Voeding en speciaalzaken: Facturatiesoftware voor notenwinkels
Facturatiesoftware voor notenwinkels die verpakte gewichten, mengwerk en verpakking van afgetekende opdrachten omzet in een controleerbare factuur met betaallink.
Waar facturen bij notenwinkels blijven liggen.
Bij een notenwinkel verschilt wat er gefactureerd moet worden vaak van wat er in de offerte stond. De klant bestelde honderd zakjes van tweehonderd gram, maar er zijn er honderdvijf gemaakt omdat er extra waren gevraagd, of een soort is vervangen door een duurdere. Wie aan het eind van de maand de facturen maakt, zoekt in mengkaarten, mails en pakbonnen naar wat er werkelijk is geleverd. Mengwerk en extra verpakking, zoals een lint of kaartje dat er later bij kwam, worden makkelijk vergeten. En als de factuur eindelijk de deur uit is, houdt niemand bij wie er nog moet betalen.
Facturatiesoftware voor notenwinkels
Voorbeeld- 1
Werkelijke gegevens bijeenbrengen
AfgerondNa het aftekenen van een opdracht zet de software het verpakte aantal, het gewicht per zak, de gebruikte verpakking en eventueel extra mengwerk of etikettering klaar voor de factuur.
- 2
Verschil met offerte beoordelen
Nu bezigDe medewerker ziet waar het geleverde afwijkt van het voorstel: meer zakjes, een andere noot of extra verpakking.
- 3
Factuur versturen
VolgendeDe goedgekeurde factuur gaat naar de klant met regels per mix, verpakking en extra werk, het inkoopordernummer als dat is vastgelegd, en een betaallink.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Werkelijke gegevens bijeenbrengen
Na het aftekenen van een opdracht zet de software het verpakte aantal, het gewicht per zak, de gebruikte verpakking en eventueel extra mengwerk of etikettering klaar voor de factuur. Ook leveringskosten en de afgesproken prijs uit het geaccepteerde voorstel komen erbij. Zo ontstaat één overzicht per opdracht.
Verschil met offerte beoordelen
De medewerker ziet waar het geleverde afwijkt van het voorstel: meer zakjes, een andere noot of extra verpakking. Per afwijking kiest hij of die wordt doorberekend, en zo ja tegen welk tarief. Een korte notitie verklaart de keuze voor wie later terugkijkt.
Factuur versturen
De goedgekeurde factuur gaat naar de klant met regels per mix, verpakking en extra werk, het inkoopordernummer als dat is vastgelegd, en een betaallink. Herinneringen gaan automatisch en de betaalstatus staat bij de opdracht. Toonbankverkoop blijft via de kassa lopen en komt niet op deze facturen.
Factureren vanuit dezelfde software.
Toonbankverkoop loopt via de kassa en blijft daar. Voor zakelijke opdrachten zijn de mengkaarten en geaccepteerde voorstellen in dezelfde software de bron voor wat er geleverd is. Klanten met een inkoopordernummer krijgen dat nummer automatisch op de factuur, mits het bij de aanvraag of het akkoord is vastgelegd. De boekhouder houdt btw en debiteuren bij door mee te kijken of een export te gebruiken.
Factureren op offerte of op levering
Factureren op de geaccepteerde offerte is eenvoudig en voorspelbaar voor de klant. Factureren op werkelijke levering is eerlijker als er vaak extra zakjes of vervangingen zijn. Veel winkels kiezen offerte als basis en factureren alleen afwijkingen boven een afgesproken grens. Die grens leg je per klant vast, zodat niemand bij elke factuur opnieuw hoeft te twijfelen.
Per levering of verzamelfactuur
Een hotel dat elke week noten afneemt, wil liever één factuur per maand dan vier losse. Voor een eenmalig relatiegeschenk is een factuur per levering logischer. De software onthoudt per klant welke vorm is afgesproken. Bij een verzamelfactuur staat elke levering als eigen blok met datum en afleveradres, zodat de klant het makkelijk kan controleren tegen zijn ontvangsten.
Mengwerk apart of in de prijs
Bij een vaste mix zit het mengen meestal in de kiloprijs. Bij maatwerk of een eigen etiket is een aparte regel voor mengwerk duidelijker, omdat de klant ziet waarvoor hij betaalt. Het is een keuze in presentatie die bij de offerte al vastligt. De factuur volgt gewoon wat daar is afgesproken.
Wat we voor je facturatie inrichten.
Per zakelijke klant staan bij de start de betaaltermijn, de grens waarboven afwijkingen worden doorberekend en de keuze tussen factuur per levering of per maand klaar. Afgetekende opdrachten komen als factuurregels naast de offerte, en na beoordeling gaat de factuur met betaallink weg. Een levering die precies volgens offerte is verpakt en een met extra zakjes en een vervangen noot rekenen we samen na. Herinneringen en het btw-tarief per regel staan direct goed.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Komt de toonbankverkoop ook op deze facturen?
Nee. Toonbankverkoop loopt via de kassa en is daar al afgerekend. Deze facturatie gaat over zakelijke opdrachten met een offerte en mengkaart, zodat de twee stromen niet dubbelen. Wil je beide in één overzicht zien, dan toont het dashboard ze naast elkaar.
Wat als een klant minder zakjes ontvangt dan besteld?
Dan blijkt dat uit het verpakte aantal op de mengkaart. De software toont het verschil en de medewerker beslist of er minder gefactureerd wordt of dat het tekort nog wordt nageleverd. Die keuze staat bij de opdracht genoteerd.
Kunnen we btw op noten en verpakking verschillend behandelen?
Ja. Elke factuurregel krijgt het btw-tarief dat bij het artikel hoort, dus noten en verpakking kunnen verschillen. Welk tarief geldt, bepaal je samen met je boekhouder; bij de start zetten we het zo in de software, en de boekhouder ziet het terug in het btw-overzicht.
Moeten we alle facturen voortaan uit opdrachten maken?
Nee. Een losse factuur die niet uit een opdracht voortkomt, maak je gewoon handmatig in dezelfde software, net als een creditnota. Het opbouwen uit opdrachten is bedoeld voor werk waar een mengkaart en offerte bij horen, omdat daar de meeste fouten ontstaan.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor notenwinkelsOffertesoftware voor notenwinkels die grondstofprijs, brandverlies, verpakking en inpakwerk optelt tot een voorstel dat klopt, ook als de prijs van een noot verandert.
- Digitale werkbonnen voor notenwinkelsDigitale werkbonnen voor notenwinkels in de vorm van een mengkaart: receptverhouding, afgewogen partijen en verpakking per opdracht, afgetekend door wie heeft gemengd.
- Website voor notenwinkelsEen website voor notenwinkels die laat zien welke noten vers gebrand zijn, welke mixen vast in het assortiment zitten en hoe een cadeauverpakking voor bedrijven wordt samengesteld.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor notenwinkels: facturen uit verpakte gewichten, mengwerk en verpakking van afgetekende opdrachten, met betaallink en herinneringen.
- Werkelijke gegevens bijeenbrengen
- Verschil met offerte beoordelen
- Factuur versturen