Zakelijke levering en dienstverlening: Website voor documentdigitaliseerders
Een website voor documentdigitaliseerders die scandiensten, indexeeropties en de omgang met originelen zo uitlegt dat een archiefbeheerder zijn eigen project herkent voordat hij een aanvraag doet.
Wat een bezoeker bij documentdigitaliseerders wil weten.
Wie een archief wil laten digitaliseren, denkt vaak in dozen en niet in pagina's, velden of bestandsindeling. Een gemeente zoekt een partij voor bouwdossiers, een accountantskantoor voor klantmappen, een zorginstelling voor personeelsdossiers. Ze willen weten of er nietjes worden verwijderd, of grote tekeningen ook kunnen, wat er met het papier gebeurt en hoe de bestanden straks heten. Documentdigitaliseerders die op hun site alleen schrijven dat ze scannen tegen scherpe tarieven, krijgen aanvragen die niets zeggen over de structuur van het archief. Het eerste gesprek gaat dan over begrippen in plaats van over het project, en de verkeerde verwachtingen sluipen erin voordat er een offerte ligt.
Website voor documentdigitaliseerders
Voorbeeld- 1
Diensten naar archiefsoort ordenen
AfgerondWe beschrijven het aanbod per soort archief, zoals dossiers op naam, bouwtekeningen, gebonden registers of losse correspondentie.
- 2
Indexeren begrijpelijk uitleggen
Nu bezigIndexeren is voor veel bezoekers een vaag begrip.
- 3
Doorvragen naar de opbouw
VolgendeAan het eind van elke dienstpagina staan vragen over de opbouw van het archief: is het per dossier geordend, zitten er tabbladen of scheidingsvellen in, zijn er bijlagen op afwijkend formaat? De antwoorden gaan mee naar het aanvraagformulier, zodat de accountmanager weet welke structuur er na het scannen bewaard moet blijven.
Van eerste bezoek tot aanvraag.
Diensten naar archiefsoort ordenen
We beschrijven het aanbod per soort archief, zoals dossiers op naam, bouwtekeningen, gebonden registers of losse correspondentie. Per soort staat wat de voorbereiding inhoudt, welke formaten mogelijk zijn en wat er met de originelen kan gebeuren. Een archiefbeheerder vindt zo snel de pagina die over zijn eigen kasten gaat.
Indexeren begrijpelijk uitleggen
Indexeren is voor veel bezoekers een vaag begrip. Met een voorbeeld van een gescand dossier laat de pagina zien welke velden er uit een document gehaald kunnen worden, zoals naam, dossiernummer of datum, en hoe de bestandsnaam en mapindeling eruitzien. De bezoeker kiest daardoor bewuster tussen alleen scannen en scannen met indexering.
Doorvragen naar de opbouw
Aan het eind van elke dienstpagina staan vragen over de opbouw van het archief: is het per dossier geordend, zitten er tabbladen of scheidingsvellen in, zijn er bijlagen op afwijkend formaat? De antwoorden gaan mee naar het aanvraagformulier, zodat de accountmanager weet welke structuur er na het scannen bewaard moet blijven.
Gekoppeld aan je software.
Documentdigitaliseerders hebben vaak een site met een tarievenpagina en een contactformulier, en daarnaast brochures per sector die als bijlage worden gemaild. De nieuwe site maakt van die brochures vindbare pagina's, zonder dat de inhoud op twee plekken onderhouden wordt. Voorbeeldbestanden tonen we met fictieve gegevens, nooit met echte dossiers. Aanvragen komen binnen in het systeem waar de accountmanager nu projecten begint, met de antwoorden over archiefopbouw erbij.
Tarieven per pagina tonen of niet
Een paginaprijs op de site trekt bezoekers die prijzen vergelijken, maar zegt weinig zolang voorbereiding en indexering niet duidelijk zijn. Een gebonden register kost meer werk dan losse vellen met dezelfde paginatelling. Een uitleg van wat de prijs bepaalt, met een rekenvoorbeeld zonder bedragen, voorkomt dat de laagste paginaprijs de enige maatstaf wordt.
