Ontwerp en creatieve productie: Facturatiesoftware voor podcaststudio’s
Facturatiesoftware voor podcaststudio’s die opname-uren en goedgekeurde afleveringen uit de planning op een factuur zet, zodat alleen afgerond werk wordt gefactureerd en betaald.
Waar facturen bij podcaststudio’s blijven liggen.
Aan het eind van de maand zoeken podcaststudio’s bij elkaar wat er gefactureerd moet worden. De opname-uren staan in de agenda, de montage-uren bij de editor en de goedgekeurde afleveringen in mails. Een opname liep een half uur uit, maar staat in de agenda nog op de geplande tijd. Een aflevering is opgenomen maar nog niet goedgekeurd: factureer je die al of wacht je? Bij reeksen met een seizoensafspraak moet per maand worden bijgehouden hoeveel afleveringen al zijn afgerekend. Extra luisterrondes worden vergeten of juist dubbel gerekend. De factuur gaat te laat de deur uit, de opdrachtgever vraagt waar een regel vandaan komt en niemand weet of hij al betaald heeft.
Facturatiesoftware voor podcaststudio’s
Voorbeeld- 1
Afleveringen en uren verzamelen
AfgerondPer opdrachtgever staan de opname-uren uit de planning, de werkelijke opnameduur van de technicus, de montagestatus en het aantal luisterrondes al in de software.
- 2
Verschillen met offerte beoordelen
Nu bezigDe factuur wordt naast de offerte gelegd.
- 3
Versturen en betaling volgen
VolgendeNa beoordeling gaat de factuur met een betaallink naar de opdrachtgever.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Afleveringen en uren verzamelen
Per opdrachtgever staan de opname-uren uit de planning, de werkelijke opnameduur van de technicus, de montagestatus en het aantal luisterrondes al in de software. Per aflevering is zo vastgelegd wat er is gedaan en of hij goedgekeurd is. Ruimteverhuur zonder technicus komt als eigen regel mee.
Verschillen met offerte beoordelen
De factuur wordt naast de offerte gelegd. Een opname die langer duurde dan de afgesproken maximale duur, een extra luisterronde of een aflevering die buiten de reeks valt, wordt gemarkeerd. De studiomanager beslist per verschil of het wordt doorberekend, en die keuze blijft bewaard bij de regel.
Versturen en betaling volgen
Na beoordeling gaat de factuur met een betaallink naar de opdrachtgever. Elke regel verwijst naar de aflevering en de datum, zodat hij ziet waarvoor hij betaalt. Herinneringen gaan automatisch, de betaalstatus staat bij de opdrachtgever, en wat nog niet goedgekeurd is blijft staan voor de volgende factuur.
Factureren vanuit dezelfde software.
Podcaststudio’s factureren meestal vanuit een boekhoudpakket, met regels die met de hand worden overgenomen uit de agenda en de mail. Hier staan planning, afleveringskaarten, offerte en factuur in dezelfde software, dus dat overtypen vervalt. De studio blijft eigenaar van tarieven en offertes. Bij de start leggen we vast of een factuur na beoordeling meteen vertrekt of eerst nog langs de studiomanager gaat. De boekhouder krijgt toegang of een export met btw-overzicht.
Bij opname of bij goedkeuring factureren
Factureren bij opname geeft de studio sneller geld binnen, maar maakt het lastig als de opdrachtgever de montage nog wil aanpassen. Factureren bij goedkeuring sluit aan bij het moment dat de opdrachtgever tevreden is, maar laat afleveringen soms lang openstaan. Een tussenvorm is de opname-uren direct factureren en de montage na goedkeuring.
Per aflevering of maandelijks verzamelen
Een factuur per aflevering is overzichtelijk voor kleine makers. Bedrijven met een reeks hebben liever één maandfactuur met alle afleveringen erop. In de software kies je dat per opdrachtgever, zodat een vaste opdrachtgever een verzamelfactuur krijgt en een eenmalige maker een factuur direct na oplevering van zijn aflevering.
Seizoensafspraak vooraf of achteraf
Bij een seizoensafspraak kan de studio een deel vooraf factureren en de rest per aflevering, of alles achteraf per geproduceerde aflevering. Vooraf geeft zekerheid, maar vraagt een verrekening als het seizoen eerder stopt. De software houdt bij hoeveel afleveringen al zijn afgerekend tegenover wat er geproduceerd is.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we voor je facturatie inrichten.
Opname-uren en goedgekeurde afleveringen per opdrachtgever komen vanaf de start vanzelf klaar te staan voor de factuur, vergeleken met de offerte en voorzien van een betaallink. Samen factureren we een gewone maand en een uitzondering: een reeks waarin één aflevering na goedkeuring toch opnieuw gemonteerd moest worden. Verzamelfacturen per opdrachtgever en de verrekening van seizoensafspraken die halverwege worden aangepast of beëindigd, zet je aan wanneer die situatie zich voordoet.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Hoe krijgt onze boekhouder de facturen te zien?
De boekhouder kan meekijken in de facturen, de betaalstatus en het btw-overzicht, of krijgt periodiek een export die hij in zijn eigen administratie inleest. Facturen worden niet in een ander pakket opnieuw gemaakt: ze ontstaan in dezelfde software als de planning en de afleveringen.
Hoe gaan we om met een aflevering die niet wordt goedgekeurd?
Een aflevering zonder akkoord blijft openstaan en verschijnt niet op de factuur, behalve als je hebt afgesproken dat opname-uren los worden gefactureerd. De studiomanager ziet welke afleveringen wachten, zodat hij kan navragen waar het akkoord blijft.
Kan de opdrachtgever zien waar een factuurregel vandaan komt?
Ja. Elke regel noemt de aflevering, de datum en wat er is gedaan, zoals opname, montage of een extra luisterronde. Is de opdrachtgever ook in het klantportaal actief, dan staat dezelfde informatie daar bij de aflevering.
Wordt een uitloop automatisch doorberekend?
Nee. Een uitloop boven de afgesproken maximale duur verschijnt als voorstel, niet als vaste regel. De studiomanager beslist of hij doorberekend wordt. Zo voorkom je dat een kleine uitloop bij een vaste opdrachtgever automatisch op de factuur komt.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor podcaststudio’sOffertesoftware voor podcaststudio’s die studio-uren, technicus en montageniveau per aflevering doorrekent, zodat een voorstel voor een reeks laat zien waar de kosten zitten.
- Digitale werkbonnen voor podcaststudio’sDigitale werkbonnen voor podcaststudio’s: een afleveringskaart die opname, montagestatus en goedkeuring per aflevering bijhoudt, van eerste take tot gepubliceerde versie.
- Website voor podcaststudio’sEen website voor podcaststudio’s die opnamepakketten, ruimtes en montagevormen zo beschrijft dat een maker vooraf ziet welk pakket bij zijn format en gastenrij past.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor podcaststudio’s: opname-uren en afgemonteerde afleveringen op een factuur met betaallink, gecontroleerd tegen de offerte.
- Afleveringen en uren verzamelen
- Verschillen met offerte beoordelen
- Versturen en betaling volgen