Voeding en speciaalzaken: Klantportaal voor sapproducenten
Een klantportaal voor sapproducenten waarin afnemers etiketontwerpen goedkeuren, afroeporders plaatsen en wijzigen en leveringen volgen, zonder heen en weer bellen.
Wat klanten van sapproducenten zelf willen zien.
Vaste afnemers van een sapproducent, zoals cafés, hotels en speciaalzaken, roepen wekelijks of tweewekelijks sap af binnen een raamafspraak. Ze bellen of appen hun aantallen door, vaak op het laatste moment, en soms wijzigt de bestelling nog na de deadline. Bij eigen etiketten gaat het om ontwerpen die heen en weer gaan per mail, waarbij niemand zeker weet welke versie goedgekeurd is. Komt een fles met een verouderd etiket bij de afnemer aan, dan is dat lastig uit te leggen. Sapproducenten hebben een portaal nodig waarin afroepen, etiketgoedkeuringen en leverinformatie op één plek staan, met duidelijke momenten waarop iets vastligt.
Klantportaal voor sapproducenten
Voorbeeld- 1
Toegang per afnemer inrichten
AfgerondElke afnemer krijgt een eigen omgeving met zijn raamafspraak, recepten, flesformaten en eventuele eigen etiketten.
- 2
Afroepen en etiketten tonen
Nu bezigDe afnemer ziet zijn openstaande en geplande leveringen en kan binnen de afgesproken deadline aantallen per recept doorgeven of aanpassen.
- 3
Reacties bij de juiste afspraak
VolgendeEen wijziging, vraag of goedkeuring komt direct bij de bijbehorende levering of het etiket terecht.
Van uitnodiging tot akkoord.
Toegang per afnemer inrichten
Elke afnemer krijgt een eigen omgeving met zijn raamafspraak, recepten, flesformaten en eventuele eigen etiketten. Meerdere medewerkers van de afnemer kunnen toegang krijgen, bijvoorbeeld de bedrijfsleider en de inkoper. De producent bepaalt wie wat mag: alleen inzien, afroepen of ook etiketten goedkeuren.
Afroepen en etiketten tonen
De afnemer ziet zijn openstaande en geplande leveringen en kan binnen de afgesproken deadline aantallen per recept doorgeven of aanpassen. Na de deadline ligt de afroep vast. Etiketontwerpen staan als versies met datum, en de afnemer keurt een versie goed of plaatst een opmerking op het ontwerp zelf.
Reacties bij de juiste afspraak
Een wijziging, vraag of goedkeuring komt direct bij de bijbehorende levering of het etiket terecht. De producent ziet in één overzicht welke afroepen binnen zijn, welke etiketten wachten en welke vragen openstaan. Zo hoeft niemand in mails en berichten te zoeken naar de laatste stand.
Minder mail, dezelfde gegevens.
Het portaal leest raamafspraken, recepten en leverplanning uit de systemen waarin de producent orders en planning beheert. Afroepen uit het portaal komen in hetzelfde orderoverzicht als telefonische bestellingen, zodat de planning één bron heeft. Facturen blijven in het boekhoudpakket en worden alleen als document getoond. De afnemer is eigenaar van zijn etiketontwerpen en contactpersonen; de producent van recepten, planning en goedgekeurde drukbestanden.
Vaste deadline of flexibele afroep
Een vaste deadline voor afroepen, bijvoorbeeld twee dagen voor levering, maakt de planning voorspelbaar. Sommige afnemers willen tot het laatste moment kunnen wijzigen. Een deadline met een uitzonderingsknop die de producent moet goedkeuren, geeft structuur zonder belangrijke klanten tegen het hoofd te stoten. De uitzonderingen blijven zo zichtbaar en worden niet stilzwijgend de regel.
Goedkeuring per etiketversie of eenmalig
Elke nieuwe drukversie laten goedkeuren is het veiligst, maar kost de afnemer tijd bij kleine aanpassingen zoals een andere houdbaarheidstekst. Eén goedkeuring voor het ontwerp en een melding bij technische wijzigingen werkt sneller. Welke variant past, hangt af van hoe streng de afnemer met zijn merk omgaat.
Portaal voor alle afnemers of alleen vaste
Een portaal voor elke afnemer betekent dat ook kleine eenmalige kopers moeten inloggen, wat drempels geeft. Voor afnemers met een raamafspraak of eigen etiket levert het juist veel op. Begin met de vaste afnemers en houd losse bestellingen via het aanvraagformulier of de webshop. Later kan het portaal alsnog voor meer afnemers open.
Wat klanten in het portaal vinden.
Per afnemer toont het klantportaal de raamafspraak, afroepen met deadline, etiketversies met goedkeuring en geplande leveringen. We proberen het samen uit met een gewone wekelijkse afroep van een café, en een hotel dat na de deadline zijn aantallen wil verdubbelen terwijl er net een nieuwe etiketversie klaarstaat. Meldingen bij verschoven leveringen en facturen per afnemer in het portaal schakel je in wanneer afnemers eraan gewend zijn.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Wat gebeurt er als een afnemer na de deadline nog iets wil wijzigen?
Na de deadline is de afroep vergrendeld. De afnemer kan een wijzigingsverzoek sturen, dat bij jou binnenkomt met de gevraagde aantallen. Je bekijkt of het in de pers- en bottelplanning past en keurt het goed of af. De afnemer ziet direct wat er besloten is.
Hoe zorgen we dat er nooit met een oud etiket wordt gebotteld?
Alleen de laatst goedgekeurde versie wordt aan de batchkaart gekoppeld. Oudere versies blijven zichtbaar maar zijn gemarkeerd als vervangen. Staat er een nieuwe versie klaar die nog niet is goedgekeurd, dan ziet de productie dat en wordt er niet op gegokt.
Kunnen afnemers ook nieuwe smaken bestellen via het portaal?
Ze kunnen kiezen uit recepten die binnen hun raamafspraak vallen. Wil een afnemer iets nieuws proberen, dan kan hij een verzoek indienen dat bij de verkoper binnenkomt. Zo blijven prijs en beschikbaarheid gecontroleerd, terwijl de afnemer zijn wens toch op de juiste plek kwijt kan.
Moeten afnemers een app installeren?
Nee. Het portaal werkt in de browser op telefoon en computer. Een bedrijfsleider kan zo vanuit de keuken de afroep invullen. Wie liever een melding ontvangt, kan instellen dat er een mail komt als een deadline nadert of een etiket op goedkeuring wacht.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Digitale werkbonnen voor sapproducentenDigitale werkbonnen voor sapproducenten in de vorm van een batchkaart: recept, fruitpartijen, persdatum, gebottelde aantallen en controles samen bij één productiebatch.
- Website voor sapproducentenEen website voor sapproducenten die recepten, flesformaten en houdbaarheid zo uitlegt dat horeca, winkels en bedrijven weten wat ze kunnen afnemen en hoe ze bestellen.
- Aanvraagformulier voor sapproducentenEen aanvraagformulier voor sapproducenten dat smaak, volume, flesformaat, etikettering en leverritme uitvraagt, zodat een aanvraag direct naast de pers- en bottelplanning kan.
Eén plek voor je klanten.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Klantportaal voor sapproducenten: afnemers keuren etiketontwerpen goed, plaatsen afroeporders en volgen leveringen op één plek.
- Toegang per afnemer inrichten
- Afroepen en etiketten tonen
- Reacties bij de juiste afspraak