Voeding en speciaalzaken: Klantportaal voor chocolatiers
Een klantportaal voor chocolatiers waarin zakelijke klanten proefselecties, het ontwerp van hun wikkel en leverafspraken inzien en goedkeuren, zodat elk relatiegeschenk op één plek wordt afgerond.
Wat klanten van chocolatiers zelf willen zien.
Een zakelijke bestelling bij chocolatiers kent veel kleine beslismomenten. De klant moet kiezen uit een proefselectie, het ontwerp van de wikkel goedkeuren, het aantal definitief maken en een afleveradres doorgeven, soms met een lijst losse adressen van medewerkers. Al die stappen lopen via mail met bijlagen, en de officemanager stuurt het wikkelontwerp intern door naar marketing, die weer een andere versie terugstuurt. Uiteindelijk weet de chocolatier niet welke versie is goedgekeurd en welk adres het laatst is doorgegeven. Na levering vraagt de klant om de factuur en de lijst met verzonden dozen, die opnieuw moeten worden opgezocht.
Klantportaal voor chocolatiers
Voorbeeld- 1
Toegang per contactpersoon
AfgerondDe klant krijgt een portaal per opdracht, met toegang voor de contactpersoon en eventueel een collega van marketing.
- 2
Ontwerp en selectie tonen
Nu bezigHet portaal toont de proefselectie met de vullingen die de klant heeft geproefd, en de versies van het wikkelontwerp naast elkaar.
- 3
Reacties aan de opdracht koppelen
VolgendeOpmerkingen over het ontwerp, een gewijzigd aantal of een nieuw adres plaatst de klant bij het betreffende onderdeel.
Van uitnodiging tot akkoord.
Toegang per contactpersoon
De klant krijgt een portaal per opdracht, met toegang voor de contactpersoon en eventueel een collega van marketing. Ze zien alleen hun eigen opdracht: de voorstellen, de proefselectie, het wikkelontwerp en de leverafspraken. Wie wat mag goedkeuren, leg je bij de start vast.
Ontwerp en selectie tonen
Het portaal toont de proefselectie met de vullingen die de klant heeft geproefd, en de versies van het wikkelontwerp naast elkaar. De klant kiest een selectie en keurt één ontwerpversie goed. Daarna ziet hij de status: in productie, ingepakt of verzonden, met de afgesproken leverdatum.
Reacties aan de opdracht koppelen
Opmerkingen over het ontwerp, een gewijzigd aantal of een nieuw adres plaatst de klant bij het betreffende onderdeel. De chocolatier ziet de wijziging en bevestigt of die nog kan. Zo blijft de geschiedenis bij de opdracht en hoeft niemand mails terug te zoeken.
Minder mail, dezelfde gegevens.
De communicatie met zakelijke klanten loopt nu via mail en telefoon. Het portaal leest de offerte, de status uit de planning en werkbonnen, en het ontwerp van de drukker of de eigen ontwerper. De klant is eigenaar van zijn logo, adressen en keuzes; de chocolatier is eigenaar van de indeling, de productie en de leverdatum. Facturen blijven uit het boekhoudpakket komen en kunnen in het portaal worden getoond.
Portaal voor elke zakelijke klant of alleen grote
Voor een bestelling van een paar dozen is een portaal te veel; een mail met bevestiging volstaat. Bij opdrachten met bedrukking, proefselectie en meerdere adressen bespaart het veel heen en weer. Een grens op basis van wat er besloten moet worden, niet op omvang, werkt vaak het best.
Klant levert adressen in lijst of via portaal
Een lijst met losse adressen in een rekenblad is snel aangeleverd, maar bevat vaak fouten en dubbele namen. Invoer via het portaal maakt controle mogelijk, maar is voor de klant meer werk. Een lijst uploaden die het portaal controleert op ontbrekende velden, is meestal de beste middenweg.
Één goedkeurder of meerdere
Bij grotere bedrijven willen marketing en de officemanager allebei meekijken. Twee goedkeurders voorkomt dat er een logo in de verkeerde kleur wordt gedrukt, maar vertraagt het proces. Het portaal kan aangeven wie het laatste woord heeft, zodat de chocolatier niet tussen twee meningen in komt.
Wat klanten in het portaal vinden.
Elke zakelijke opdracht krijgt eigen toegang in het klantportaal, waar de klant proefselecties en wikkelontwerpen bekijkt en goedkeurt, de status volgt en per onderdeel reageert. Twee situaties nemen we met je door: een gewone opdracht met één leveradres, en een opdracht waarbij de klant een lijst losse adressen aanlevert en het ontwerp twee keer wordt aangepast. Facturen in het portaal tonen en een vorige bestelling laten herhalen schakel je in als klanten eraan gewend zijn.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kan de klant volgend jaar dezelfde bestelling herhalen?
Ja, als de opdracht in het portaal blijft staan. De klant kan de vorige selectie en het ontwerp als startpunt nemen en alleen aantallen en datum aanpassen. Vullingen die niet meer worden gemaakt, worden gemarkeerd zodat de chocolatier een alternatief kan voorstellen.
Wat als marketing en de officemanager het oneens zijn over het ontwerp?
Het portaal laat beide reacties zien, maar de opdracht heeft één goedkeurder die je bij de start vastlegt. Zolang die niet heeft goedgekeurd, gaat het ontwerp niet naar de drukker. Dat voorkomt dat er een versie wordt gedrukt die een van beiden niet wilde.
Ziet de klant ook de bewaarinstructie?
Ja. Bij de opdracht staat het bewaaradvies voor de gekozen selectie. De klant kan dat doorsturen aan de ontvangers of laten opnemen op het kaartje. Zo weet iedereen dat de dozen koel en droog moeten blijven tot ze worden uitgedeeld.
Kunnen we het portaal ook voor particulieren gebruiken?
Voor bruiloften of grote feesten met een proefselectie en een tekst op het kaartje kan dat zinvol zijn. Voor gewone particuliere bestellingen is een bevestigingsmail meestal genoeg. Je bepaalt per soort opdracht of er een portaal bij hoort.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Digitale werkbonnen voor chocolatiersDigitale werkbonnen voor chocolatiers waarin de batchkaart vulling, chocoladesoort, temperering en inpakinstructie per bestelling vastlegt, zodat de juiste bonbon in de juiste doos belandt.
- Website voor chocolatiersEen website voor chocolatiers die bonboncollecties, geschenkdozen en zakelijke relatiegeschenken zo toont dat een bezoeker begrijpt wat er in de doos zit, hoe lang het goed blijft en wat maatwerk inhoudt.
- Aanvraagformulier voor chocolatiersEen aanvraagformulier voor chocolatiers dat bij zakelijke bestellingen de doosindeling, bedrijfsbedrukking, aantallen en leverdatum uitvraagt, zodat een relatiegeschenk niet in de laatste week vastloopt.
Eén plek voor je klanten.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Klantportaal voor chocolatiers: zakelijke klanten zien proefselecties, wikkelontwerp en leverafspraken, en geven op één plek akkoord.
- Toegang per contactpersoon
- Ontwerp en selectie tonen
- Reacties aan de opdracht koppelen