Reparatie en specialistische service: Facturatiesoftware voor koffiemachineservicebedrijven
Facturatiesoftware voor koffiemachineservicebedrijven die elk servicebezoek en elk verbruikt deel tegen het contract legt en de factuur per klant of locatie opstelt.
Waar facturen bij koffiemachineservicebedrijven blijven liggen.
Bij een koffiemachineservicebedrijf moet bij elke servicebon worden bepaald wat gefactureerd wordt. Een preventieve beurt valt onder het contract, maar een vervangen molen misschien niet. Een storingsbezoek bij een contractklant is gratis, tenzij de oorzaak verkeerd gebruik was. Kantoren met meerdere locaties willen een factuur per kostenplaats, horecazaken een eenvoudige factuur per bezoek. Contractbedragen worden periodiek gefactureerd, losse bezoeken direct. De administratie zoekt dat per bon uit met het contract ernaast, en fouten leiden tot creditnota's en ontevreden klanten. Dat kost elke maand uren.
Facturatiesoftware voor koffiemachineservicebedrijven
Voorbeeld- 1
Bon tegen contract leggen
AfgerondNa het afsluiten van een servicebon legt de software elke regel naast het contract van het toestel.
- 2
Twijfelgevallen beoordelen
Nu bezigNiet alles is vooraf te bepalen.
- 3
Per periode of per bezoek
VolgendeContractbedragen gaan per periode als factuur naar de klant of per kostenplaats.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Bon tegen contract leggen
Na het afsluiten van een servicebon legt de software elke regel naast het contract van het toestel. Handelingen en delen die onder de dekking vallen, staan als inbegrepen gemarkeerd. Wat erbuiten valt, zoals schade door verkeerd gebruik of delen die niet in het pakket zitten, wordt een factuurregel.
Twijfelgevallen beoordelen
Niet alles is vooraf te bepalen. Een bevinding met de opmerking mogelijk verkeerd gebruik komt bij de serviceverantwoordelijke, die beslist of het wordt gerekend. Die beslissing wordt met reden bewaard, zodat een vraag van de klant later met de foto en de bon kan worden beantwoord.
Per periode of per bezoek
Contractbedragen gaan per periode als factuur naar de klant of per kostenplaats. Losse bezoeken en regels buiten contract gaan direct de deur uit of mee op de volgende periodefactuur, afhankelijk van de afspraak. Elke factuur heeft een betaallink en de servicebonnen als bijlage, en herinneringen volgen vanzelf.
Factureren vanuit dezelfde software.
Facturen worden nu vaak in een boekhoudprogramma gemaakt, terwijl contracten en servicebonnen in een servicesysteem staan. In de software staan contract, bon en factuur bij elkaar, dus niemand legt meer twee schermen naast elkaar. Kostenplaatsen en factuuradressen per locatie komen uit de klantgegevens. De serviceafdeling is eigenaar van wat er is gedaan, de administratie van wat er wordt gefactureerd en ontvangen. Via de factuurregel is de servicebon terug te vinden, en de boekhouder krijgt een export.
Contract vooraf of achteraf factureren
Contracten vooraf factureren geeft je zekerheid en een voorspelbare kasstroom, maar de klant betaalt voor beurten die nog moeten komen. Achteraf factureren op basis van uitgevoerde beurten is eerlijker, maar vraagt dat beurten ook echt worden uitgevoerd. De meeste bedrijven factureren vooraf met een jaarlijkse afrekening van afwijkingen.
Buiten-contract direct of verzameld
Regels buiten contract direct factureren houdt het overzichtelijk per bezoek, maar levert veel kleine facturen op. Verzamelen op de periodieke factuur scheelt administratie, maar de klant ziet de kosten later. Bij horeca werkt direct vaak beter, bij kantoren met een vaste administratie verzameld. Leg de keuze per klant vast.
Gebruiksafrekening of vaste prijs
Bij contracten op basis van gebruik moet periodiek worden afgerekend op tellerstanden. Dat is eerlijk maar vraagt betrouwbare standen. Een vaste prijs met jaarlijkse herziening op basis van gebruik is eenvoudiger te factureren en voorkomt verrassingen tussendoor. De keuze hangt ook af van hoe betrouwbaar de tellerstanden bij die klant worden genoteerd, en van wat de klant zelf het prettigst vindt.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we voor je facturatie inrichten.
Bij de start zetten we je contractvormen met hun dekking in de facturatie: welke handelingen en delen inbegrepen zijn, welke tarieven gelden voor werk erbuiten, en of regels buiten contract per klant direct of verzameld gaan. Samen lopen we een gewone preventieve beurt bij een contractklant door, en een storingsbezoek waarbij de monteur schade door een verkeerd reinigingsmiddel heeft vastgelegd. De administratie bepaalt welke regels in het begin nog met de hand worden nagekeken. Afrekening op tellerstanden zet je aan zodra de standen betrouwbaar binnenkomen.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kunnen we per locatie of kostenplaats factureren?
Ja. Per toestel staat bij welke locatie en kostenplaats het hoort. De software groepeert regels daarop, zodat een organisatie met meerdere vestigingen per vestiging een factuur of specificatie krijgt. Factuuradres en referenties per vestiging worden in de klantgegevens vastgelegd.
Wat gebeurt er als een klant een regel betwist?
De regel is terug te voeren op de servicebon met handelingen, delen, foto's en de beoordeling als die er was. Daarmee kan de administratie het gesprek voeren. Een correctie wordt als creditregel vastgelegd met reden, zodat zichtbaar blijft wat er is aangepast.
Moeten we ons huidige servicesysteem blijven gebruiken?
Nee, dat hoeft niet. Toestellen, contracten en servicebonnen staan in dezelfde software als de facturatie. Bij de start nemen we je bestaande toestellen en contracten over, zodat de eerste factuur al uit de juiste gegevens komt. Je boekhouder kijkt mee of krijgt een export.
Kunnen we verbruiksartikelen zoals reinigingstabletten meefactureren?
Ja. Als de monteur ze levert en op de bon zet, worden ze als regel buiten contract gefactureerd, tenzij het contract ze dekt. Vaste leveringen gaan mee op de periodieke factuur, zodat de klant niet voor elke doos tabletten een losse factuur krijgt.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor koffiemachineservicebedrijvenOffertesoftware voor koffiemachineservicebedrijven die servicepakketten en vervangingsdelen per toestel berekent op basis van type, gebruik en waterhardheid, met heldere afspraken over wat het contract dekt.
- Digitale werkbonnen voor koffiemachineservicebedrijvenDigitale werkbonnen voor koffiemachineservicebedrijven die per bezoek tellerstand, uitgevoerde handelingen, verbruikte delen en de staat van het toestel vastleggen, gekoppeld aan het contract.
- Website voor koffiemachineservicebedrijvenEen website voor koffiemachineservicebedrijven die uitlegt welke onderhoudsvormen er zijn voor espressomachines, volautomaten en filtermachines, en welke toestelmerken je onderhoudt.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor koffiemachineservice: servicebonnen getoetst aan het contract, een factuur per locatie met betaallink, herinneringen en betaalstatus.
- Bon tegen contract leggen
- Twijfelgevallen beoordelen
- Per periode of per bezoek