Transport en bezorging: Klantportaal voor kunsttransporteurs
Een klantportaal voor kunsttransporteurs waarin opdrachtgevers conditiefoto's, transportdocumenten en de status van hun zendingen inzien en documenten aanleveren.
Wat klanten van kunsttransporteurs zelf willen zien.
Een registrar van een museum heeft bij een bruikleen veel documenten nodig: het conditierapport bij vertrek, de vrachtbrief, de bevestiging van aankomst, soms douanepapieren. Bij een kunsttransporteur zitten die verspreid over mails van verschillende medewerkers. De registrar moet ze verzamelen voor zijn eigen dossier en vraagt herhaaldelijk om een ontbrekende versie. Een verzamelaar wil weten waar zijn werk is en of het veilig is aangekomen, en belt daarvoor. Andersom moeten opdrachtgevers documenten aanleveren, zoals een bruikleenovereenkomst of exportpapieren, en die komen niet altijd bij de juiste zending terecht.
Klantportaal voor kunsttransporteurs
Voorbeeld- 1
Toegang per opdrachtgever en zending
AfgerondElke opdrachtgever ziet alleen zijn eigen zendingen.
- 2
Documenten en status per object
Nu bezigHet portaal toont per zending de status, per object de conditiefoto's bij vertrek en aankomst, en de bijbehorende documenten: vrachtbrief, conditierapport, aftekening en eventuele douanepapieren.
- 3
Aanlevering en vragen bij de zending
VolgendeOpdrachtgevers kunnen documenten uploaden die bij de zending horen, zoals een faciliteitsrapport of een exportvergunning, en vragen stellen.
Van uitnodiging tot akkoord.
Toegang per opdrachtgever en zending
Elke opdrachtgever ziet alleen zijn eigen zendingen. Bij een museum kan de registrar alle zendingen zien en een conservator alleen die van zijn tentoonstelling. Een bruikleengever en een ontvangende instelling kunnen beide toegang krijgen tot dezelfde zending, elk met hun eigen rechten.
Documenten en status per object
Het portaal toont per zending de status, per object de conditiefoto's bij vertrek en aankomst, en de bijbehorende documenten: vrachtbrief, conditierapport, aftekening en eventuele douanepapieren. De registrar kan alles downloaden voor zijn dossier, zonder erom te hoeven vragen bij een medewerker.
Aanlevering en vragen bij de zending
Opdrachtgevers kunnen documenten uploaden die bij de zending horen, zoals een faciliteitsrapport of een exportvergunning, en vragen stellen. Die komen bij de zending terecht, niet in een losse mailbox. Kantoor ziet wat er nieuw is en reageert in hetzelfde overzicht.
Minder mail, dezelfde gegevens.
Musea houden hun eigen collectieregistratie bij en willen documenten daarin opnemen. Het portaal vervangt die registratie niet, maar maakt het makkelijk om de documenten op te halen. Particulieren hebben vaak geen eigen systeem en gebruiken het portaal als archief van hun zendingen. De werkbonnen en planning leveren de inhoud. Conditiefoto's en documenten zijn van belang voor eigenaar en verzekeraar; de kunsttransporteur bewaart ze en deelt ze alleen met wie daar recht op heeft.
Alle documenten of een selectie
Alles tonen geeft volledigheid, maar interne aantekeningen of offertedetails horen niet altijd bij de ontvangende partij. Een selectie per rol, zoals de bruikleengever alles en de ontvanger alleen conditie en aftekening, houdt het portaal overzichtelijk en voorkomt dat gevoelige informatie bij de verkeerde partij komt.
Status per zending of per object
Bij een enkele verzending volstaat status per zending. Bij een tentoonstellingswissel met veel werken wil de registrar per object zien of het is opgehaald, onderweg of afgeleverd. Status per object vraagt meer registratie onderweg, maar maakt het portaal voor instellingen veel nuttiger, zeker bij een wissel die over meerdere dagen loopt.
Inloggen of beveiligde link
Een beveiligde link per zending is eenvoudig voor een particulier. Een registrar die regelmatig zendingen heeft, wil een account met al zijn zendingen. Beide kunnen naast elkaar bestaan, mits de beveiliging past bij de gevoeligheid van de informatie. Bij waardevolle werken is een link die na een termijn verloopt verstandig, ook voor een particulier.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat klanten in het portaal vinden.
Opdrachtgevers krijgen een eigen ingang met hun zendingen, de status, conditiefoto's per object en documenten om te downloaden, en ze kunnen zelf stukken aanleveren. We zetten de documentsoorten en toegang per opdrachtgever voor je klaar en nemen twee situaties door: een verzamelaar die één werk laat verhuizen en een museum dat een bruikleen met douanedocumenten verzendt. Toegang voor de ontvangende instelling en status per object bij grote zendingen zet je aan wanneer dat nodig is.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kan een registrar alle documenten in één keer downloaden?
Ja. Per zending kan de registrar alle documenten als pakket downloaden, met de conditierapporten en foto's per object. Zo kan hij ze direct in zijn eigen collectieregistratie opnemen zonder losse bestanden bij elkaar te zoeken.
Ziet een ontvangende galerie de conditiefoto's van vertrek?
Als de afzender dat goed vindt, ja. Dat helpt de ontvanger om bij aankomst te vergelijken. Jij bepaalt per zending welke partij wat mag zien, zodat de afzender zeggenschap houdt over zijn gegevens en de ontvanger toch goed voorbereid is.
Hoe beveiligen we gevoelige informatie over waardevolle werken?
Door toegang per persoon en per zending, en door waarde en locatie van opslag niet te tonen tenzij dat nodig is. Een beveiligde link verloopt na een termijn. Accounts voor instellingen kunnen met een extra controle bij inloggen worden beveiligd.
Kunnen opdrachtgevers zelf een nieuwe zending aanvragen?
Ja, via een link naar het aanvraagformulier waarin de bekende gegevens al zijn ingevuld. Het portaal is vooral bedoeld voor inzage en documenten; een nieuwe zending aanvragen loopt via dat formulier, zodat elke aanvraag op dezelfde manier binnenkomt en beoordeeld wordt.
Wat hier vaak op aansluit.
- Digitale werkbonnen voor kunsttransporteursDigitale werkbonnen voor kunsttransporteurs met een objectkaart per werk: verpakking, behandeling, conditie bij vertrek en aankomst en een vastgelegde overdracht met handtekening.
- Website voor kunsttransporteursEen website voor kunsttransporteurs die verpakkingsvormen en transportdiensten uitlegt, van zachtverpakking tot maatwerkkist en begeleid transport, zodat galerie, museum of verzamelaar weet wat bij het object past.
- Aanvraagformulier voor kunsttransporteursEen aanvraagformulier voor kunsttransporteurs dat objectmaten, materiaal, conditiegegevens en ophaal- en afleversituatie uitvraagt, zodat je verpakking en ploeg goed kunt kiezen.
Eén plek voor je klanten.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Klantportaal voor kunsttransporteurs: conditiefoto's, vrachtbrieven, douanepapieren en zendingsstatus per object op één plek voor registrar en verzamelaar.
- Toegang per opdrachtgever en zending
- Documenten en status per object
- Aanlevering en vragen bij de zending