Evenementen en verhuur: Planningssoftware voor foodtruckbedrijven
Planningssoftware voor foodtruckbedrijven die trucks, serveerploegen, reistijd, opbouw en serveertijden naast elkaar zet, zodat drukke weekenden met meerdere evenementen haalbaar blijven.
Wat de planning bij foodtruckbedrijven lastig maakt.
In het seizoen staan foodtrucks op festivals, bruiloften en bedrijfsfeesten, vaak op dezelfde dag. Een festival vraagt de truck van vrijdag tot zondag, terwijl er zaterdag ook een bruiloft geboekt is. Wie dan met één truck werkt, moet kiezen; wie twee trucks heeft, moet zorgen dat er voor elke truck een ploeg is die het menu kent. De ene medewerker kan de grill bedienen, de ander alleen de kassa. Ook voorbereiding telt: prep in de keuken de dag ervoor, inkoop op de ochtend zelf en schoonmaak na afloop. Staat dat in een agenda met losse afspraken, dan zie je pas laat dat iemand op twee plekken tegelijk moet zijn.
Planningssoftware voor foodtruckbedrijven
Voorbeeld- 1
Inzet per evenement bepalen
AfgerondPer evenement leg je vast welke truck gaat, hoe laat je moet vertrekken, hoe lang opbouw duurt, wanneer er geserveerd wordt en wanneer je weg moet.
- 2
Ploeg en trucks vergelijken
Nu bezigDe planning toont per dag welke trucks en welke medewerkers beschikbaar zijn en wie welke taak kan.
- 3
Bevestigen en bijsturen
VolgendeZodra de planning staat, krijgen medewerkers hun evenement, vertrektijd, adres en taak.
Van opdracht tot bevestigde afspraak.
Inzet per evenement bepalen
Per evenement leg je vast welke truck gaat, hoe laat je moet vertrekken, hoe lang opbouw duurt, wanneer er geserveerd wordt en wanneer je weg moet. Op basis van gastenaantal en menu bepaal je hoeveel mensen er nodig zijn en welke taken, zoals grill, bereiding of kassa. Ook de prep in de keuken krijgt een eigen moment.
Ploeg en trucks vergelijken
De planning toont per dag welke trucks en welke medewerkers beschikbaar zijn en wie welke taak kan. Staat iemand dubbel ingepland of is er een evenement zonder iemand die de grill kent, dan zie je dat direct. Ook onderhoud aan een truck of een keuring kun je inplannen, zodat die dag niet per ongeluk wordt verkocht.
Bevestigen en bijsturen
Zodra de planning staat, krijgen medewerkers hun evenement, vertrektijd, adres en taak. Valt iemand uit of wijzigt een serveertijd, dan zie je welke andere evenementen daardoor knellen. Jij beslist of je iemand anders vraagt, het menu vereenvoudigt of de klant om een aangepaste serveertijd vraagt.
Naast je agenda en je team.
De meeste foodtruckbedrijven plannen nu in een gedeelde agenda en een appgroep met vaste medewerkers en oproepkrachten. De planningssoftware leest geaccordeerde offertes en festivalboekingen in en neemt beschikbaarheid van medewerkers over. Serveertijden en toegangstijden komen van de klant of de festivalorganisatie en blijven daar leidend. Wie welke taak kan, leg jij vast. Urenregistratie en loonadministratie blijven waar ze nu zijn.
Festivals of besloten evenementen voorrang
Festivals beslaan vaak meerdere dagen en zijn onzeker in omzet, terwijl besloten evenementen een vaste prijs hebben. Wie een festival boekt, kan op die dagen geen bruiloft aannemen. De planning helpt die afweging te maken door te laten zien welke datums al vastliggen en waar nog een tweede truck of ploeg beschikbaar is.
Vaste ploeg of oproepkrachten
Een vaste ploeg kent het menu en de truck, wat het serveren sneller maakt. Oproepkrachten geven flexibiliteit in het seizoen, maar hebben inwerktijd nodig. De planning moet laten zien wie welke taak beheerst, zodat er per evenement minstens één ervaren kracht bij de grill of het fornuis staat.
Prep vooraf of in de truck
Veel bereiden in de keuken voor het evenement versnelt het serveren, maar vraagt keukentijd en koeling tijdens transport. Meer in de truck bereiden houdt de kwaliteit vers, maar vergt een grotere ploeg op locatie. De planning moet beide momenten tonen, zodat keuken en truck niet tegelijk dezelfde mensen nodig hebben.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we in de planning inrichten.
De planning bevat evenementen met truck, vertrektijd, opbouw, serveertijden en prep, medewerkers met hun taken en beschikbaarheid, en een dagoverzicht waarin dubbele inzet opvalt. Voordat het live gaat, doorlopen we samen een rustig weekend met één bruiloft, en een weekend waarin een driedaags festival en twee besloten feesten samenvallen. Onderhoudsmomenten voor trucks, urenregistratie en ziekmeldingen op de dag zelf kunnen er later bij.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kunnen oproepkrachten zelf hun beschikbaarheid doorgeven?
Ja, via een eenvoudige link waarin ze aangeven op welke dagen ze kunnen. Jij ziet dat naast de beschikbaarheid van vaste medewerkers. Een oproepkracht ziet alleen zijn eigen diensten met adres en vertrektijd, niet de prijzen of gegevens van klanten.
Hoe plannen we onderhoud en keuringen van de truck?
Je zet onderhoud of een keuring als blok in de planning van die truck. Die dagen kunnen dan niet worden geboekt voor evenementen. Wordt een onderhoudsmoment verschoven, dan zie je meteen of er al een evenement op de nieuwe datum staat.
Wat als een evenement uitloopt?
De ploeg kan een uitloop melden, en jij ziet of dat gevolgen heeft voor een volgend evenement of de prep voor de volgende dag. Bij een besloten feest is uitloop vaak meerwerk; dat leg je vast zodat het later bij de facturatie terugkomt.
Kunnen we twee trucks op één evenement inplannen?
Ja. Bij een groot evenement kun je meerdere trucks en ploegen aan hetzelfde evenement koppelen, elk met een eigen menu of taak. De planning toont per truck wie er staat en wanneer, zodat de serveercapaciteit past bij het aantal gasten.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Digitale werkbonnen voor foodtruckbedrijvenDigitale werkbonnen voor foodtruckbedrijven die de evenementkaart met serveertijden, menu, aantallen en locatiegegevens bij de ploeg brengen en vastleggen hoe het evenement is verlopen.
- Website voor foodtruckbedrijvenEen website voor foodtruckbedrijven die menuconcepten en portieopties per type evenement uitlegt, laat zien wat de truck nodig heeft aan ruimte en stroom en gerichte boekingsaanvragen oplevert.
- Aanvraagformulier voor foodtruckbedrijvenEen aanvraagformulier voor foodtruckbedrijven dat gastenaantal, stroomaansluiting, serveertijden en de plek van de truck ophaalt, zodat je kunt beoordelen of een evenement past.
Een planning die uitvoerbaar is.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Planningssoftware voor foodtruckbedrijven: truck en serveerploeg plannen op serveertijden, reistijd en opbouw, ook bij meerdere evenementen per dag.
- Inzet per evenement bepalen
- Ploeg en trucks vergelijken
- Bevestigen en bijsturen