Ontwerp en creatieve productie: Facturatiesoftware voor boekbinders
Facturatiesoftware voor boekbinders die gebonden exemplaren, bijzonder bindwerk en meerwerk vanuit de werkbon op een factuur zet, zodat geleverde aantallen en afgesproken prijzen kloppen.
Waar facturen bij boekbinders blijven liggen.
Bij een boekbinder is het geleverde aantal zelden precies het bestelde aantal. Een drukkerij levert drukwerk voor tweehonderd boeken aan, maar door uitval of overdruk worden het er honderdnegentig of tweehonderdtien. Daarbij komt meerwerk: een extra proefband omdat de eerste werd afgekeurd, een spoedtoeslag, of een stempel die opnieuw gemaakt moest worden na een wijziging in de rugtekst. Als de factuur wordt opgemaakt vanuit de offerte, kloppen de aantallen niet. Als hij wordt opgemaakt uit het geheugen, ontbreekt het meerwerk. Boekbinders moeten aan het eind van een opdracht kunnen zien wat er afgesproken en wat er geleverd is, en daarna wat er betaald is.
Facturatiesoftware voor boekbinders
Voorbeeld- 1
Aantallen en meerwerk verzamelen
AfgerondBij het afsluiten van een opdracht staan de afgesproken prijzen uit de offerte en de werkelijk geleverde aantallen uit de werkbon al in de software.
- 2
Verschillen beoordelen
Nu bezigDe factuur toont waar het geleverde afwijkt van de offerte: meer of minder exemplaren, meerwerk, of een gewijzigd materiaal.
- 3
Controleren en versturen
VolgendeNa beoordeling controleert de binder de factuur met de juiste klant, regels en btw, en verstuurt hem zelf met een betaallink.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Aantallen en meerwerk verzamelen
Bij het afsluiten van een opdracht staan de afgesproken prijzen uit de offerte en de werkelijk geleverde aantallen uit de werkbon al in de software. Meerwerk dat tijdens de productie is vastgelegd, zoals een extra proefband of een nieuwe stempel, staat erbij met de reden en het akkoord van de klant.
Verschillen beoordelen
De factuur toont waar het geleverde afwijkt van de offerte: meer of minder exemplaren, meerwerk, of een gewijzigd materiaal. De binder beoordeelt elk verschil en beslist of het wordt doorberekend, bijvoorbeeld bij overdruk die de klant wilde houden, of wordt weggelaten, zoals bij uitval door een fout in de werkplaats.
Controleren en versturen
Na beoordeling controleert de binder de factuur met de juiste klant, regels en btw, en verstuurt hem zelf met een betaallink. Herinneringen gaan automatisch als de betaling uitblijft, en de betaalstatus staat bij de opdracht. Niemand hoeft regels uit de werkbon over te typen.
Factureren vanuit dezelfde software.
Boekbinders houden offertes en werkbonnen vaak los bij en factureren vanuit een apart pakket. Hier staan klantgegevens, offerte, werkbon en factuur in dezelfde software: de prijsafspraken komen uit de offerte, de aantallen uit de werkbon. Per gegeven is duidelijk waar het vandaan komt en wie het mag wijzigen. Betalingen via de betaallink worden bij de factuur bijgehouden. De boekhouder kijkt mee of krijgt een export met btw-overzicht.
Factureren per opdracht of per periode
Particulieren krijgen een factuur per opdracht. Drukkerijen en uitgevers met veel kleine opdrachten willen vaak één verzamelfactuur per maand. De software kan beide, maar per klant moet vastliggen welke vorm geldt, zodat er geen opdracht dubbel of helemaal niet wordt gefactureerd, ook niet als een opdracht over de maandgrens loopt.
Overdruk doorberekenen of niet
Als er meer exemplaren gebonden worden dan besteld, kun je de extra exemplaren factureren, gratis meeleveren of bewaren. Bij uitgevers is het gangbaar dat overdruk tot een bepaalde marge geaccepteerd en betaald wordt. Leg dat per klant vast, zodat de factuur niet elke keer een discussie oplevert.
Aanbetaling vooraf of alles achteraf
Bij maatwerk met dure materialen zoals leer of bij herstel van een waardevol boek is een aanbetaling gebruikelijk. Bij vaste zakelijke klanten wordt alles achteraf gefactureerd. De software kan een aanbetaling als aparte factuur maken en die bij de eindfactuur netjes verrekenen, zodat de klant ziet wat er al betaald is.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we voor je facturatie inrichten.
Je prijsafspraken per bindwijze, de regels voor overdruk en uitval per klant en de vaste posten voor meerwerk zoals een extra proefband of nieuwe stempel zetten we bij de start klaar. Samen factureren we een gewone oplage die precies volgens offerte is geleverd, en een opdracht met uitval en een extra proefband. Verzamelfacturen per maand voor vaste klanten en verrekening van aanbetalingen bij leren banden of herstelwerk zet je aan wanneer nodig.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kan de factuur er net zo uitzien als nu?
Ja. Bij de start nemen we je huidige factuur als voorbeeld: dezelfde gegevens, dezelfde volgorde van regels en dezelfde vermelding van instelkosten. De klant merkt vooral dat er een betaallink op staat, en de boekhouder kan meekijken of krijgt een export.
Wat als meerwerk niet vooraf is goedgekeurd?
Dan staat het meerwerk op de factuur met een markering dat er geen akkoord is, en gaat de factuur niet weg voordat de binder heeft beslist. Hij berekent het toch door, overlegt eerst met de klant of laat het vallen. Zo komt er geen meerwerk op de factuur waar de klant van schrikt.
Kunnen we per exemplaar en per oplage factureren?
Ja. De factuur volgt de afspraak uit de offerte: een prijs per exemplaar met het werkelijk geleverde aantal, of een vaste prijs voor de hele oplage. Instelkosten kunnen apart op de factuur staan als dat in de offerte ook zo was afgesproken.
Wordt de factuur automatisch verstuurd?
Nee. De software maakt de factuur klaar, en de binder controleert en verstuurt die zelf. Dat houdt de controle bij jou en voorkomt dat een factuur met een fout bij een klant terechtkomt. Alleen de herinneringen daarna gaan automatisch.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor boekbindersOffertesoftware voor boekbinders die oplage, bindwijze, materialen en afwerking per exemplaar doorrekent, en vastlegt van welke papiersoort en rugmaat de prijs uitgaat.
- Digitale werkbonnen voor boekbindersDigitale werkbonnen voor boekbinders die de bindspecificatie, het proefakkoord en de bewerkingen per opdracht bundelen, zodat iedereen aan de werktafel met dezelfde maten en materialen werkt.
- Website voor boekbindersEen website voor boekbinders die bindwijzen, omslagmaterialen en afwerkingen zo uitlegt dat een uitgever, promovendus of fotograaf vooraf weet welke band bij zijn boek past.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor boekbinders: gebonden exemplaren en meerwerk uit de werkbon op een controleerbare factuur, met betaallink en herinneringen.
- Aantallen en meerwerk verzamelen
- Verschillen beoordelen
- Controleren en versturen