Voeding en speciaalzaken: Facturatiesoftware voor maaltijdboxbedrijven
Facturatiesoftware voor maaltijdboxbedrijven die geleverde boxen, overgeslagen weken en vergoedingen voor ontbrekende ingrediënten verwerkt tot controleerbare facturen en correcties.
Waar facturen bij maaltijdboxbedrijven blijven liggen.
Bij consumenten rekent het abonnementsplatform meestal automatisch af. Maar een maaltijdboxbedrijf heeft ook aanpassingen die het platform niet ziet: een box die niet is bezorgd, een vergoeding voor een ontbrekend ingrediënt, een week die te laat werd overgeslagen en alsnog werd ingepakt. Bij zakelijke klanten komt daar een verzamelfactuur per maand bij, met meerdere ontvangers en soms een inkoopnummer. Als die aanpassingen via de klantenservice per mail worden doorgegeven, worden ze vergeten of dubbel verwerkt. Een klant die een vergoeding is beloofd, ziet die dan niet terug, en een zakelijke klant betaalt niet tot de factuur klopt.
Facturatiesoftware voor maaltijdboxbedrijven
Voorbeeld- 1
Boxen en aanpassingen verzamelen
AfgerondDe software zet per klant de geleverde boxen uit de inpak- en bezorgregistratie klaar, plus aanpassingen uit de klantenservice zoals vergoedingen voor ontbrekende onderdelen.
- 2
Afwijkingen nakijken
Nu bezigEen vergoeding zonder bijbehorende melding, een box die volgens de bezorgpartner niet is afgeleverd maar wel wordt gefactureerd, of een zakelijke ontvanger zonder inkoopnummer krijgt een markering.
- 3
Factuur en correctie versturen
VolgendeVoor consumenten gaat een creditering of correctie naar het abonnementsplatform, dat de volgende betaling aanpast.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Boxen en aanpassingen verzamelen
De software zet per klant de geleverde boxen uit de inpak- en bezorgregistratie klaar, plus aanpassingen uit de klantenservice zoals vergoedingen voor ontbrekende onderdelen. Overgeslagen weken komen uit het portaal. Elke aanpassing verwijst naar een specifieke box en een specifieke week.
Afwijkingen nakijken
Een vergoeding zonder bijbehorende melding, een box die volgens de bezorgpartner niet is afgeleverd maar wel wordt gefactureerd, of een zakelijke ontvanger zonder inkoopnummer krijgt een markering. Wie de facturatie doet, beoordeelt die en legt een besluit vast, zodat niets stilletjes wordt aangepast.
Factuur en correctie versturen
Voor consumenten gaat een creditering of correctie naar het abonnementsplatform, dat de volgende betaling aanpast. Zakelijke klanten krijgen een verzamelfactuur met regels per ontvanger en week en een betaallink, met automatische herinneringen en zichtbare betaalstatus. In beide gevallen blijft de onderbouwing terug te vinden bij de box.
Factureren vanuit dezelfde software.
Consumentenbetalingen blijven via het abonnementsplatform lopen; zakelijke facturen worden in deze software gemaakt en verstuurd. Vergoedingen worden nu vaak door de klantenservice in een spreadsheet bijgehouden; die maken plaats voor een vaste registratie per box. Bezorgstatussen komen van de bezorgpartner. De klantenservice blijft eigenaar van de beslissing of een vergoeding terecht is. De boekhouder kijkt mee of krijgt een export van facturen en btw.
Vergoeding als tegoed of terugbetaling
Een tegoed op de volgende box houdt de klant binnen en is eenvoudig te verwerken. Een terugbetaling is wat sommige klanten verwachten, zeker bij een opzegging. De software kan beide aan, maar het helpt om vooraf vast te leggen welke situatie welke vorm krijgt, zodat de klantenservice niet per geval hoeft te kiezen.
Zakelijk per ontvanger of één totaal
Een kantoor met boxen voor medewerkers op verschillende adressen wil soms per ontvanger een regel zien om intern te kunnen verdelen. Andere klanten willen alleen een totaal. Per ontvanger is transparanter, maar maakt de factuur lang. De keuze wordt per zakelijke klant vastgelegd. Een wijziging volgt de volgende periode.
Mislukte bezorging factureren of niet
Als een box niet kon worden afgeleverd omdat de klant niet thuis was en er geen afleverplek was opgegeven, kun je de box factureren of niet. Factureren is redelijk als de klant tekortschoot, niet factureren is klantvriendelijk. De software past de regel toe die je vooraf vastlegt.
Wat we voor je facturatie inrichten.
Regels voor vergoedingen, mislukte bezorgingen en zakelijke verzamelfacturen per ontvanger leggen we bij de start vast, met betaaltermijn, betaallink en herinneringen voor zakelijke klanten. De software verzamelt geleverde boxen en vergoedingen per klant, signaleert afwijkingen en geeft consumentencorrecties door aan het abonnementsplatform. Een gewone week en een box waarvoor zowel een vergoeding als een mislukte bezorging is gemeld, rekenen we samen na. De oude spreadsheet mag de eerste maand meelopen.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kan de klantenservice een vergoeding direct invoeren?
Ja, vanuit de melding van de klant. De vergoeding hangt aan de box en de week, met een reden. Daarna verwerkt de software hem in de volgende betaling of factuur. Een tweede vergoeding voor dezelfde box wordt gesignaleerd voordat hij doorgaat.
Hoe weten we of een box echt is bezorgd?
Als de bezorgpartner een status of afleverbewijs doorgeeft, gebruikt de software die. Zonder status ga je uit van bezorging, tenzij er een melding komt. Bij een geschil zie je het afleverbewijs bij de box. Dat is ook het gesprek waard.
Wat als een zakelijke klant een inkoopnummer per maand eist?
Dan wordt het inkoopnummer per maand vastgelegd bij die klant. De software zet het op de factuur en waarschuwt als er nog geen nummer is voor de lopende maand. Zo wordt een factuur niet geweigerd door de crediteurenadministratie van de klant.
Kunnen we kortingscodes en acties verwerken?
Kortingscodes voor consumenten worden meestal in het abonnementsplatform afgehandeld. Voor zakelijke klanten met een afgesproken korting legt de software die vast in de prijsafspraak. Zo komt elke korting op één plek binnen, en wordt er niet twee keer korting gegeven.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor maaltijdboxbedrijvenOffertesoftware voor maaltijdboxbedrijven die portiekosten, verpakking en inpakwerk per gerecht doorrekent, voor zakelijke afnemers, events of een nieuw boxformaat.
- Digitale werkbonnen voor maaltijdboxbedrijvenDigitale werkbonnen voor maaltijdboxbedrijven: een picklijst per menubox met gerechten, portiezakjes, receptkaarten en koeling, afgevinkt aan de inpaklijn.
- Website voor maaltijdboxbedrijvenEen website voor maaltijdboxbedrijven die het weekmenu, de boxformaten en de bezorgdagen per postcode zo laat zien dat een nieuwe abonnee weet wat hij krijgt voordat hij afsluit.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor maaltijdboxbedrijven: geleverde boxen, pauzes en vergoedingen als controleerbare facturen, met betaallink en herinneringen.
- Boxen en aanpassingen verzamelen
- Afwijkingen nakijken
- Factuur en correctie versturen