Reparatie en specialistische service: Facturatiesoftware voor instrumentreparateurs
Facturatiesoftware voor instrumentreparateurs die uitgevoerd afstelwerk, gebruikte onderdelen en het akkoord van de speler samenbrengt in een factuur die je eerst controleert en daarna met betaallink verstuurt.
Waar facturen bij instrumentreparateurs blijven liggen.
Instrumentreparateurs maken de rekening vaak bij het ophalen, terwijl de speler aan de toonbank staat. Dan moet iemand uit de bon halen wat er gedaan is, de onderdelen tellen en onthouden of de beoordeling nu wel of niet verrekend zou worden. Een extra kussen dat tijdens het werk nodig bleek, staat niet op het voorstel en wordt vergeten of zorgt voor een gesprek dat niemand wil. Bij muziekscholen gaat het anders: die willen één factuur per maand of per partij, met per instrument wat er is gedaan, maar dat moet nu met de hand bij elkaar gezocht worden uit losse bonnen.
Facturatiesoftware voor instrumentreparateurs
Voorbeeld- 1
Akkoord en uitvoering verzamelen
AfgerondBij een afgeronde reparatie zet de software het goedgekeurde voorstel, de werkregels van de instrumentkaart en de gebruikte onderdelen bij elkaar.
- 2
Afwijkingen beoordelen
Nu bezigWijkt het uitgevoerde werk af van het voorstel, dan zie je dat apart: een extra onderdeel zonder akkoord, een optie die niet is uitgevoerd, meer uren dan begroot.
- 3
Factuur met betaallink
VolgendeDe goedgekeurde factuur gaat met de juiste regels en klantgegevens naar de speler, met een betaallink voor wie niet aan de toonbank afrekent.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Akkoord en uitvoering verzamelen
Bij een afgeronde reparatie zet de software het goedgekeurde voorstel, de werkregels van de instrumentkaart en de gebruikte onderdelen bij elkaar. Een aanvulling waar de speler later akkoord op gaf, staat erbij met datum. Zo is elke regel terug te voeren op een keuze van de klant of op werk dat aantoonbaar is uitgevoerd.
Afwijkingen beoordelen
Wijkt het uitgevoerde werk af van het voorstel, dan zie je dat apart: een extra onderdeel zonder akkoord, een optie die niet is uitgevoerd, meer uren dan begroot. De eigenaar beslist per verschil of het op de rekening komt, wordt kwijtgescholden of eerst met de speler besproken. Pas daarna wordt de factuur definitief.
Factuur met betaallink
De goedgekeurde factuur gaat met de juiste regels en klantgegevens naar de speler, met een betaallink voor wie niet aan de toonbank afrekent. Voor muziekscholen worden reparaties per periode gebundeld, met per instrument een eigen regel. Herinneringen gaan automatisch en de betaalstatus staat bij de instrumentkaart.
Factureren vanuit dezelfde software.
De meeste instrumentreparateurs rekenen af via een kassasysteem in de winkel en maken grotere facturen, bijvoorbeeld voor scholen, in een apart boekhoudprogramma. In de software komt de factuur rechtstreeks uit de instrumentkaart, voor de losse speler en voor de school. Factuurnummers, btw en betaalstatus staan erbij, en de boekhouder kijkt mee of krijgt een export. De werkplaats is eigenaar van wat er gedaan en goedgekeurd is. Zo hoeft niemand regels over te typen en klopt de omzet per instrumentfamilie met wat de werkbank heeft gedaan.
Afrekenen bij ophalen of vooraf
Afrekenen bij ophalen is gebruikelijk, maar bij grote revisies vragen sommige werkplaatsen een deel vooraf, vooral als er dure onderdelen besteld worden. In de software leg je een aanbetaling vast, en die wordt bij de eindafrekening verrekend. Welke reparaties een aanbetaling krijgen, bepaal je zelf per soort werk of per bedrag.
Verzamelfactuur of per instrument
Een muziekschool wil liever één factuur per maand dan twintig losse bonnen, maar haar administratie moet per instrument kunnen zien wat er is gedaan. Een verzamelfactuur met een regel per instrument en een bijlage met de werkzaamheden lost beide op. Particulieren krijgen gewoon een factuur per reparatie.
Verschillen doorberekenen of laten vallen
Een extra kussen dat tijdens het werk nodig bleek, kost weinig en laat je misschien vallen voor de goede relatie. Een tweede barst die uren werk vraagt, wil je wel doorberekenen, maar dan met akkoord. De software dwingt geen keuze af, maar zorgt dat elk verschil zichtbaar wordt en niet stilletjes verdwijnt.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we voor je facturatie inrichten.
Klaar bij de start: je uurtarief, de lijst met onderdelen en de regel of de beoordeling wordt verrekend, zodat elke afgeronde reparatie een factuur oplevert met de verschillen ten opzichte van het voorstel zichtbaar, een betaallink en automatische herinneringen. Voordat het live gaat, nemen we samen een gewone afstelbeurt door die precies volgens voorstel verliep, en een revisie waarbij zonder akkoord een extra onderdeel nodig was. Verzamelfacturen voor muziekscholen en het verrekenen van aanbetalingen zet je aan wanneer je zover bent.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kunnen we nog iets aanpassen voor de factuur definitief is?
Ja. De factuur blijft een concept tot de eigenaar hem goedkeurt. Je kunt regels aanpassen, een korting geven of een verschil laten vallen. Elke aanpassing wordt bewaard met de reden, zodat later te zien is waarom de factuur afwijkt van wat de werkbank registreerde.
Wat als de speler een optie toch niet wilde?
Dan zie je bij de verschillen dat de optie wel is uitgevoerd maar het akkoord ontbreekt of is ingetrokken. Jij beslist of het op de rekening komt. Doordat het akkoord met datum bij de kaart staat, is het gesprek met de speler over feiten in plaats van herinneringen.
Gaat de verkoop van snaren aan de toonbank hier ook doorheen?
Nee, die blijft gewoon in het kassasysteem. Alleen snaren en onderdelen die bij een reparatie zijn gebruikt, komen op de factuur van die reparatie. De voorraad wordt wel voor beide bijgewerkt, zodat je geen dubbele afboeking krijgt en de telling per snarenset klopt.
Kunnen we per instrumentfamilie zien wat het oplevert?
Ja. Omdat elke factuurregel uit een instrumentkaart komt, weet je bij welk instrument hij hoort. In het rapport splits je de omzet daarna per familie of per soort werk, zonder achteraf losse bonnen te hoeven sorteren.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor instrumentreparateursOffertesoftware voor instrumentreparateurs die bevindingen aan de werkbank, afstelwerk en onderdeelkeuzes omzet in een helder reparatievoorstel waar de speler bewust ja of nee op zegt.
- Digitale werkbonnen voor instrumentreparateursDigitale werkbonnen voor instrumentreparateurs: een instrumentkaart per reparatie met onderzoek, gekozen werk, meetwaarden en foto's, die meegaat van inname tot het moment dat de speler het instrument weer bespeelt.
- Website voor instrumentreparateursEen website voor instrumentreparateurs die per instrumentfamilie uitlegt wat een afstelbeurt, revisie of reparatie inhoudt, zodat een muzikant al weet wat hij meebrengt en wat hij kan verwachten.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor instrumentreparateurs: afstelwerk en onderdelen van de instrumentkaart als factuur, verschillen zichtbaar, betaallink erbij.
- Akkoord en uitvoering verzamelen
- Afwijkingen beoordelen
- Factuur met betaallink