Evenementen en verhuur: Planningssoftware voor ballondecorateurs
Planningssoftware voor ballondecorateurs die opbouwmomenten, toegang tot de locatie, reistijd en afbouw naast elkaar zet, zodat een drukke zaterdag met meerdere feesten haalbaar blijft.
Wat de planning bij ballondecorateurs lastig maakt.
Ballondecoraties worden zo kort mogelijk voor het feest gemaakt, omdat helium uitzakt en latex in warmte snel verandert. Dat betekent dat veel opbouwen op dezelfde zaterdagochtend vallen. De ene locatie geeft pas toegang om tien uur, de andere wil dat je om twaalf uur weg bent omdat de catering dan begint. Ondertussen moeten de bogen voor een bruiloft op een andere plek al klaarstaan voor de ceremonie. Wie dat in een agenda met losse afspraken plant, ziet niet dat de reistijd tussen twee locaties de opbouwtijd opeet. En de afbouw om middernacht staat er vaak helemaal niet in, tot iemand er op zaterdagavond aan herinnerd wordt.
Planningssoftware voor ballondecorateurs
Voorbeeld- 1
Opbouwtijd en toegang vastleggen
AfgerondPer opdracht leg je vast wanneer de locatie toegang geeft, wanneer de decoratie klaar moet zijn en hoeveel tijd de opbouw kost.
- 2
Ritten en mensen naast elkaar zetten
Nu bezigDe planning toont per dag welke opdrachten er zijn, hoeveel handen elke opbouw nodig heeft en hoeveel reistijd er tussen de locaties zit.
- 3
Bevestigen met de locatie
VolgendeZodra de planning staat, gaat er een bevestiging naar de klant en waar nodig naar het aanspreekpunt van de locatie, met het tijdstip van aankomst en vertrek.
Van opdracht tot bevestigde afspraak.
Opbouwtijd en toegang vastleggen
Per opdracht leg je vast wanneer de locatie toegang geeft, wanneer de decoratie klaar moet zijn en hoeveel tijd de opbouw kost. Een boog die je vooraf in de werkplaats maakt en ter plaatse alleen plaatst, krijgt een andere tijd dan een plafonddecoratie die je op locatie opblaast. Ook afbouw krijgt een eigen moment met de sluitingstijd.
Ritten en mensen naast elkaar zetten
De planning toont per dag welke opdrachten er zijn, hoeveel handen elke opbouw nodig heeft en hoeveel reistijd er tussen de locaties zit. Zie je dat twee opbouwen tegelijk moeten, dan zie je meteen of er een extra kracht nodig is of dat een decoratie vooraf in de werkplaats kan worden gemaakt en alleen geplaatst.
Bevestigen met de locatie
Zodra de planning staat, gaat er een bevestiging naar de klant en waar nodig naar het aanspreekpunt van de locatie, met het tijdstip van aankomst en vertrek. Wijzigt de toegangstijd, dan zie je direct welke andere opdracht die dag in het gedrang komt. Jij beslist of je eerder begint, iemand extra inzet of de klant om een later moment vraagt.
Naast je agenda en je team.
De meeste ballondecorateurs plannen nu in een gewone agenda op de telefoon, met afspraken per feest en losse notities. De planningssoftware leest geaccordeerde offertes in en neemt de agenda als basis voor je eigen beschikbaarheid en die van vaste hulpkrachten. Toegangstijden en regels horen bij de locatie; jij legt ze vast zoals je ze hebt gehoord. Je kunt de planning naar je gewone agenda laten doorzetten, zodat je niet op twee plekken hoeft te kijken.
Vooraf maken of op locatie opblazen
Bogen en pilaren vooraf in de werkplaats maken scheelt tijd op locatie, maar vraagt een bus waar ze in passen en een korte rit. Op locatie opblazen geeft meer vrijheid in vorm, maar kost meer tijd binnen het toegangsvenster. De planning moet per opdracht laten zien welke route je kiest, omdat dat de opbouwtijd sterk beïnvloedt.
Zelf afbouwen of klant laat ophalen
Zelf afbouwen geeft zekerheid dat frames en gewichten terugkomen, maar kost avonden en nachten. De klant zelf laten afbouwen en materiaal later laten terugbrengen bespaart tijd, maar je loopt het risico op schade of zoekgeraakte voeten. Veel decorateurs kiezen per type opdracht: grote frames zelf ophalen, kleine tafelstukken bij de klant laten.
Alleen werken of hulpkrachten inplannen
Op een rustige dag doe je alles alleen. Op een drukke zaterdag met drie opbouwen heb je hulp nodig, maar die moet je vooraf vragen. De planning laat zien op welke dagen je meer opbouwen hebt dan je alleen aankunt, zodat je op tijd een vaste hulp kunt vragen in plaats van op het laatste moment iemand te zoeken.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we in de planning inrichten.
Opdrachten krijgen toegangstijden, opbouwduur en afbouwmoment, met een dagoverzicht inclusief reistijd tussen locaties en bevestigingen naar klant en locatie. Voordat het live gaat, lopen we samen een rustige doordeweekse dag door, en een zaterdag met drie feesten dicht op elkaar waarop een locatie de toegang verschuift. Een overzicht voor hulpkrachten en de dagplanning in je eigen agenda kun je daarna aanzetten.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kunnen hulpkrachten zien wanneer ze moeten werken?
Ja, met een eigen overzicht dat alleen hun eigen opbouwen en afbouwen toont, met adres, tijd en wat er gemaakt moet worden. Klantgegevens zoals telefoonnummers en prijzen zien ze niet, tenzij jij dat wilt voor het contact op locatie.
Hoe plannen we afbouw midden in de nacht?
Afbouw is een eigen taak met het tijdstip waarop het feest eindigt en de locatie sluit. Je ziet die afbouwen naast de opbouwen van de volgende dag, zodat je niet om middernacht afbouwt en om zeven uur weer moet opbouwen zonder dat je dat vooraf wist.
Wat als een locatie de toegangstijd op het laatste moment verandert?
Je past de toegangstijd aan en de planning laat zien welke andere opdracht die dag daardoor knelt. Je kunt dan beslissen of je de decoratie vooraf maakt, iemand extra inzet of de andere klant vraagt of een iets later moment ook goed is.
Kunnen we buitenopdrachten apart markeren?
Ja. Opdrachten buiten krijgen een markering, zodat je ze in de dagen ervoor in de gaten houdt. Bij harde wind of hitte moet je soms met de klant overleggen over een andere plek of een kortere opbouwtijd. De planning toont welke opdrachten dat betreft.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Digitale werkbonnen voor ballondecorateursDigitale werkbonnen voor ballondecorateurs die het decoratieplan met bevestigingspunten, kleuren en aantallen bij de opbouw brengen en vastleggen hoe de decoratie is opgeleverd.
- Website voor ballondecorateursEen website voor ballondecorateurs die bogen, pilaren en tafeldecoraties per gelegenheid laat zien, uitlegt wat binnen en buiten werkt en vraagt om de locatiefoto en kleuren die je nodig hebt.
- Aanvraagformulier voor ballondecorateursEen aanvraagformulier voor ballondecorateurs dat locatiefoto, kleurpalet, opbouwmoment en bevestigingsmogelijkheden ophaalt, zodat je een decoratie kunt voorstellen zonder lange appgesprekken.
Een planning die uitvoerbaar is.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Planningssoftware voor ballondecorateurs: opbouw en afbouw plannen op toegangstijden, reistijd en beschikbare handen, ook op drukke weekenden.
- Opbouwtijd en toegang vastleggen
- Ritten en mensen naast elkaar zetten
- Bevestigen met de locatie