Transport en bezorging: Facturatiesoftware voor archiefverhuizers
Facturatiesoftware voor archiefverhuizers die verplaatste meters, registratiewerk en achtergebleven materiaal uit de afgetekende fases omzet in een factuur die aansluit op wat de klant zag.
Waar facturen bij archiefverhuizers blijven liggen.
Na een archiefverhuizing moet de administratie de factuur samenstellen uit de offerte, de afgetekende verhuislijsten en losse notities over meerwerk. Archiefverhuizers lopen daar vaak vast: het volume bleek groter, een deel van de dozen moest alsnog worden gelabeld, en een paar rolcontainers staan nog bij de klant. Welke van die zaken mag worden doorberekend, staat in de offerte, maar de administratie moet het zelf uitzoeken. De klant vergelijkt de factuur met de offerte en vraagt waar de extra registratie vandaan komt. Zonder de aftekening per fase bij de hand is dat lastig te onderbouwen, en blijft de factuur weken liggen.
Facturatiesoftware voor archiefverhuizers
Voorbeeld- 1
Gegevens uit fases verzamelen
AfgerondOmdat werkbonnen en aftekeningen al in dezelfde software staan, ziet de administratie per afgetekende fase het werkelijke volume, het aantal dozen dat opnieuw is geregistreerd of gelabeld, het verbruikte materiaal en meerwerk dat de ploegleider heeft gemeld.
- 2
Afwijkingen van de offerte beoordelen
Nu bezigDe verzamelde regels staan naast de offerte.
- 3
Factuur per fase versturen
VolgendeNa beoordeling gaat de factuur naar de klant met regels per fase, een verwijzing naar de aftekening en een betaallink.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Gegevens uit fases verzamelen
Omdat werkbonnen en aftekeningen al in dezelfde software staan, ziet de administratie per afgetekende fase het werkelijke volume, het aantal dozen dat opnieuw is geregistreerd of gelabeld, het verbruikte materiaal en meerwerk dat de ploegleider heeft gemeld. Elke regel verwijst naar de fase en de aftekening van de klant.
Afwijkingen van de offerte beoordelen
De verzamelde regels staan naast de offerte. Waar het volume of de registratie afwijkt van de aanname, ziet de administratie het verschil en de reden die de ploeg opgaf. Per afwijking kiest ze: doorberekenen volgens de offerte, aanpassen of laten vallen. De keuze blijft bij de regel bewaard.
Factuur per fase versturen
Na beoordeling gaat de factuur naar de klant met regels per fase, een verwijzing naar de aftekening en een betaallink. Herinneringen gaan automatisch als betaling uitblijft, en de betaalstatus staat bij de opdracht. Vraagt de klant naar een regel, dan is direct te zien op welke fase en welke telling die is gebaseerd.
Factureren vanuit dezelfde software.
Facturen worden nu vaak in een apart boekhoudpakket gemaakt, met gegevens die iemand uit offertes en verhuislijsten overtypt. Hier komt de factuur uit dezelfde software: de offerte is de bron voor tarieven en afspraken, de werkbonnen voor de uitvoering, de voorraad voor achtergebleven materiaal. Btw-overzicht en betaalstatus staan erbij; de boekhouder kan meekijken of krijgt een export. De administratie is eigenaar van de factuur, de ploegleider van wat er in de aftekening staat.
Factureren per fase of na afloop
Factureren na elke fase spreidt de betalingen en houdt de administratie actueel, maar levert de klant meerdere facturen op. Eén factuur na afloop is overzichtelijk, maar bij een verhuizing over weken loopt de voorfinanciering op. Bij grotere verhuizingen wordt vaak per fase gefactureerd met een eindafrekening voor meerwerk.
Meerwerk automatisch of na akkoord
Meerwerk dat volgens de offerte tegen een vast tarief mag worden doorberekend, kan direct mee. Meerwerk dat niet was voorzien, vraagt eerst akkoord van de klant. De software maakt dat onderscheid zichtbaar, zodat de administratie niet per regel hoeft na te vragen wat is afgesproken.
Opslag apart of op dezelfde factuur
Komt er tijdelijke opslag bij, dan loopt die vaak door na de verhuizing. Opslag op een aparte, terugkerende factuur houdt de verhuisfactuur afgesloten. Alles op één factuur is voor de klant eenvoudig, maar betekent dat de verhuisopdracht pas sluit als de opslag eindigt. Bespreek die keuze al bij de offerte, zodat de klant weet wat hij kan verwachten.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we voor je facturatie inrichten.
Wat klaarstaat: je tarieven uit de offerte, de regels voor meerwerk met en zonder akkoord, factuurregels per fase met verwijzing naar de aftekening, de betaallink en de termijnen voor herinneringen. Twee verhuizingen rekenen we samen na voordat er gefactureerd wordt: een die precies volgens offerte verliep, en een waarbij het volume groter bleek en dozen opnieuw gelabeld moesten worden. Terugkerende facturen voor tijdelijke opslag zet je aan wanneer klanten bij jou gaan opslaan.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kan de klant zien waarop een factuurregel is gebaseerd?
Ja. Elke regel verwijst naar een fase en de aftekening die de klant zelf heeft gezet. Bij een vraag kan de administratie de telling en eventuele meldingen van de ploeg erbij pakken. Dat maakt het gesprek korter en zakelijker.
Wat als de ploeg meerwerk heeft gedaan zonder akkoord?
Dan staat het als afwijking bij de factuur, met de reden die de ploeg heeft opgegeven. De administratie of projectleider beslist of het wordt doorberekend. Vaak is het verstandig eerst met de klant te overleggen voordat zo'n regel op de factuur komt.
Wat ziet onze boekhouder van deze facturen?
De boekhouder kan meekijken in de software of krijgt een export van facturen en betalingen. Het btw-overzicht staat er ook in. Je hoeft dus niets over te typen, en de boekhouder ziet per factuur of die is betaald en welke herinneringen al zijn verstuurd.
Hoe gaan we om met dozen die bij de klant blijven?
De voorraad meldt welke dozen na afloop bij de klant zijn gebleven. Op de factuur staan die als aparte regel, en volgens de offerte worden ze gerekend of niet. De administratie ziet het aantal en de opdracht waar ze bij horen.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor archiefverhuizersOffertesoftware voor archiefverhuizers die metervolume, registratiewerk en inpakvoorbereiding uit elkaar houdt, zodat de klant ziet waar de prijs van een archiefverhuizing werkelijk zit.
- Digitale werkbonnen voor archiefverhuizersDigitale werkbonnen voor archiefverhuizers waarin de verhuislijst met doosreferenties per ploeg wordt afgevinkt, zodat bij elke overdracht vaststaat welke dozen zijn ingeladen en teruggezet.
- Website voor archiefverhuizersEen website voor archiefverhuizers die uitlegt wat er gebeurt met dossiers, ordeningsschema en vindplaats, zodat een archiefbeheerder al vóór het eerste gesprek weet welke dienst bij zijn archief past.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor archiefverhuizers: verplaatste meters, registratie per doos en materiaal per fase, verstuurd met betaallink en herinneringen.
- Gegevens uit fases verzamelen
- Afwijkingen van de offerte beoordelen
- Factuur per fase versturen