Ontwerp en creatieve productie: Facturatiesoftware voor illustratiestudio’s
Facturatiesoftware voor illustratiestudio’s die geleverde beelden, gebruiksrechten en extra correctierondes uit de opdracht op een controleerbare factuur zet, met betaallink en herinneringen.
Waar facturen bij illustratiestudio’s blijven liggen.
Bij illustratiestudio’s verschilt wat er gefactureerd moet worden vaak van wat in de offerte stond. Een serie van acht beelden is er zes geworden, een opdrachtgever heeft twee extra correctierondes gevraagd en er is een extra formaat voor sociale media bijgekomen. Die wijzigingen staan in mails en op beeldkaarten, maar niet bij de factuur. Die wordt dan opgesteld op basis van de oorspronkelijke offerte, waarna de opdrachtgever vraagt waarom er beelden op staan die nooit geleverd zijn, of de studio vergeet het extra werk. Ook licenties die pas bij publicatie ingaan of bij verlenging opnieuw gefactureerd worden, raken makkelijk uit beeld.
Facturatiesoftware voor illustratiestudio’s
Voorbeeld- 1
Opgeleverde beelden verzamelen
AfgerondBij afronding van een opdracht of fase staat in de software welke beelden daadwerkelijk zijn opgeleverd, met de bijbehorende complexiteit en het afgesproken gebruik.
- 2
Afwijkingen van de offerte tonen
Nu bezigDe factuur wordt naast de geaccepteerde offerte gezet.
- 3
Factuur en licenties versturen
VolgendeNa beoordeling gaat de factuur met een betaallink naar de opdrachtgever, met regels per beeld of per serie, de licentie apart vermeld en een verwijzing naar de opdracht.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Opgeleverde beelden verzamelen
Bij afronding van een opdracht of fase staat in de software welke beelden daadwerkelijk zijn opgeleverd, met de bijbehorende complexiteit en het afgesproken gebruik. Extra rondes die op de beeldkaarten als meerwerk zijn gemarkeerd, komen mee met datum en reden. Zo begint de factuur bij wat er echt is geleverd.
Afwijkingen van de offerte tonen
De factuur wordt naast de geaccepteerde offerte gezet. Vervallen beelden, toegevoegde formaten en extra rondes worden apart getoond, zodat de projectleider ze kan beoordelen. Hij kan een extra ronde alsnog laten vallen als gebaar richting de opdrachtgever, maar dat wordt dan bewust vastgelegd in plaats van vergeten.
Factuur en licenties versturen
Na beoordeling gaat de factuur met een betaallink naar de opdrachtgever, met regels per beeld of per serie, de licentie apart vermeld en een verwijzing naar de opdracht. Herinneringen gaan automatisch. Licenties met een latere ingangsdatum of verlenging staan als toekomstige factuur klaar, zodat ze niet uit het zicht raken.
Factureren vanuit dezelfde software.
Illustratiestudio’s rekenen vaak in een rekenblad en factureren vanuit een apart pakket. Hier staan offerte, beeldkaarten en factuur in dezelfde software, zodat de grondslag uit de opdracht komt in plaats van uit het geheugen. De studio is eigenaar van de opdracht en de afspraken, en ziet per factuur of er al betaald is. Werk je met een agent die een commissie ontvangt, dan kan die afdracht als aparte regel worden voorbereid. De boekhouder kijkt mee of krijgt een export met btw-overzicht.
Factureren per fase of bij oplevering
Bij langere series of boekprojecten is factureren per fase gangbaar: een deel bij akkoord op schetsen, de rest bij oplevering. Dat geeft de studio een gelijkmatiger inkomen, maar vraagt duidelijke afspraken over wat een fase afsluit. Bij korte opdrachten is één factuur bij oplevering eenvoudiger en voor de opdrachtgever overzichtelijker.
Licentie mee in de factuur of apart
Tekenwerk en licentie op één regel houdt de factuur kort. Twee aparte regels maken zichtbaar waar de opdrachtgever voor betaalt en helpen bij een latere verlenging, omdat dan alleen de licentie opnieuw wordt gefactureerd. Voor opdrachtgevers die gebruiksrechten in hun eigen administratie apart boeken, is splitsen bovendien vaak handiger.
Extra rondes altijd doorrekenen of per opdracht beslissen
Een vaste regel geeft duidelijkheid, maar kan een goede relatie onder druk zetten als een opdrachtgever net één kleine aanpassing vroeg. Per opdracht beslissen geeft ruimte, mits zichtbaar is wat er weggelaten wordt. De software kan elke extra ronde tonen en de projectleider laten kiezen, met een korte reden bij elke weggelaten regel.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we voor je facturatie inrichten.
Je complexiteitsniveaus, de licentievormen en de regel voor extra rondes uit de offertes staan bij de start in de software, zodat geleverde beelden, licenties en gemarkeerd meerwerk per opdracht op de factuur komen. De boekhouder kijkt vanaf de eerste opdracht mee met de regelopbouw. We factureren samen een opdracht die precies volgens offerte verliep en een serie waarin beelden vervielen en formaten werden toegevoegd. Facturatie per fase en geplande facturen voor licentieverlengingen zet je aan wanneer nodig.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kan onze boekhouder blijven werken zoals hij gewend is?
Grotendeels wel. Facturen, betaalstatus en het btw-overzicht staan in de software, en de boekhouder kan meekijken of krijgt periodiek een export die hij in zijn eigen administratie inleest. Alleen het opstellen van de factuur verhuist naar de plek waar de opdracht al staat.
Hoe zien we welke licenties binnenkort verlengd moeten worden?
Bij elke licentie met een einddatum wordt een toekomstige factuur of herinnering klaargezet. In het overzicht zie je welke licenties binnenkort aflopen, zodat je de opdrachtgever tijdig een verlenging kunt voorstellen. Wordt de verlenging afgewezen, dan wordt het beeld in het archief weer als vrij gemarkeerd.
Kunnen we een voorschot vragen bij nieuwe opdrachtgevers?
Ja. Per opdracht kun je een voorschot instellen, bijvoorbeeld bij akkoord op de offerte. Het voorschot wordt in de eindfactuur verrekend, en de factuur toont hoeveel al betaald is. Zo hoeft niemand handmatig na te gaan welk deel nog openstaat.
Wat als een opdrachtgever een factuurregel betwist?
Elke regel verwijst naar de opdracht en waar relevant naar de beeldkaart met akkoord of extra ronde. Je kunt dus laten zien wanneer een ronde is gevraagd en door wie. Dat maakt een gesprek over een betwiste regel feitelijk in plaats van een discussie op basis van herinnering.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor illustratiestudio’sOffertesoftware voor illustratiestudio’s die beeldcomplexiteit, aantal schetsrondes en gebruiksrechten apart zichtbaar maakt, zodat een opdrachtgever begrijpt waaruit het voorstel bestaat.
- Digitale werkbonnen voor illustratiestudio’sDigitale werkbonnen voor illustratiestudio’s in de vorm van een beeldkaart per illustratie, met briefing, schetsakkoord, kleurkeuze en exportafspraken op één plek bij het beeld.
- Website voor illustratiestudio’sEen website voor illustratiestudio’s die per stijl laat zien wat een beeldserie inhoudt, voor welke toepassing hij werkt en welke keuzes de opdrachtgever vooraf moet maken.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor illustratiestudio’s: geleverde beelden, licenties en extra rondes uit de opdracht op een factuur, met betaallink en betaalstatus.
- Opgeleverde beelden verzamelen
- Afwijkingen van de offerte tonen
- Factuur en licenties versturen