Voeding en speciaalzaken: Voorraadsoftware voor maaltijdboxbedrijven
Voorraadsoftware voor maaltijdboxbedrijven die ingrediënten, portiezakjes en koelverpakking bijhoudt met houdbaarheid, en reserveert wat nodig is voor de boxen van een bezorgdag.
Waar de voorraad bij maaltijdboxbedrijven gaat schuiven.
Een maaltijdboxbedrijf werkt met korte houdbaarheid. Verse kruiden, vis en zuivel moeten binnen een paar dagen weg, terwijl de exacte aantallen pas bekend zijn als de menukeuze sluit. Wie te veel inkoopt, gooit weg; wie te weinig heeft, moet vervangen of crediteren. Daarnaast is er voorraad die niet bederft maar wel opraakt: koelelementen, isolatiezakken en dozen per formaat. Vaak wordt op het moment van inpakken pas duidelijk dat een portiezakje op is of dat een partij kruiden over de datum is. De voorraad in de koelcel en het getal in de spreadsheet lopen dan al dagen uiteen.
Voorraadsoftware voor maaltijdboxbedrijven
Voorbeeld- 1
Ingrediënten per partij en datum
AfgerondElk ingrediënt komt binnen als partij met leverdatum en uiterste gebruiksdatum.
- 2
Reserveren voor een bezorgdag
Nu bezigZodra de menukeuze voor een bezorgdag sluit, reserveert het systeem ingrediënten en verpakking voor alle boxen van die dag.
- 3
Verbruik en derving registreren
VolgendeNa het inpakken boekt het systeem het werkelijke verbruik af op basis van de afgesloten picklijsten.
Van ontvangst tot gebruik.
Ingrediënten per partij en datum
Elk ingrediënt komt binnen als partij met leverdatum en uiterste gebruiksdatum. Portiezakjes die al zijn afgevuld krijgen een eigen voorraad per gerecht en datum. Koelverpakking en dozen worden per formaat geteld. Zo is per item zichtbaar wat er ligt en hoe lang het nog bruikbaar is.
Reserveren voor een bezorgdag
Zodra de menukeuze voor een bezorgdag sluit, reserveert het systeem ingrediënten en verpakking voor alle boxen van die dag. Het kiest partijen die het eerst verlopen. Is er een tekort, dan ziet de inkoper per ingrediënt hoeveel er mist en voor welke gerechten, nog voordat het inpakken begint.
Verbruik en derving registreren
Na het inpakken boekt het systeem het werkelijke verbruik af op basis van de afgesloten picklijsten. Wat over de datum gaat, wordt als derving geregistreerd met een reden. Bij een telling in de koelcel vergelijkt het systeem wat er hoort te liggen met wat er ligt, zodat verschillen niet weken blijven hangen.
Naast je inkoop en leveranciers.
Inkoop gebeurt vaak via bestellingen bij een paar vaste groothandels en lokale leveranciers, bijgehouden in een spreadsheet. De menuplanning bepaalt wat er nodig is per gerecht. De software wordt het ene voorraadoverzicht dat de menuplanning en de picklijsten gebruiken. Inkoop blijft eigenaar van leveranciers en bestellingen, productie van verbruik en derving. Koelelementen die retour komen van klanten kunnen worden meegeteld als je die inzamelt.
Inkopen op voorspelling of op definitieve keuze
Wie wacht tot de menukeuze sluit, koopt precies in maar heeft weinig tijd. Wie inkoopt op een voorspelling heeft ruimte, maar loopt risico op overschot. Een gangbare werkwijze is houdbare ingrediënten vroeg inkopen op voorspelling en verse producten pas na het sluiten van de keuze.
Portioneren vooraf of op de inpakdag
Ingrediënten vooraf in portiezakjes verdelen maakt de inpakdag sneller, maar legt voorraad vast in een vorm die je niet meer kunt gebruiken voor een ander gerecht. Portioneren op de inpakdag is flexibeler, maar vraagt meer handen. De keuze kan per ingrediënt verschillen: droge kruiden vooraf, vers vlees op de dag zelf.
Koelelementen inzamelen of eenmalig gebruiken
Koelelementen terugnemen spaart inkoop en past bij klanten die duurzaamheid belangrijk vinden, maar vraagt een retourproces en reiniging. Eenmalig gebruik is eenvoudiger, maar kost meer. Als je inzamelt, telt de voorraad ook wat er bij klanten ligt en naar verwachting terugkomt. Zo weet inkoop hoeveel er werkelijk bijgekocht moet worden.
Welke voorraad we vastleggen.
Ingrediënten per partij met datum, portiezakjes en koelverpakking worden bijgehouden, per bezorgdag gereserveerd en afgeboekt vanuit de picklijsten. De eerste telling van de koelcel doen we samen, zodat het beginsaldo per partij klopt. Daarna draaien we een normale menuweek en een week waarin een groothandel een ingrediënt niet levert. Bestelvoorstellen op basis van de voorspelde menukeuze en retour gekomen koelelementen bijhouden zet je aan wanneer je wilt.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kan het systeem waarschuwen voor ingrediënten die bijna verlopen?
Ja. Het overzicht toont partijen die binnenkort hun uiterste datum bereiken. De menuredactie kan daarop inspelen, bijvoorbeeld door een gerecht toe te voegen dat dat ingrediënt gebruikt. Zo wordt derving zichtbaar voordat het gebeurt. Inkoop ziet het ook.
Wat doen we met overgebleven portiezakjes na een inpakdag?
Overgebleven zakjes blijven in voorraad met hun datum. Passen ze nog bij een volgende bezorgdag, dan worden ze eerst gereserveerd. Zijn ze over de datum, dan boek je ze af als derving met de reden. Het overzicht laat zien welke gerechten vaak overschot geven.
Hoe houden we de koelcel bij zonder dagelijks alles te tellen?
Door gericht te tellen. Het systeem kan voorstellen welke items je telt, bijvoorbeeld die met de meeste afwijkingen of die met korte houdbaarheid. Een volledige telling is dan minder vaak nodig, terwijl de grootste risico's wel worden bewaakt.
Kunnen we zien welke leverancier de meeste derving veroorzaakt?
Als elke partij met leverancier wordt geregistreerd, kun je derving per leverancier vergelijken. Let wel op andere oorzaken, zoals een gerecht dat slecht werd gekozen. Het overzicht toont het verschil; de conclusie trek je zelf.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Digitale werkbonnen voor maaltijdboxbedrijvenDigitale werkbonnen voor maaltijdboxbedrijven: een picklijst per menubox met gerechten, portiezakjes, receptkaarten en koeling, afgevinkt aan de inpaklijn.
- Website voor maaltijdboxbedrijvenEen website voor maaltijdboxbedrijven die het weekmenu, de boxformaten en de bezorgdagen per postcode zo laat zien dat een nieuwe abonnee weet wat hij krijgt voordat hij afsluit.
- Aanvraagformulier voor maaltijdboxbedrijvenEen aanvraagformulier voor maaltijdboxbedrijven dat bij het afsluiten personen, dieetwensen, allergenen en bezorgdag uitvraagt, zodat de eerste box meteen klopt.
Weten wat er echt ligt.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Voorraadsoftware voor maaltijdboxbedrijven: ingrediënten, portiezakjes en koelverpakking met houdbaarheid, gereserveerd per bezorgdag en menuweek.
- Ingrediënten per partij en datum
- Reserveren voor een bezorgdag
- Verbruik en derving registreren