Voeding en speciaalzaken: Facturatiesoftware voor conservenmakers
Facturatiesoftware voor conservenmakers die geleverde potten, maatwerketiketten en eenmalige kosten per order verzamelt en als controleerbare factuur met betaallink verstuurt.
Waar facturen bij conservenmakers blijven liggen.
Bij een conservenmaker lijkt factureren eenvoudig: potten maal prijs. In de praktijk levert een private label klant in delen af uit één batch, zijn er eenmalige kosten voor het eerste etiketontwerp en een drukoplage, en heeft een winkel een afgesproken korting op een seizoensactie. Een deel van de potten breekt onderweg en wordt gecrediteerd. Wordt de factuur samengesteld uit een pakbon en wat iemand nog weet, dan mist er snel een regel of wordt etiketwerk dubbel berekend. Vraagt de klant iets, dan is niet terug te vinden op welke levering een bedrag slaat, en blijft de betaling liggen.
Facturatiesoftware voor conservenmakers
Voorbeeld- 1
Leveringen en afspraken ophalen
AfgerondPer klant zet de software de afgeleverde aantallen per smaak en batch klaar, met de afgesproken prijzen en eenmalige posten zoals ontwerp of een nieuwe drukoplage.
- 2
Verschillen laten beoordelen
Nu bezigWijkt een levering af van de order, bijvoorbeeld minder potten door afkeur of een vervangen smaak, dan krijgt die regel een markering.
- 3
Factuur en creditnota versturen
VolgendeNa beoordeling gaat de factuur naar de klant met regels, btw, een verwijzing naar de leveringen en een betaallink.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Leveringen en afspraken ophalen
Per klant zet de software de afgeleverde aantallen per smaak en batch klaar, met de afgesproken prijzen en eenmalige posten zoals ontwerp of een nieuwe drukoplage. Een afroep die in twee keer is geleverd, staat als twee leveringen onder dezelfde afspraak. Elke factuurregel is zo terug te voeren op een pakbon.
Verschillen laten beoordelen
Wijkt een levering af van de order, bijvoorbeeld minder potten door afkeur of een vervangen smaak, dan krijgt die regel een markering. Ook een eenmalige post die al eerder is gefactureerd valt op. Wie factureert, beoordeelt die punten en past zo nodig aan, met een reden die bij de regel bewaard blijft.
Factuur en creditnota versturen
Na beoordeling gaat de factuur naar de klant met regels, btw, een verwijzing naar de leveringen en een betaallink. Herinneringen gaan vanzelf en de betaalstatus is per klant te zien. Een creditnota voor gebroken potten volgt dezelfde route, verbonden met de oorspronkelijke levering.
Factureren vanuit dezelfde software.
Leveringen komen uit de planning en de orders, prijsafspraken uit de offertes, en dat staat allemaal al in dezelfde software. Daar ontstaan nu ook de factuur, de herinneringen en de betaalstatus, die meteen in het klantportaal zichtbaar is. Verkopen via de webwinkel worden daar al afgerekend en lopen niet via deze route. De boekhouder kijkt mee of krijgt een export met facturen en btw.
Per levering of per periode factureren
Een winkel die af en toe bestelt, krijgt meestal een factuur per levering. Een private label klant met regelmatige afroepen heeft misschien liever één verzamelfactuur per maand. De software volgt per klant de ene of de andere aanpak, zolang elke regel naar een levering verwijst en de klant de onderbouwing kan zien.
Etiketkosten vooraf of bij eerste levering
Ontwerp en drukwerk voor een eigen etiket worden gemaakt voordat er ook maar één pot gevuld is. Je kunt dat vooraf factureren, wat je risico verkleint, of meenemen in de eerste leverfactuur, wat de drempel voor de klant verlaagt. Belangrijk is dat de post maar één keer op een factuur komt, en dat bewaakt de software.
Afkeur crediteren of naleveren
Bij gebroken of beschadigde potten kun je crediteren of de potten bij een volgende levering meesturen. Crediteren is administratief helder; naleveren houdt de omzet intact maar vraagt dat iemand het onthoudt. De software legt de keuze vast bij de levering, zodat een toezegging tot nalevering niet tussen wal en schip valt.
Wat we voor je facturatie inrichten.
Prijsafspraken, kortingen per actie en de keuze tussen factuur per levering of per maand zetten we per klant klaar, met betaallink en herinneringen. Leveringen worden verzameld, afwijkingen gesignaleerd en de factuur gaat pas weg na beoordeling. Een gewone maand en een lastige levering, een private label afroep in twee delen met een creditering voor gebroken potten, rekenen we samen na. Leg de eerste facturen gerust naast je oude manier, zodat verschillen direct opvallen.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kunnen we kortingen per klant of actie automatisch toepassen?
Ja, als de korting is vastgelegd in de prijsafspraak met die klant of als actie met een begin en einde. De software past die toe op leveringen binnen de periode. Een korting die alleen mondeling is toegezegd, moet eerst worden vastgelegd, anders verschijnt hij niet.
Wat doet ons boekhoudpakket dan nog?
De facturen worden in deze software gemaakt en verstuurd, met betaallink en herinneringen. De boekhouder kijkt mee of krijgt een export van facturen, betalingen en btw voor de boekhouding. Regels bij elkaar zoeken uit losse pakbonnen is niet meer nodig.
Hoe zien we welke leveringen nog niet gefactureerd zijn?
Het overzicht toont per klant leveringen die zijn afgeleverd maar nog geen factuur hebben. Aan het eind van een periode zie je dus meteen wat er openstaat. Een levering die bewust niet wordt gefactureerd, zoals proefpotten, krijgt die status met een reden.
Kunnen we per regel het batchnummer op de factuur zetten?
Dat kan als afnemers erom vragen. Het batchnummer zit al bij de levering, dus de software kan het als omschrijving meegeven. Sommige groothandels willen dat voor hun eigen registratie; voor kleine winkels laat je het weg om de factuur overzichtelijk te houden.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor conservenmakersOffertesoftware voor conservenmakers die grondstoffen, potten, deksels en etiketten per recept doorrekent, zodat een prijs voor private label of groothandel op werkelijk verbruik rust.
- Digitale werkbonnen voor conservenmakersDigitale werkbonnen voor conservenmakers: een productieblad per batch met receptversie, afgewogen ingrediënten, kookcontroles en afvulgegevens, gekoppeld aan het batchnummer op de pot.
- Website voor conservenmakersEen website voor conservenmakers die laat zien welke conserven in welke potformaten leverbaar zijn, wat private label inhoudt en welke gegevens een winkelier of groothandel moet meesturen.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor conservenmakers: facturen uit geleverde potten, etiketkosten en afspraken per klant, met betaallink, herinneringen en betaalstatus.
- Leveringen en afspraken ophalen
- Verschillen laten beoordelen
- Factuur en creditnota versturen