Voeding en speciaalzaken: Facturatiesoftware voor chocolatiers
Facturatiesoftware voor chocolatiers die de factuur maakt uit de geleverde dozen, het maatwerk en de bedrukking van de afgeronde opdracht, zodat een zakelijke klant betaalt voor wat er echt is ingepakt en verzonden.
Waar facturen bij chocolatiers blijven liggen.
Na de drukte van december moeten chocolatiers alle zakelijke opdrachten factureren. Dan blijkt dat de offerte voor honderd dozen was, maar dat er na een late wijziging meer zijn geleverd, dat een deel naar losse adressen ging en dat de klant op het laatste moment notenvrije dozen vroeg. De proefselectie zou worden verrekend, maar niemand weet meer of dat is afgesproken. De facturen worden in januari met de hand opgebouwd uit mails en inpaklijsten, terwijl de klant snel wil betalen omdat het boekjaar sluit. Elke fout betekent een creditnota en een tweede factuur, en daarna nog nabellen wie er al betaald heeft.
Facturatiesoftware voor chocolatiers
Voorbeeld- 1
Geleverde dozen verzamelen
AfgerondNa afronden zet de software per opdracht de werkelijk ingepakte en verzonden dozen per indeling op de factuur, met bedrukking, verzendkosten per adres en extra's zoals een kaartje of lint.
- 2
Verschillen met de offerte beoordelen
Nu bezigDe factuurregels staan naast de goedgekeurde offerteversie.
- 3
Factuur met betaallink versturen
VolgendeNa beoordeling gaat de factuur naar de klant met regels per indeling, bedrukking en verzending, een verwijzing naar de opdracht en een betaallink.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Geleverde dozen verzamelen
Na afronden zet de software per opdracht de werkelijk ingepakte en verzonden dozen per indeling op de factuur, met bedrukking, verzendkosten per adres en extra's zoals een kaartje of lint. Elke regel verwijst naar de inpakcontrole op de werkbon en naar de verzending, zodat duidelijk is waar het aantal vandaan komt.
Verschillen met de offerte beoordelen
De factuurregels staan naast de goedgekeurde offerteversie. Meer dozen, een andere indeling of een proefselectie die moet worden verrekend, verschijnen als verschil. De eigenaar of de administratie kiest per verschil: factureren, aanpassen of laten vallen, en schrijft de reden erbij.
Factuur met betaallink versturen
Na beoordeling gaat de factuur naar de klant met regels per indeling, bedrukking en verzending, een verwijzing naar de opdracht en een betaallink. Blijft betaling uit, dan volgen herinneringen vanzelf, en de betaalstatus staat bij de opdracht. Vraagt de klant iets, dan zie je direct op welke inpaklijst een regel is gebaseerd.
Factureren vanuit dezelfde software.
Losse verkopen in de winkel en de webshop lopen via de kassa en blijven daar; de facturatie gaat alleen over zakelijke opdrachten. De offerte is de bron voor prijzen en afspraken, de werkbon voor wat is ingepakt, de verzending voor adressen, en alle drie staan al in dezelfde software. De administratie is eigenaar van de factuur, de chocolatier van wat er is geleverd. De boekhouder kijkt mee of krijgt een export met facturen en btw.
Vooraf factureren of na levering
Vooraf factureren geeft zekerheid bij nieuwe klanten en dekt de inkoop van verpakking en bedrukking. Factureren na levering is gebruikelijker bij vaste zakelijke klanten, maar laat de chocolatier de kosten voorschieten. Een aanbetaling bij akkoord en de rest na levering is een veelgebruikte middenweg. Leg die afspraak vast in de offerte.
Verzendkosten per adres of als totaal
Per adres factureren maakt zichtbaar wat losse bezorging kost en zet de klant aan het denken over een centraal adres. Een totaalbedrag is eenvoudiger op de factuur, maar verbergt de kosten. Bij veel losse adressen is per adres meestal eerlijker en voorkomt het discussie achteraf.
Proefselectie verrekenen of apart
Een proefselectie die wordt verrekend als de klant bestelt, maakt het verschil tussen een gratis service en een betaalde dienst klein. Apart factureren is duidelijker voor de boekhouding. De software kan beide, zolang in de offerte staat welke keuze is gemaakt. Zo hoeft de administratie achteraf niets na te vragen.
Wat we voor je facturatie inrichten.
Je betaaltermijn, de betaallink en de herinneringen staan bij de start klaar, en per afgeronde opdracht verschijnen geleverde dozen, bedrukking en verzending als factuurregels naast de goedgekeurde offerteversie. Twee opdrachten rekenen we samen na: een die precies volgens offerte verliep, en een waarin de klant late wijzigingen deed en een deel notenvrij wilde. Een aanbetaling bij akkoord en het verrekenen van proefselecties zet je aan zodra je die afspraken in de offertes vastlegt.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kan de software ook de aanbetaling verrekenen?
Ja. Is er bij akkoord een aanbetaling gefactureerd, dan trekt de eindfactuur die automatisch af. De administratie ziet beide facturen en hun betaalstatus bij de opdracht en hoeft niet zelf uit te zoeken wat er al is betaald.
Wat als de klant minder dozen heeft ontvangen dan besteld?
Dan toont de software het verschil tussen offerte en verzending. De administratie ziet hoeveel dozen zijn verzonden en kan alleen die factureren, of eerst navragen waarom het aantal afwijkt. De reden wordt bij de regel bewaard.
Kan onze boekhouder meekijken in de facturen?
Ja. De boekhouder krijgt toegang om mee te kijken of ontvangt een export van facturen, betalingen en btw. De facturen zelf gaan vanuit de software de deur uit, met je eigen nummering, je huisstijl en een betaallink, zodat de klant meteen kan betalen.
Lopen winkelverkopen ook via deze facturatie?
Nee. Verkopen in de winkel en via de webshop gaan via de kassa en worden daar al afgerekend. De facturatie is bedoeld voor zakelijke opdrachten met een offerte, waar het verschil tussen afspraak en levering eerst moet worden bekeken.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor chocolatiersOffertesoftware voor chocolatiers die receptuurkosten, verpakkingswerk en bedrukking per doos doorrekent, zodat een zakelijke offerte klopt met wat er in de werkplaats werkelijk gebeurt.
- Digitale werkbonnen voor chocolatiersDigitale werkbonnen voor chocolatiers waarin de batchkaart vulling, chocoladesoort, temperering en inpakinstructie per bestelling vastlegt, zodat de juiste bonbon in de juiste doos belandt.
- Website voor chocolatiersEen website voor chocolatiers die bonboncollecties, geschenkdozen en zakelijke relatiegeschenken zo toont dat een bezoeker begrijpt wat er in de doos zit, hoe lang het goed blijft en wat maatwerk inhoudt.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor chocolatiers: factuur uit geleverde dozen, bedrukking en maatwerk, met betaallink, herinneringen en zichtbare betaalstatus.
- Geleverde dozen verzamelen
- Verschillen met de offerte beoordelen
- Factuur met betaallink versturen