Buitenruimte en groen: Facturatiesoftware voor begraafplaatsonderhouders
Facturatiesoftware voor begraafplaatsonderhouders die verzorgde vakken en extra bezoeken omzet in facturen voor beheerders en jaarnota's voor families die grafverzorging afnemen.
Waar facturen bij begraafplaatsonderhouders blijven liggen.
Begraafplaatsonderhouders factureren op twee heel verschillende manieren. Een beheerder krijgt per maand of kwartaal een factuur voor het terreinonderhoud, vaak met aanvullend werk zoals stormschade of extra bladruimen dat apart moet worden verantwoord. Families betalen een jaarbedrag voor grafverzorging, soms met een extra bezoek rond een sterfdag of een bloemstuk met Kerst. Beide stromen lopen vaak via handmatige lijsten. Bij de beheerder ontstaat discussie als niet duidelijk is welk aanvullend werk was opgedragen. Bij families gaat het mis als een pakket wordt opgezegd of overgedragen aan een ander familielid, en de nota nog naar het oude adres gaat.
Facturatiesoftware voor begraafplaatsonderhouders
Voorbeeld- 1
Uitgevoerd werk verzamelen
AfgerondAan het eind van een periode staat in de werkstaten welke vakken zijn onderhouden en welk aanvullend werk is gedaan, met opdracht en datum.
- 2
Opgedragen en uitgevoerd vergelijken
Nu bezigBij beheerders vergelijkt kantoor het uitgevoerde werk met het contract en de losse opdrachten.
- 3
Nota's versturen
VolgendeNa controle gaan de facturen uit: per beheerder met een overzicht per vak en de aanvullende opdrachten, per familie met het pakket en de extra's, elk met een betaallink.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Uitgevoerd werk verzamelen
Aan het eind van een periode staat in de werkstaten welke vakken zijn onderhouden en welk aanvullend werk is gedaan, met opdracht en datum. Voor families staan de actieve pakketten klaar, met eventuele extra bezoeken of bloemstukken die in die periode zijn geleverd.
Opgedragen en uitgevoerd vergelijken
Bij beheerders vergelijkt kantoor het uitgevoerde werk met het contract en de losse opdrachten. Aanvullend werk zonder opdracht valt op. Bij families wordt gecontroleerd of het pakket nog actief is en of de factuurgegevens kloppen, bijvoorbeeld na een overdracht naar een ander familielid.
Nota's versturen
Na controle gaan de facturen uit: per beheerder met een overzicht per vak en de aanvullende opdrachten, per familie met het pakket en de extra's, elk met een betaallink. Herinneringen gaan automatisch. Een beheerder ziet het uitvoeringsoverzicht in het portaal naast de factuur.
Factureren vanuit dezelfde software.
Begraafplaatsonderhouders maken facturen nu meestal in een boekhoudpakket, terwijl familiepakketten jaarlijks vooraf uit een lijst worden gefactureerd. Gemeentelijke opdrachtgevers vragen soms een eigen formaat of inkoopnummer. Hier staan werkstaten, pakketten en facturen in dezelfde software, met inkoopnummers en vakoverzichten op de factuur. Kantoor bewaakt welke pakketten actief zijn, de betaalstatus toont wat openstaat. De boekhouder kijkt mee of krijgt een export.
Familiepakketten vooraf of achteraf
Vooraf factureren voor een jaar verzorging is gebruikelijk en geeft zekerheid over betaling. Achteraf factureren voelt voor families soms prettiger, omdat ze betalen voor wat er gedaan is. Bij vooraf factureren is het belangrijk om duidelijk te maken wat er gebeurt bij opzegging halverwege het jaar.
Aanvullend werk per opdracht of verzameld
Stormschade of extra bladruimen kun je per opdracht factureren, zodat de beheerder het direct aan een besluit kan verbinden. Verzameld op de periodieke factuur is overzichtelijker, mits elke regel naar een opdracht verwijst. Gemeentes hebben daar soms een voorkeur voor vanwege hun eigen administratie. Vraag het vooraf na.
Indexatie automatisch of per gesprek
Familiepakketten en contracten kunnen jaarlijks worden geïndexeerd. Automatisch doorvoeren is efficiënt, maar kan bij families als onverwacht voelen. Een korte aankondiging vooraf met het nieuwe bedrag geeft rust. Bij beheerders staat de indexatie meestal in het contract en volgt die gewoon de afspraak. Dat is dan geen verrassing.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we voor je facturatie inrichten.
Klaar bij de start: je contracten per beheerder met inkoopnummer en gevraagd formaat, de familiepakketten met prijslijst voor extra's, de betaallink en het herinneringsschema. Bestaande pakketten importeren we uit je lijst. Samen maken we een kwartaalfactuur voor een gemeente met een stormweek waarin extra werk is gedaan, en de nota van een familiepakket dat halverwege het jaar wordt overgedragen aan een kind van de rechthebbende. Jaarlijkse indexatie zet je aan wanneer je wilt.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kunnen we per vak laten zien wat er is gefactureerd?
Ja. Bij de factuur aan een beheerder hoort een overzicht per vak met de uitgevoerde werkzaamheden en de data. Aanvullend werk staat apart met de opdracht waarop het berust. Zo kan de beheerder de factuur controleren zonder te bellen.
Wat gebeurt er als een familie het pakket opzegt?
Kantoor zet het pakket op beëindigd per een datum. Afhankelijk van de afspraak wordt een deel van het vooruitbetaalde bedrag verrekend of niet. Het pakket telt bij de volgende facturatie niet meer mee, zodat er geen nota meer wordt verstuurd.
Kunnen we gemeentelijke inkoopnummers meesturen?
Ja. Per beheerder en contract leg je het inkoopnummer en eventuele eisen aan het formaat vast. Die komen vanzelf op de factuur. Zo wordt een factuur niet teruggestuurd omdat er een referentie ontbreekt, en zie je in de betaalstatus wanneer hij is voldaan.
Hoe factureren we een extra bezoek rond een sterfdag?
Het extra bezoek wordt bij het graf als losse opdracht vastgelegd, met de datum en de prijs uit de prijslijst. Is het uitgevoerd, dan komt het mee op de volgende nota of wordt het apart gefactureerd, afhankelijk van wat met de familie is afgesproken.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor begraafplaatsonderhoudersOffertesoftware voor begraafplaatsonderhouders die vakoppervlak, bezoekfrequentie en onderhoudsniveau combineert voor beheerders, en vaste verzorgingspakketten per graf voor nabestaanden.
- Digitale werkbonnen voor begraafplaatsonderhoudersDigitale werkbonnen voor begraafplaatsonderhouders met een werkstaat per terreinvak, zodat de ploeg weet welke graven, paden en hagen er die dag aan de beurt zijn en wat er is afgerond.
- Website voor begraafplaatsonderhoudersEen website voor begraafplaatsonderhouders die twee groepen apart bedient: beheerders die het terrein laten onderhouden en nabestaanden die een graf willen laten verzorgen, elk met hun eigen uitleg.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor begraafplaatsonderhouders: verzorgde vakken en extra bezoeken naar facturen met betaallink voor beheerders en families.
- Uitgevoerd werk verzamelen
- Opgedragen en uitgevoerd vergelijken
- Nota's versturen