Transport en bezorging: Offertesoftware voor archiefverhuizers
Offertesoftware voor archiefverhuizers die metervolume, registratiewerk en inpakvoorbereiding uit elkaar houdt, zodat de klant ziet waar de prijs van een archiefverhuizing werkelijk zit.
Waar offertes voor archiefverhuizers op vastlopen.
Archiefverhuizers rekenen vaak met een prijs per strekkende meter, maar daar zit het verschil niet. Twee archieven van dezelfde omvang kunnen totaal anders uitpakken: het ene staat keurig in genummerde dozen, het andere in ordners op losse planken die eerst moeten worden ingepakt en van een referentie voorzien. Wordt dat registratiewerk niet apart benoemd, dan schrikt de klant van de nacalculatie of verliest de verhuizer geld. Ook vergeten offertes vaak de aannames: dat de klant zelf vooraf opschoont, dat de lift beschikbaar is en dat de nieuwe stellingen klaarstaan. Zonder die aannames op papier wordt elke afwijking een discussie.
Offertesoftware voor archiefverhuizers
Voorbeeld- 1
Volume en staat vastleggen
AfgerondDe adviseur legt na de opname per ruimte het volume vast en de staat van het archief: al in dozen, in ordners op planken of los in kasten.
- 2
Registratie en inpakken apart rekenen
Nu bezigDe berekening splitst transport, inpakken, registratie per doos en terugplaatsen in de nieuwe ruimte.
- 3
Aannames en akkoord in één voorstel
VolgendeHet voorstel noemt expliciet wat is aangenomen: opgeschoond archief, beschikbare lift, nieuwe stellingen geplaatst, contactpersoon aanwezig.
Van aanvraag tot getekende offerte.
Volume en staat vastleggen
De adviseur legt na de opname per ruimte het volume vast en de staat van het archief: al in dozen, in ordners op planken of los in kasten. Per ruimte noteert hij of labels aanwezig zijn en of de ordening bekend is. Die gegevens vormen de basis voor de berekening, niet een gemiddelde per meter.
Registratie en inpakken apart rekenen
De berekening splitst transport, inpakken, registratie per doos en terugplaatsen in de nieuwe ruimte. Waar dozen al een referentie hebben, is registratie licht; waar alles nog moet worden gelabeld, telt dat zwaarder. Zo ziet de klant welk deel van de prijs voortkomt uit de staat van zijn archief.
Aannames en akkoord in één voorstel
Het voorstel noemt expliciet wat is aangenomen: opgeschoond archief, beschikbare lift, nieuwe stellingen geplaatst, contactpersoon aanwezig. De klant gaat in één keer akkoord met prijs en aannames. Wijkt de situatie op de verhuisdag af, dan is direct duidelijk welke aanname niet klopte en wat dat betekent.
Naast je calculatie en prijslijsten.
De meeste archiefverhuizers maken offertes nu in een rekenblad dat op een tekstsjabloon wordt geplakt. De tarieven per handeling blijven bij de directie of de calculator; de opnamegegevens komen van de adviseur. De nieuwe offerte haalt die tarieven uit één beheerde lijst en de opnamegegevens uit de aanvraag. Na akkoord staan de regels die gefactureerd mogen worden klaar voor de factuur in dezelfde software.
Vaste prijs of nacalculatie op registratie
Een vaste prijs geeft de klant zekerheid, maar alleen als de staat van het archief goed is opgenomen. Nacalculatie op registratie is eerlijker bij onbekende archieven, maar voelt voor de klant als een open eind. Een vaste prijs voor transport met een afgebakende post voor registratie op basis van werkelijk gelabelde dozen is vaak een werkbare middenweg.
Opschonen door klant of door jou
Laat de klant zelf opschonen, dan verhuist er soms meer dan nodig. Neem je het opschonen over, dan heb je kennis van bewaartermijnen en toestemming van de klant nodig. Het voorstel moet duidelijk maken wie dat doet en wat het gevolg is voor volume en prijs.
Eén offerte of per fase
Een verhuizing met tijdelijke opslag heeft drie momenten: inpakken, bewaren en terugplaatsen. Eén totaalofferte is overzichtelijk, maar de opslagduur is vaak onzeker. Per fase offreren maakt het mogelijk de bewaarperiode later te verlengen zonder de hele offerte opnieuw te maken. Dat houdt de verhuisprijs scherp en laat de bewaarperiode flexibel.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we in de offertes klaarzetten.
In de offerte staan transport, inpakken, registratie en terugplaatsen als aparte posten, met een vaste lijst aannames en online akkoord van de klant. Je tarieven per handeling zetten we er bij de start in. Twee archieven rekenen we daarna samen door: een kantoor waarvan alles al in genummerde dozen staat, en een archief in ordners zonder labels. Tijdelijke opslag per fase en het doorzetten van geaccepteerde regels naar de factuur kun je aanzetten zodra je zo werkt.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Hoe voorkomen we discussie als het archief groter blijkt dan opgegeven?
Door de opgenomen omvang en de aannames in het voorstel te zetten. Blijkt er op de dag meer te staan, dan is zichtbaar dat de opgave afwijkt en welk tarief voor de extra omvang geldt. De klant heeft dat vooraf gezien en geaccordeerd, dus het gesprek gaat over feiten.
Kunnen we verschillende tarieven per soort registratie hanteren?
Ja. Het overnemen van een bestaande referentie is minder werk dan een doos opnieuw beschrijven en labelen. Die handelingen krijgen elk een eigen tarief in de beheerde lijst, en de adviseur kiest per ruimte welke van toepassing is.
Ziet de klant de opbouw van de prijs of alleen het totaal?
Dat kies je zelf. Vaak werkt het goed om de hoofdposten te tonen, zoals transport, inpakken en registratie, zonder elk uurtarief. Dan begrijpt de klant waar de prijs vandaan komt, terwijl de interne calculatie bij jou blijft.
Wat gebeurt er met de offerte na akkoord?
Het akkoord wordt vastgelegd met datum en naam. De afgesproken posten en aannames gaan mee naar de planning en later naar de facturatie, zodat de ploeg weet wat is beloofd en de administratie weet wat gefactureerd mag worden.
Wat hier vaak op aansluit.
- Aanvraagformulier voor archiefverhuizersEen aanvraagformulier voor archiefverhuizers dat doosaantallen, ordeningsschema en toegangseisen uitvraagt, zodat een opname gericht kan worden voorbereid in plaats van blind te beginnen.
- Digitale werkbonnen voor archiefverhuizersDigitale werkbonnen voor archiefverhuizers waarin de verhuislijst met doosreferenties per ploeg wordt afgevinkt, zodat bij elke overdracht vaststaat welke dozen zijn ingeladen en teruggezet.
- Facturatiesoftware voor archiefverhuizersFacturatiesoftware voor archiefverhuizers die verplaatste meters, registratiewerk en achtergebleven materiaal uit de afgetekende fases omzet in een factuur die aansluit op wat de klant zag.
Offertes die kloppen met het werk.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Offertesoftware voor archiefverhuizers: reken metervolume, registratie per doos en inpakwerk apart door, met aannames die de klant vooraf ziet.
- Volume en staat vastleggen
- Registratie en inpakken apart rekenen
- Aannames en akkoord in één voorstel