt dat een inkoper weet wat hij moet aanleveren voordat hij een aanvraag doet.
- Aanvraagformulier voor verpakkingsbedrijvenEen aanvraagformulier voor verpakkingsbedrijven dat stansvorm, oplage, materiaal en bedrukking uitvraagt, zodat de calculatie kan rekenen zonder eerst drie keer terug te mailen.
Eén plek voor je klanten.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Klantportaal voor verpakkingsbedrijven: drukproeven online goedkeuren, artworkversies terugvinden en orders en afroepen volgen per opdrachtgever.
- Wie mag beoordelen en tekenen
- Proef, versie en status tonen
- Opmerkingen terug naar prepress