Voeding en speciaalzaken: Facturatiesoftware voor sapproducenten
Facturatiesoftware voor sapproducenten die afgevulde flessen, etiketwerk, retouren en leveringen per afnemer omzet in een factuur die te controleren is en met een betaallink vertrekt.
Waar facturen bij sapproducenten blijven liggen.
Sapproducenten leveren vaak elke week aan dezelfde afnemers, met aantallen die per keer verschillen. De afroep zei veertig flessen, maar er gingen er achtendertig mee omdat er net te weinig was gebotteld, of de chauffeur nam lege kratten en een paar flessen met een beschadigd etiket retour. Bij eigen etiketten komen daar ontwerp- en drukkosten bij die maar één keer gefactureerd mogen worden. Wie aan het eind van de maand factureert, moet pakbonnen, afroepen en notities van de chauffeur naast elkaar leggen. Fouten leiden tot creditnota's, ergernis bij de afnemer en betalingen die blijven liggen tot alles is uitgezocht.
Facturatiesoftware voor sapproducenten
Voorbeeld- 1
Leveringen en retouren verzamelen
AfgerondNa elke levering zet de software het werkelijk geleverde aantal flessen per recept en formaat klaar, met de retouren en hun reden en eventueel teruggenomen kratten of flessen.
- 2
Verschillen en eenmalige posten beoordelen
Nu bezigDe medewerker ziet waar het geleverde afwijkt van de afroep en welke eenmalige posten openstaan, zoals ontwerp of drukvoorbereiding voor een eigen etiket.
- 3
Factuur versturen en betaling volgen
VolgendeDe goedgekeurde factuur gaat per levering of als verzamelfactuur per periode naar de afnemer, met een betaallink.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Leveringen en retouren verzamelen
Na elke levering zet de software het werkelijk geleverde aantal flessen per recept en formaat klaar, met de retouren en hun reden en eventueel teruggenomen kratten of flessen. De prijs komt uit de raamafspraak of het geaccepteerde voorstel. Zo ontstaat per levering een overzicht dat aansluit op wat de afnemer heeft ontvangen.
Verschillen en eenmalige posten beoordelen
De medewerker ziet waar het geleverde afwijkt van de afroep en welke eenmalige posten openstaan, zoals ontwerp of drukvoorbereiding voor een eigen etiket. Hij beslist per verschil of het wordt gefactureerd, gecrediteerd of verrekend met de volgende levering. Een korte notitie maakt de keuze later navolgbaar.
Factuur versturen en betaling volgen
De goedgekeurde factuur gaat per levering of als verzamelfactuur per periode naar de afnemer, met een betaallink. Herinneringen gaan vanzelf en de betaalstatus staat per afnemer. Eenmalige etiketkosten worden gemarkeerd als gefactureerd, zodat ze niet nog een keer op een factuur verschijnen.
Factureren vanuit dezelfde software.
Leveringen komen uit de afleverregistratie van de chauffeur, prijzen uit raamafspraken en voorstellen, en beide staan al in dezelfde software. Daar ontstaan ook de facturen, de herinneringen en het overzicht van wie nog moet betalen. Als je met statiegeld of retourkratten werkt, komt dat als apart artikel op de factuur volgens de afspraak die met de boekhouder is gemaakt. De boekhouder kijkt mee of krijgt een export met facturen en btw.
Per levering of verzamelfactuur
Een café met een wekelijkse levering heeft liever één factuur per maand. Een evenement met een eenmalige levering krijgt meteen een factuur. Een verzamelfactuur bespaart werk aan beide kanten, maar maakt fouten pas aan het eind van de maand zichtbaar. Per afnemer leg je vast welke vorm geldt, zodat niemand daar elke keer over hoeft na te denken.
Retouren crediteren of verrekenen
Een retour kan als creditregel op de volgende factuur komen of direct als creditnota worden verstuurd. Verrekenen is eenvoudiger voor vaste afnemers, een losse creditnota is duidelijker voor de boekhouding van de afnemer. Het hangt ook af van hoe vaak retouren voorkomen en hoe groot ze zijn.
Etiketkosten vooraf of bij eerste levering
Ontwerp en drukvoorbereiding kunnen vooraf worden gefactureerd, nog voordat er sap is geleverd, of bij de eerste levering. Vooraf geeft zekerheid als een afnemer afhaakt na het ontwerp. Bij de eerste levering is vriendelijker voor nieuwe relaties. De keuze ligt al vast in het voorstel en de software volgt die.
Wat we voor je facturatie inrichten.
Per afnemer leggen we bij de start vast of er per levering of per periode wordt gefactureerd, hoe retouren worden verwerkt en welke prijzen gelden, met betaallink en automatische herinneringen. Geleverde aantallen en retouren komen naast de afroep, eenmalige etiketposten worden apart gevolgd. We rekenen samen een gewone maand voor een vaste afnemer na, en een levering met minder flessen dan afgeroepen plus een retour van beschadigde etiketten. Statiegeld verrekenen zet je aan wanneer nodig.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Hoe weet de software hoeveel flessen er werkelijk zijn geleverd?
Uit de afleverregistratie van de chauffeur. Wordt er bij aflevering een aantal aangepast, dan legt de chauffeur dat vast met een reden. Dat aangepaste aantal is de basis voor de factuur, niet de oorspronkelijke afroep.
Kunnen we afspraken per afnemer verschillend instellen?
Ja. Per afnemer leg je vast of er per levering of per periode wordt gefactureerd, hoe retouren worden verwerkt en of er afwijkende prijzen gelden. De software past die afspraken toe bij elke factuur, zodat de medewerker ze niet hoeft te onthouden.
Wat als een eigen etiket wordt aangepast na de eerste levering?
Een nieuwe ontwerpronde kan als nieuwe eenmalige post worden toegevoegd, als dat in de afspraak staat. De software laat zien welke ontwerpkosten al zijn gefactureerd en welke nieuw zijn. Zo krijgt de afnemer geen dubbele kosten en mis je geen extra werk.
Wat doet onze boekhouder dan nog?
De boekhouder blijft verantwoordelijk voor de btw-aangifte en de jaarcijfers. Facturen, herinneringen en betalingen staan in de software; de boekhouder kijkt daar mee of krijgt een export, met de onderbouwing uit leveringen en afspraken erbij. Zoeken in pakbonnen is niet meer nodig.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor sapproducentenOffertesoftware voor sapproducenten die fruitopbrengst, flessen, etiketten en bottelkosten per recept doorrekent, zodat een prijs per fles klopt bij elk formaat.
- Digitale werkbonnen voor sapproducentenDigitale werkbonnen voor sapproducenten in de vorm van een batchkaart: recept, fruitpartijen, persdatum, gebottelde aantallen en controles samen bij één productiebatch.
- Website voor sapproducentenEen website voor sapproducenten die recepten, flesformaten en houdbaarheid zo uitlegt dat horeca, winkels en bedrijven weten wat ze kunnen afnemen en hoe ze bestellen.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor sapproducenten: facturen uit geleverde flessen, etiketwerk en retouren per afnemer, met betaallink, herinneringen en betaalstatus.
- Leveringen en retouren verzamelen
- Verschillen en eenmalige posten beoordelen
- Factuur versturen en betaling volgen