Ontwerp en creatieve productie: Facturatiesoftware voor productontwerpstudio’s
Facturatiesoftware voor productontwerpstudio’s die afgeronde ontwerpfases, doorbelaste prototypekosten en meerwerk uit het traject op een controleerbare factuur met betaallink zet.
Waar facturen bij productontwerpstudio’s blijven liggen.
Productontwerpstudio’s factureren meestal per fase, maar wat er in een fase is gebeurd, wijkt vaak af van de offerte. Er kwam een extra concept bij, een prototype moest opnieuw omdat het eerste materiaal niet voldeed, of de opdrachtgever vroeg halverwege om een extra variant. De ontwerpuren staan in een urenregistratie, de prototypekosten in inkoopfacturen van leveranciers en het meerwerk in mails. Bij het opstellen van de factuur moet iemand die bronnen bij elkaar zoeken. Daarbij wordt een doorbelaste inkoopfactuur makkelijk vergeten, of komt er een fase op de factuur die de opdrachtgever nog niet formeel heeft afgesloten. Dat leidt tot vragen, vertraagde betaling en soms gemiste omzet.
Facturatiesoftware voor productontwerpstudio’s
Voorbeeld- 1
Afgesloten fase als grondslag
AfgerondZodra een fase is afgesloten met een besluit van de opdrachtgever, staat in de software wat bij die fase hoort: het afgesproken fasebedrag of de bestede uren, de prototypes die zijn gemaakt en het meerwerk dat is aangevraagd.
- 2
Kosten en meerwerk vergelijken
Nu bezigDe factuur zet de werkelijke kosten naast de offerte.
- 3
Factuur versturen, nakomers volgen
VolgendeNa beoordeling gaat de factuur met betaallink naar de opdrachtgever, met regels per fase, prototype en meerwerk.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Afgesloten fase als grondslag
Zodra een fase is afgesloten met een besluit van de opdrachtgever, staat in de software wat bij die fase hoort: het afgesproken fasebedrag of de bestede uren, de prototypes die zijn gemaakt en het meerwerk dat is aangevraagd. Een fase zonder besluit komt niet in aanmerking voor facturatie.
Kosten en meerwerk vergelijken
De factuur zet de werkelijke kosten naast de offerte. Doorbelaste prototypekosten hangen aan de inkoopfactuur van de leverancier. Meerwerk staat apart met datum en verwijzing naar het verzoek. De projectleider ziet zo wat er afwijkt en beslist per regel of hij die doorbelast, aanpast of laat vallen.
Factuur versturen, nakomers volgen
Na beoordeling gaat de factuur met betaallink naar de opdrachtgever, met regels per fase, prototype en meerwerk. Herinneringen gaan automatisch en de betaalstatus staat bij het traject. Komt er later nog een inkoopfactuur binnen voor een prototype uit een afgesloten fase, dan verschijnt die als na te factureren post.
Factureren vanuit dezelfde software.
Productontwerpstudio’s werken meestal met een boekhoudpakket, een urenregistratie en inkoopfacturen die per mail binnenkomen. Hier staan uren, fasebesluiten, prototypes, meerwerk en de factuur in dezelfde software. De projectleider is eigenaar van de factuur en ziet per fase wat betaald is. Inkoopfacturen van prototypebouwers worden aan het juiste prototype gehangen, zodat doorbelasting niet afhangt van iemand die zich herinnert waarvoor een factuur was. De boekhouder kijkt mee of krijgt een export.
Factureren bij fasebesluit of op vaste momenten
Factureren bij elk fasebesluit sluit aan bij het werk, maar geeft een onregelmatige geldstroom als een opdrachtgever lang over een besluit doet. Vaste maandelijkse termijnen zijn voorspelbaarder, maar laten het werk en de factuur uit elkaar lopen. Sommige studio's combineren beide: maandelijks de uren, bij fasebesluit de afsluitende afrekening.
Prototypekosten direct of bij fase-afronding
Prototypekosten direct doorbelasten voorkomt dat de studio lang voorfinanciert, vooral bij dure gietdelen of een kleine voorserie. Bundelen bij fase-afronding geeft minder facturen en een overzichtelijker beeld. Bij grote externe kosten kiezen veel studio's voor directe doorbelasting, kleinere posten gaan mee bij de fase. Dat spreek je per opdrachtgever af.
Meerwerk apart of binnen de fase
Meerwerk apart factureren maakt zichtbaar dat er buiten de oorspronkelijke opdracht is gewerkt, wat bij een volgende offerte helpt. Het binnen de fase verwerken houdt de relatie soepel, maar maskeert dat de scope groeit. Een apart blok binnen dezelfde factuur is vaak het beste van beide.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we voor je facturatie inrichten.
Bij de start staan je fases met fasebedragen of uurtarieven klaar, met de regel dat alleen een afgesloten fase factureerbaar is en met per prototype een plek voor de inkoopfactuur. Zo komen fase, doorbelaste kosten en meerwerk samen op de factuur, naast de offerte. We factureren samen een fase die volgens plan verliep en een fase waarin een prototype opnieuw moest. Termijnfacturatie en signalen bij nagekomen inkoopfacturen zet je aan wanneer nodig.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kunnen we facturen alleen versturen na een formeel fasebesluit?
Ja, dat is precies het uitgangspunt. Een fase komt pas in aanmerking voor facturatie als de opdrachtgever een besluit heeft vastgelegd. Wil je toch eerder factureren, bijvoorbeeld een voorschot, dan stel je dat apart in, los van het fasebesluit.
Hoe koppelen we inkoopfacturen aan het juiste prototype?
Bij binnenkomst van een inkoopfactuur kies je het prototype waar hij bij hoort, of de software stelt er een voor op basis van leverancier en bestelling. Daarna verschijnt hij als regel op de factuur van de bijbehorende fase. Zo gaat er geen doorbelasting verloren.
Wat als een prototype mislukt door een fout van de studio?
Dan markeer je de kosten als niet door te belasten, met een korte reden. Ze blijven zichtbaar in het project, zodat je achteraf ziet wat zo'n fout kostte. Op de factuur aan de opdrachtgever verschijnen ze niet.
Hoe weten we welke fasefacturen nog openstaan?
Elke factuur heeft een betaallink en een betaalstatus, zichtbaar per fase en per opdrachtgever. Blijft een betaling uit, dan gaan herinneringen automatisch. De boekhouder kan meekijken of krijgt een export met het btw-overzicht, dus voor hem verandert er weinig.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor productontwerpstudio’sOffertesoftware voor productontwerpstudio’s die ontwerpfases, beslismomenten en prototypekosten apart begroot, zodat een opdrachtgever per fase kan beslissen of hij verdergaat.
- Digitale werkbonnen voor productontwerpstudio’sDigitale werkbonnen voor productontwerpstudio’s in de vorm van een prototypekaart met wijzigingslog, zodat elke aanpassing aan een prototype terugkomt in de specificatie en het ontwerpbestand.
- Website voor productontwerpstudio’sEen website voor productontwerpstudio’s die uitlegt welke ontwerpdiensten en prototypevormen er zijn, wanneer je welke inzet en wat een opdrachtgever moet weten voordat het eerste gesprek plaatsvindt.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor productontwerpstudio’s: afgeronde ontwerpfases, prototypekosten en meerwerk uit het traject op één factuur met betaallink.
- Afgesloten fase als grondslag
- Kosten en meerwerk vergelijken
- Factuur versturen, nakomers volgen