Reparatie en specialistische service: Facturatiesoftware voor naaimachineservicebedrijven
Facturatiesoftware voor naaimachineservicebedrijven die de factuur opstelt uit de servicekaart: uitgevoerde reparatie, gebruikte onderdelen en onderzoekskosten, getoetst aan wat de klant heeft geaccordeerd.
Waar facturen bij naaimachineservicebedrijven blijven liggen.
Aan de balie van een naaimachineservicebedrijf wordt bij het ophalen afgerekend op basis van wat op de bon staat. Daar ontbreekt soms een onderdeel dat de technicus wel heeft gebruikt, of staat juist een post die de klant niet had geaccordeerd. De onderzoekskosten worden de ene keer wel en de andere keer niet verrekend, afhankelijk van wie er achter de toonbank staat. Ateliers en scholen betalen op rekening, en hun factuur moet passen bij hun inkooporder of kostenplaats. Een garantiereparatie hoort geen factuur op te leveren, maar wel een registratie.
Facturatiesoftware voor naaimachineservicebedrijven
Voorbeeld- 1
Servicekaart en akkoord samenbrengen
AfgerondBij gereedmelding zet de software de geaccordeerde posten, de werkelijk gebruikte onderdelen en de geregistreerde arbeid van de servicekaart klaar voor de factuur.
- 2
Afwijkingen tegen akkoord beoordelen
Nu bezigWijkt het gebruik af van het akkoord, bijvoorbeeld een extra onderdeel zonder nieuw akkoord, dan markeert de software die regel.
- 3
Afrekenen bij ophalen of op rekening
VolgendeEen particulier krijgt de factuur met betaallink en betaalt vooraf of bij het ophalen.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Servicekaart en akkoord samenbrengen
Bij gereedmelding zet de software de geaccordeerde posten, de werkelijk gebruikte onderdelen en de geregistreerde arbeid van de servicekaart klaar voor de factuur. De afspraak over onderzoekskosten en een eventuele garantie gaat mee. Per machine zie je in één oogopslag wat er gefactureerd hoort te worden.
Afwijkingen tegen akkoord beoordelen
Wijkt het gebruik af van het akkoord, bijvoorbeeld een extra onderdeel zonder nieuw akkoord, dan markeert de software die regel. De werkplaatsverantwoordelijke beslist of het alsnog wordt gerekend, kosteloos meegaat of eerst met de klant wordt besproken. Bij garantie wordt de reparatie vastgelegd zonder factuurregel.
Afrekenen bij ophalen of op rekening
Een particulier krijgt de factuur met betaallink en betaalt vooraf of bij het ophalen. Ateliers en scholen krijgen een factuur op rekening met inkoopordernummer en machinegegevens, en loopt de termijn af, dan gaat de herinnering vanzelf. De balie ziet per machine of er al betaald is.
Factureren vanuit dezelfde software.
Nu wordt er afgerekend in het kassasysteem van de winkel en gaan facturen op rekening via een apart boekhoudprogramma. In de software staan servicekaart, akkoord en factuur bij elkaar, zodat niemand bedragen hoeft over te nemen. Tarieven voor onderzoek en arbeid komen uit dezelfde lijst als de voorstellen. De winkelkassa blijft voor naalden en garen, en je boekhouder kijkt mee of krijgt een export. De werkplaats is eigenaar van wat er is gedaan, de balie van wat er wordt gerekend en ontvangen.
Afrekenen bij ophalen of vooraf betalen
Afrekenen bij ophalen is gebruikelijk en geeft de klant de kans het proefstiksel te zien. Vooraf online betalen maakt het ophalen sneller en voorkomt machines die nooit worden opgehaald. Voor kleine reparaties kan het eerste prima, voor dure reparaties of opgestuurde machines is vooraf betalen vaak praktischer.
Onderzoekskosten altijd apart tonen
Onderzoekskosten apart tonen maakt duidelijk waarvoor de klant betaalt, ook als ze worden verrekend met de reparatie. Ze wegstoppen in de reparatieprijs is eenvoudiger, maar maakt het lastig uit te leggen waarom iemand die niet laat repareren toch moet betalen. Transparant zijn voorkomt discussie aan de balie.
Garantie registreren of gewoon niets rekenen
Gewoon niets rekenen is snel, maar dan is later niet te zien hoeveel garantiewerk er wordt gedaan en op welke reparaties. Een registratie met nulbedrag en reden maakt zichtbaar welke reparaties vaak terugkomen. Dat helpt bij het verbeteren van de werkwijze en bij gesprekken met leveranciers over onderdelen.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we voor je facturatie inrichten.
Bij de start zetten we je tarieven voor onderzoek en arbeid, de regel voor verrekening van onderzoekskosten en de garantietermijn in de facturatie, met betaallink en automatische herinneringen. Voordat het live gaat, nemen we samen een gewone reparatie door die bij het ophalen wordt betaald, en een garantieklacht op een eerdere reparatie waarbij ook een nieuw onderdeel nodig is. Een verzamelfactuur per maand voor ateliers en scholen, en vooraf betalen voor opgestuurde machines, zet je aan wanneer je zover bent.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Hoe gaan we om met onderzoekskosten als de klant niet laat repareren?
Dan maakt de software een factuur met alleen de onderzoekskosten, eventueel met een korte uitleg van de bevindingen. De klant betaalt bij het ophalen van de onherstelde machine of vooraf via de betaallink. Zo is helder waarvoor betaald wordt, ook als er geen reparatie is uitgevoerd.
Kunnen bedrijfsklanten één factuur per maand krijgen?
Ja. Reparaties voor een atelier of school worden dan verzameld en aan het eind van de periode als één factuur aangeboden, met per machine een regel en verwijzing naar de servicekaart. Dat sluit vaak beter aan op hoe zulke klanten hun inkoop regelen.
Wat als een technicus een onderdeel vergeet te registreren?
Dan klopt de voorraad niet en mist er een regel op de factuur. De software vangt dat deels op door bij gereedmelding te vragen of alle onderdelen zijn vastgelegd. Bij de wekelijkse voorraadcontrole komen afwijkingen alsnog naar boven.
Moeten we ons kassasysteem vervangen?
Nee. De winkelkassa blijft voor de verkoop van naalden, garen en accessoires. Reparaties reken je af met de factuur uit de software, via de betaallink of aan de balie, en de betaalstatus staat direct bij de servicekaart. Je boekhouder krijgt een export of kijkt mee.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor naaimachineservicebedrijvenOffertesoftware voor naaimachineservicebedrijven die onderzoekstijd, arbeid en onderdelen per machine in één voorstel zet, zodat de klant na de diagnose bewust kiest voor reparatie of niet.
- Digitale werkbonnen voor naaimachineservicebedrijvenDigitale werkbonnen voor naaimachineservicebedrijven die per machine bevindingen, vervangen delen en het proefstiksel vastleggen, zodat de klant en de volgende technicus zien wat er is gedaan.
- Website voor naaimachineservicebedrijvenEen website voor naaimachineservicebedrijven die per machinetype uitlegt wat een onderhoudsbeurt, afstelling of reparatie inhoudt, zodat een eigenaar vooraf weet wat hij kan verwachten.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor naaimachineservice: de factuur volgt uit servicekaart en akkoord, met betaallink, automatische herinneringen en betaalstatus.
- Servicekaart en akkoord samenbrengen
- Afwijkingen tegen akkoord beoordelen
- Afrekenen bij ophalen of op rekening