Voeding en speciaalzaken: Facturatiesoftware voor kruidenproducenten
Facturatiesoftware voor kruidenproducenten die uitgeleverde gewichten, verpakkingen, staffelprijzen en monsterkosten omzet in een factuur die klopt met wat de afnemer ontving.
Waar facturen bij kruidenproducenten blijven liggen.
Kruidenproducenten factureren op gewicht en verpakking, maar wat er wordt uitgeleverd wijkt vaak af van wat er is besteld. Een order van honderd kilo wordt negenennegentig kilo omdat de laatste batch iets minder opleverde, of de afnemer krijgt een andere verpakkingsgrootte omdat de gevraagde op was. Staffelprijzen hangen af van het totaal per periode, en ontwikkelkosten voor maatwerk moeten precies één keer worden gefactureerd. Wie de facturen maakt, zoekt in pakbonnen, orderbevestigingen en offertes naar de juiste prijs en het juiste gewicht, en daarna moet iemand nog bijhouden welke afnemer heeft betaald.
Facturatiesoftware voor kruidenproducenten
Voorbeeld- 1
Uitlevering en prijsafspraak verzamelen
AfgerondNa verzending zet de software per order de uitgeleverde verpakkingen met gewicht en partijcode klaar, met de geldende prijsafspraak erbij: kiloprijs, staffel en eventuele toeslag voor een kleine verpakking.
- 2
Afwijkingen en staffels beoordelen
Nu bezigDe medewerker ziet waar het uitgeleverde gewicht of de verpakking afwijkt van de order en welke staffel geldt op basis van het totaal in de periode.
- 3
Factuur met betaallink versturen
VolgendeDe goedgekeurde factuur gaat naar de afnemer met regels per mengsel, verpakking en eenmalige post, de partijcodes als referentie en een betaallink.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Uitlevering en prijsafspraak verzamelen
Na verzending zet de software per order de uitgeleverde verpakkingen met gewicht en partijcode klaar, met de geldende prijsafspraak erbij: kiloprijs, staffel en eventuele toeslag voor een kleine verpakking. Openstaande eenmalige posten, zoals ontwikkelkosten of betaalde monsters, worden bij de afnemer getoond.
Afwijkingen en staffels beoordelen
De medewerker ziet waar het uitgeleverde gewicht of de verpakking afwijkt van de order en welke staffel geldt op basis van het totaal in de periode. Per afwijking kiest hij of er op werkelijk gewicht wordt gefactureerd of op besteld gewicht. Een notitie legt de keuze vast.
Factuur met betaallink versturen
De goedgekeurde factuur gaat naar de afnemer met regels per mengsel, verpakking en eenmalige post, de partijcodes als referentie en een betaallink. Herinneringen gaan vanzelf, en per afnemer is de betaalstatus te zien. Eenmalige posten worden gemarkeerd als gefactureerd, zodat ze niet nog een keer meegaan.
Factureren vanuit dezelfde software.
Uitleveringen komen uit de verzendregistratie en prijsafspraken uit de geaccepteerde offertes, en beide staan al in dezelfde software. Afnemers die een inkoopordernummer of partijcode op de factuur willen, krijgen dat automatisch, mits het bij de order is vastgelegd. Prijsafspraken wijzigen alleen via een nieuwe offerte. De boekhouder kijkt mee of krijgt een export van facturen, betalingen en btw voor de verdere administratie.
Factureren op besteld of uitgeleverd gewicht
Factureren op besteld gewicht is voorspelbaar voor de afnemer, maar oneerlijk als er structureel minder wordt geleverd. Op uitgeleverd gewicht is precies, maar levert kleine verschillen op die vragen oproepen. Veel producenten factureren op uitgeleverd gewicht met een afgesproken marge waarbinnen het verschil niet wordt besproken.
Staffel achteraf of per order
Een staffel per order is direct duidelijk. Een staffel over het totaal van een maand of kwartaal beloont trouwe afnemers, maar vraagt een verrekening achteraf. De software houdt het periodetotaal bij en stelt bij het bereiken van een nieuwe staffel een correctieregel voor, zodat niemand hoeft te rekenen.
Monsters factureren of kwijtschelden
Monsters voor nieuwe afnemers zijn vaak gratis, monsters voor uitgebreide maatwerkrondes soms niet. Een afspraak dat monsterkosten worden verrekend bij de eerste order, combineert beide: de afnemer betaalt alleen als hij niet bestelt. Die afspraak moet in de offerte staan, zodat de software hem kan volgen.
Wat we voor je facturatie inrichten.
Kiloprijzen, staffels en de toeslag voor kleine verpakkingen per afnemer zetten we bij de start in de software, met betaaltermijn, betaallink en herinneringen. Uitgeleverde gewichten en verpakkingen per order komen naast de prijsafspraak, en afwijkingen en eenmalige posten worden beoordeeld voordat de factuur vertrekt. Een order die precies volgens bestelling is geleverd en een met lager gewicht en een vervangende verpakkingsgrootte rekenen we samen na. Staffelverrekening per periode zet je aan wanneer je wilt.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kan de factuur de partijcodes van de geleverde mengsels tonen?
Ja. Per regel gaat de partijcode van de geleverde verpakking mee. Voor afnemers die dat willen, staat die op de factuur. Zo kan hun kwaliteitsafdeling de factuur direct naast de ontvangen partij en de bijbehorende specificatie leggen.
Wat als een afnemer een andere verpakkingsgrootte kreeg dan besteld?
De software toont het verschil en de prijs per kilo van de geleverde verpakking. De medewerker kiest of de afnemer de prijs van de bestelde of de geleverde verpakking betaalt. Meestal is dat de goedkoopste van de twee, omdat de afwijking niet door de afnemer is veroorzaakt.
Hoe voorkomen we dat ontwikkelkosten dubbel worden gefactureerd?
Ontwikkelkosten staan als eenmalige post bij de afnemer. Zodra ze op een factuur zijn opgenomen, worden ze gemarkeerd als gefactureerd. Een tweede factuur kan ze niet meer bevatten, tenzij er een nieuwe ontwikkelronde als nieuwe post is toegevoegd.
Kan ons ERP-pakket of onze boekhouder verder met deze facturen?
Ja. De facturen worden in deze software gemaakt en verstuurd, met betaallink en herinneringen. Voor de boekhouder en het ERP-pakket is er een export van facturen, betalingen en btw. Bij de start lopen we samen een gewone order door, van levering tot betaalde factuur.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor kruidenproducentenOffertesoftware voor kruidenproducenten die receptverhouding, grondstofprijzen, mengverlies en verpakkingsgrootte doorrekent tot een kiloprijs per mengsel en verpakking.
- Digitale werkbonnen voor kruidenproducentenDigitale werkbonnen voor kruidenproducenten in de vorm van een mengrecept met revisie: grondstofbatches, afgewogen hoeveelheden, controles en afvulling bij elke productiebatch.
- Website voor kruidenproducentenEen website voor kruidenproducenten die kruidenmengsels, maalgraden en verpakkingsmaten per toepassing uitlegt, zodat slagers, keukens en voedingsbedrijven gericht een monster of offerte aanvragen.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor kruidenproducenten: facturen uit uitgeleverde gewichten, verpakking en staffelprijzen, met partijcodes, betaallink en herinneringen.
- Uitlevering en prijsafspraak verzamelen
- Afwijkingen en staffels beoordelen
- Factuur met betaallink versturen