Buitenruimte en groen: Facturatiesoftware voor sportveldonderhouders
Facturatiesoftware voor sportveldonderhouders die behandelde velden, contractrondes en extra werk uit de werkbonnen samenbrengt tot een factuur per opdrachtgever, met betaallink.
Waar facturen bij sportveldonderhouders blijven liggen.
Facturen bij sportveldonderhouders bestaan vaak uit twee delen: een vast bedrag voor het onderhoudscontract en losse posten voor extra werk, zoals een extra beluchtingsronde of herstel na een toernooi. Aan het eind van de maand zoekt iemand op kantoor uit welke extra rondes zijn gedaan, voor welk veld en of de opdrachtgever daar akkoord op had gegeven. Bonnen ontbreken, behandelingen staan op het verkeerde complex en een gemeente stuurt de factuur terug omdat het ordernummer niet klopt. Ondertussen is een contractronde die door regen niet doorging misschien wel gefactureerd. Het kost dagen om dat recht te zetten.
Facturatiesoftware voor sportveldonderhouders
Voorbeeld- 1
Werk per opdrachtgever verzamelen
AfgerondPer periode staan alle goedgekeurde werkbonnen in de software, gesorteerd per opdrachtgever, complex en veld.
- 2
Afwijkingen beoordelen
Nu bezigHet overzicht toont verschillen: een contractronde die niet is uitgevoerd, een extra ronde zonder akkoord of een veld dat meer materiaal kreeg dan begroot.
- 3
Factuur per opdrachtgever versturen
VolgendeNa goedkeuring gaat de factuur uit met de omschrijving per veld, het ordernummer van de opdrachtgever en de verwijzing naar de werkbonnen, met een betaallink.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Werk per opdrachtgever verzamelen
Per periode staan alle goedgekeurde werkbonnen in de software, gesorteerd per opdrachtgever, complex en veld. Contractwerk staat apart van extra werk. Bij extra werk hoort het akkoord van de opdrachtgever, uit het portaal of uit een vastgelegde afspraak, zodat je ziet waar het ontbreekt.
Afwijkingen beoordelen
Het overzicht toont verschillen: een contractronde die niet is uitgevoerd, een extra ronde zonder akkoord of een veld dat meer materiaal kreeg dan begroot. De administratie beoordeelt die en kiest of iets wordt gefactureerd, verrekend of eerst voorgelegd. De reden wordt bewaard bij de regel.
Factuur per opdrachtgever versturen
Na goedkeuring gaat de factuur uit met de omschrijving per veld, het ordernummer van de opdrachtgever en de verwijzing naar de werkbonnen, met een betaallink. Herinneringen gaan automatisch en de betaalstatus is per opdrachtgever zichtbaar. Op elke regel staat om welk veld en welke datum het gaat.
Factureren vanuit dezelfde software.
Werkbonnen, contractafspraken en facturen staan hier in dezelfde software. Ordernummers en factuureisen per opdrachtgever, zoals verplichte verwijzingen voor gemeenten, liggen vast bij die opdrachtgever. De administratie is eigenaar van de factuur, de werkvoorbereider van de goedkeuring van de bon. Debiteuren en betalingen volg je via de betaalstatus, en de boekhouder kijkt mee of krijgt een export met het btw-overzicht. Niemand typt regels over.
Maandelijks of per afgeronde opdracht
Contractwerk wordt meestal per maand of per kwartaal gefactureerd, terwijl een renovatie na afronding wordt afgerekend. Extra rondes kunnen bij het contract worden opgeteld of apart worden gefactureerd. Apart factureren maakt het voor de opdrachtgever duidelijker, maar zorgt voor meer facturen die allemaal goedgekeurd moeten worden.
Niet uitgevoerde rondes verrekenen of niet
Als een contract een aantal rondes noemt en er een niet doorging door het weer, moet je kiezen: inhalen, verrekenen of laten vervallen. Die keuze hoort in het contract te staan. Per niet uitgevoerde ronde zie je dan wat er volgens de afspraak moet gebeuren, voordat de factuur wordt gemaakt.
Materiaal apart of in de prijs
Zaad en zand kunnen in de prijs per behandeling zitten of apart op de factuur staan. Apart vermelden is transparanter bij grote verschillen in dosering, maar vraagt nauwkeurige registratie op de bon. Inclusief is eenvoudiger, maar dan draag je zelf het risico als er meer nodig was.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we voor je facturatie inrichten.
Contracten met hun rondes, factuureisen en ordernummers per opdrachtgever, de betaallink en het herinneringsschema zetten we bij de start voor je klaar. Samen maken we de facturen van een gewone maand voor een gemeente met meerdere parken, en van een maand waarin twee contractrondes vervielen door vorst. Bij die tweede maand letten we op hoe de vervallen rondes volgens het contract worden behandeld en of de gemeente de factuur zonder vragen kan goedkeuren.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kunnen we ordernummers van gemeenten automatisch meenemen?
Ja, als het ordernummer bij de opdracht of het contract is vastgelegd. Het komt dan vanzelf op de factuur. Ontbreekt het, dan blijft die regel staan tot iemand het invult, zodat de factuur niet wordt teruggestuurd.
Hoe weten we of extra werk is goedgekeurd?
Extra werk moet een akkoord hebben, uit het portaal, een mail die is vastgelegd of een opdrachtbevestiging. Ontbreekt dat, dan staat de regel als afwijking in het overzicht. De administratie kan dan het akkoord opvragen voordat de factuur de deur uit gaat.
Kunnen we per veld factureren in plaats van per complex?
Ja, de onderliggende werkbonnen zijn per veld. De factuur kan per complex samenvatten of per veld uitsplitsen, afhankelijk van wat de opdrachtgever wil. Sommige gemeenten willen per veld zien wat er is gedaan, omdat de kosten over verschillende budgetten worden verdeeld.
Wat gebeurt er met een correctie na verzending?
Een correctie maak je als creditfactuur of nieuwe factuur in dezelfde software. Daarbij blijft bewaard welke bon en welke regel het betrof, zodat duidelijk blijft waarom de correctie nodig was. Zo hoeft niemand later te reconstrueren wat er misging.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor sportveldonderhoudersOffertesoftware voor sportveldonderhouders die oppervlakte, behandelrondes en machine-inzet per veld doorrekent, met de aannames zichtbaar voor de vereniging of gemeente die moet tekenen.
- Digitale werkbonnen voor sportveldonderhoudersDigitale werkbonnen voor sportveldonderhouders die per veld vastleggen welke behandeling is uitgevoerd, met welke machine en in welke conditie, zodat de veldkaart klopt met wat er buiten gebeurde.
- Website voor sportveldonderhoudersEen website voor sportveldonderhouders die per veldtype laat zien welke behandelingen er zijn en wanneer ze passen, zodat een vereniging of gemeente gericht kan aanvragen.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor sportveldonderhouders: contractwerk en extra rondes per veld uit goedgekeurde werkbonnen, verstuurd met betaallink.
- Werk per opdrachtgever verzamelen
- Afwijkingen beoordelen
- Factuur per opdrachtgever versturen