Pagina's per sector of per dienst
Sectorpagina's spreken een gemeente of zorginstelling direct aan, maar herhalen snel dezelfde uitleg over scannen. Dienstpagina's zijn zuiverder, maar vragen dat de bezoeker zichzelf vertaalt. Een goede tussenvorm zijn dienstpagina's met per sector een eigen voorbeeld en een eigen lijst van gangbare indexvelden, zonder de basisuitleg te herhalen.
Vertrouwen tonen met proces of met keurmerken
Een archiefbeheerder wil weten dat dossiers veilig zijn. Keurmerken die je werkelijk hebt, mogen genoemd worden, maar een beschrijving van het proces overtuigt vaak meer: wie dozen ophaalt, waar ze staan, wie toegang heeft en hoe originelen worden teruggebracht of vernietigd. Die beschrijving staat op een eigen pagina waar elke dienst naar verwijst.
Zo draait het al bij vergelijkbare bedrijven.
IP Camera Installatie
Van camerasysteem naar installatie. Alles verbonden.
Lees het verhaalMaison Vert
Van boeket naar bezorging. Mooi geregeld.
Lees het verhaal
MJ Tattoo Studio
Van inspiratie naar een persoonlijk consult.
Lees het verhaalWat er op de website komt.
Dienstpagina's per archiefsoort, een uitlegpagina over indexeren met voorbeeldbestand, een pagina over de omgang met originelen en de vragen naar archiefopbouw: die staan klaar wanneer de site live gaat. Voor de lancering lopen we de site door als iemand die een kast vol personeelsdossiers wil laten scannen, en als iemand die alleen een stapel grote bouwtekeningen heeft. Sectorvoorbeelden, een Engelstalige versie en een verwijzing naar het klantportaal voor bestaande opdrachtgevers voeg je later toe.
Bekijk prijzenHosting en beheerGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kunnen we voorbeeldbestanden laten zien zonder privacyrisico?
Ja, door voorbeelden te maken met fictieve documenten die op echte dossiers lijken, zoals een verzonnen personeelsdossier of bouwaanvraag. Zo zie je hoe de indexering en mapindeling werken zonder dat er gegevens van een opdrachtgever zichtbaar worden. Echte scans gebruiken we nooit op de site.
Moet elke archiefsoort een eigen pagina krijgen?
Alleen soorten die echt anders behandeld worden. Gebonden registers, grote tekeningen en losse dossiers vragen elk een eigen voorbereiding en uitleg. Varianten die alleen in onderwerp verschillen, zoals klantmappen bij een accountant of een advocaat, passen beter als voorbeeld op één pagina.
Hoe leggen we uit wat er met de originelen gebeurt?
Met een vaste pagina die de mogelijke routes beschrijft: terugbrengen in de oorspronkelijke dozen, tijdelijk bewaren tot de opdrachtgever de bestanden heeft goedgekeurd, of laten vernietigen met een verklaring. Elke dienstpagina verwijst ernaar, zodat de uitleg op één plek klopt.
Kunnen bezoekers een indicatie van de omvang doorgeven?
Ja, in termen die zij kennen: aantal dozen, strekkende meters of kasten. Het formulier vraagt daarnaast hoe vol de dozen zijn en of er gebonden materiaal tussen zit. Zo kan de accountmanager een eerste inschatting maken zonder dat de bezoeker pagina's hoeft te tellen.
Wat hier vaak op aansluit.
- Aanvraagformulier voor documentdigitaliseerdersEen aanvraagformulier voor documentdigitaliseerders dat doosvolume, documentstructuur en gewenste bestandsindeling ophaalt, zodat een scanproject te beoordelen is voordat iemand het archief bezoekt.
- Offertesoftware voor documentdigitaliseerdersOffertesoftware voor documentdigitaliseerders die paginatelling, voorbereiding en indexeringsvelden apart doorrekent, zodat een opdrachtgever ziet welke keuzes de prijs van zijn scanproject bepalen.
- Planningssoftware voor documentdigitaliseerdersPlanningssoftware voor documentdigitaliseerders die scanlijn, voorbereiding en controlecapaciteit samen plant, zodat batches niet stilvallen bij de kwaliteitscontrole of de indexering.
Een website die je aanbod uitlegt.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Website voor documentdigitaliseerders: scandiensten, indexeeropties en de omgang met papieren originelen helder uitgelegd voor archiefbeheerders.
- Diensten naar archiefsoort ordenen
- Indexeren begrijpelijk uitleggen
- Doorvragen naar de opbouw