Bouw en installatie: Facturatiesoftware voor akoestiekbedrijven
Facturatiesoftware voor akoestiekbedrijven die gemonteerde panelen, extra ophangpunten en aanpassingen op locatie naast de offerte legt en daar een controleerbare factuur met betaallink van maakt.
Waar facturen bij akoestiekbedrijven blijven liggen.
Na een montage moet bij een akoestiekbedrijf de factuur worden opgemaakt. De offerte noemde twintig panelen en een standaardophanging, maar de werkbon laat zien dat er achttien hangen omdat twee plekken door een lichtlijn niet bruikbaar waren, en dat er extra ophangpunten nodig waren in een betonplafond. Iemand op kantoor moet de werkbon, de offerte en eventuele mails over meerwerk naast elkaar leggen en beslissen wat gefactureerd wordt. Gebeurt dat niet, dan wordt de offerte zonder correctie gefactureerd en ontstaat discussie met de klant. Of meerwerk dat de monteur wel heeft uitgevoerd, wordt nooit in rekening gebracht. En is de factuur eenmaal weg, dan houdt niemand goed bij wie al betaald heeft.
Facturatiesoftware voor akoestiekbedrijven
Voorbeeld- 1
Offerte en werkbon samenbrengen
AfgerondNa het aftekenen van de werkbon zet de software de gemonteerde panelen, ophangmaterialen en gewerkte uren naast de goedgekeurde offerte, die al in dezelfde software staat.
- 2
Verschillen beoordelen
Nu bezigDe software markeert waar de werkelijkheid afwijkt van de offerte: minder panelen, extra ophangpunten, meer uren door een lastige ondergrond.
- 3
Factuur met betaallink versturen
VolgendeNa beoordeling staat de factuur klaar met de offerte als basis en de goedgekeurde verschillen als aparte regels.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Offerte en werkbon samenbrengen
Na het aftekenen van de werkbon zet de software de gemonteerde panelen, ophangmaterialen en gewerkte uren naast de goedgekeurde offerte, die al in dezelfde software staat. Meerwerk dat de monteur op locatie heeft vastgelegd, komt als aparte regel mee, net als wijzigingen die eerder in het portaal zijn goedgekeurd.
Verschillen beoordelen
De software markeert waar de werkelijkheid afwijkt van de offerte: minder panelen, extra ophangpunten, meer uren door een lastige ondergrond. Per verschil ziet de projectleider de reden en foto van de monteur. Hij bepaalt of het verschil wordt doorberekend, verrekend of als eigen risico wordt genomen.
Factuur met betaallink versturen
Na beoordeling staat de factuur klaar met de offerte als basis en de goedgekeurde verschillen als aparte regels. Hij gaat met een betaallink naar de klant, herinneringen volgen automatisch en de projectleider ziet per project of er betaald is. De klant ziet per regel waar het verschil vandaan komt.
Factureren vanuit dezelfde software.
Akoestiekbedrijven factureren nu meestal vanuit een los programma, op basis van de offerte en wat de projectleider zich herinnert van de montage. In de software is de offerte de vaste basis en de werkbon de bron voor wat er werkelijk hangt; de factuur ontstaat uit die twee. De projectleider blijft verantwoordelijk voor de beslissing over meerwerk, en niets gaat de deur uit zonder dat iemand de factuur heeft bekeken. De boekhouder kijkt mee of krijgt een export voor btw en jaarwerk.
Factureren op offerte of op werkelijkheid
Factureren op offerte is eenvoudig en voorspelbaar voor de klant. Factureren op wat werkelijk is gemonteerd, is eerlijker maar vraagt goede vastlegging. Een tussenvorm werkt vaak: de offerte als basis, met alleen de afwijkingen die vooraf als mogelijk meerwerk zijn benoemd als extra of minderregel.
Meerwerk vooraf laten goedkeuren
Meerwerk pas op de factuur melden, levert discussie op. Meerwerk op locatie laten goedkeuren door de contactpersoon, bijvoorbeeld via de werkbon, maakt de factuur makkelijker te verdedigen. Het vraagt wel dat de monteur weet wanneer iets meerwerk is en het moment neemt om het te laten aftekenen.
Deelfacturen of één eindfactuur
Bij grote projecten met veel ruimtes kan per opgeleverde ruimte of fase worden gefactureerd. Dat verbetert de geldstroom maar vraagt meer administratie. Bij kleinere klussen is één eindfactuur na oplevering overzichtelijker. De software kan beide, zolang per ruimte vastligt wat al is gefactureerd. Zo wordt geen ruimte dubbel of helemaal niet gefactureerd.
Zo draait het al bij vergelijkbare bedrijven.
Wat we voor je facturatie inrichten.
We zetten de facturatie zo klaar dat de goedgekeurde offerte en de afgetekende werkbon naast elkaar staan, verschillen per regel worden gemarkeerd en de factuur met betaallink en herinneringen kan vertrekken. Voor de eerste echte factuur kijken we samen naar een gewone montage zonder afwijkingen en naar een klus waar panelen zijn weggelaten en extra ophangwerk nodig was. Deelfacturen per ruimte en een overzicht van meerwerk dat nog niet is gefactureerd, zet je aan wanneer grotere projecten dat vragen.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Wordt de factuur automatisch verstuurd na de montage?
Nee. De factuur staat klaar voor de projectleider of administratie, en pas na die controle gaat hij met betaallink naar de klant. Zo kan niemand verrast worden door een factuur met fouten of meerwerk dat nog niet is besproken. Alleen de herinneringen daarna lopen vanzelf.
Hoe zien klanten waarom de factuur afwijkt van de offerte?
Elke afwijking staat als aparte regel op de factuur met een korte omschrijving, zoals minder panelen door een obstakel of extra ophangpunten in betonplafond. Op verzoek kan de foto van de werkbon worden meegestuurd. Daardoor is het verschil te volgen zonder dat de klant hoeft te bellen.
Wat als de klant het meerwerk betwist?
Omdat meerwerk met reden, foto en eventueel handtekening is vastgelegd, kan de projectleider dat tonen. Wordt het toch niet geaccepteerd, dan kan de regel worden aangepast of geschrapt voordat de factuur wordt verstuurd. Die beslissing wordt vastgelegd voor latere evaluatie.
Zien we welke facturen nog openstaan?
Ja. Per project en per ruimte staat bij de factuur of hij betaald is. Betaalt de klant via de betaallink, dan wordt de factuur vanzelf als betaald gemarkeerd. Bij deelfacturen zie je welke ruimtes al voldaan zijn en voor welke de herinneringen nog lopen.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor akoestiekbedrijvenOffertesoftware voor akoestiekbedrijven die de paneelverdeling, het ophangsysteem en de montage per ruimte berekent op basis van het meetrapport, met de aannames zichtbaar in het voorstel.
- Digitale werkbonnen voor akoestiekbedrijvenDigitale werkbonnen voor akoestiekbedrijven waarop het goedgekeurde legplan, de ophangdetails en de terugkoppeling van de monteur bij dezelfde montage blijven, inclusief afwijkingen en foto's.
- Website voor akoestiekbedrijvenEen website voor akoestiekbedrijven die per ruimtetype uitlegt welke panelen, plafondeilanden en ophangsystemen passen, zodat een aanvraag binnenkomt met een herkenbaar probleem in plaats van een losse prijsvraag.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor akoestiekbedrijven: gemonteerde panelen en meerwerk naast de offerte, als controleerbare factuur met betaallink en herinneringen.
- Offerte en werkbon samenbrengen
- Verschillen beoordelen
- Factuur met betaallink versturen