Buitenruimte en groen: Klantportaal voor sportveldonderhouders
Een klantportaal voor sportveldonderhouders waarin clubs en gemeenten onderhoudsrapporten, veldafspraken en geplande behandelingen per complex zelf kunnen inzien en bevestigen.
Wat klanten van sportveldonderhouders zelf willen zien.
Een terreinbeheerder van een gemeente met verschillende sportparken wil weten wat er deze maand aan zijn velden is gedaan en wat er nog gepland staat. Een penningmeester van een voetbalclub wil het onderhoudsrapport voor de ledenvergadering. Bij sportveldonderhouders komen die vragen per mail binnen en worden ze beantwoord met een losse PDF of een doorgestuurde planning. Afspraken over welke velden wanneer niet bespeeld mogen worden, staan in een mailwisseling die niemand meer terugvindt. En een akkoord op een extra doorzaaironde wordt telefonisch gegeven door iemand die achteraf zegt dat hij dat niet mocht beslissen.
Klantportaal voor sportveldonderhouders
Voorbeeld- 1
Toegang per complex regelen
AfgerondElke opdrachtgever krijgt toegang tot zijn eigen complexen en velden.
- 2
Rapporten en planning tonen
Nu bezigIn het portaal staan per veld de uitgevoerde behandelingen, de gemeten conditie en de foto's die bij afwijkingen zijn gemaakt.
- 3
Akkoord en reacties vastleggen
VolgendeEen voorstel voor een extra ronde of een gewijzigde datum verschijnt als beslismoment met uitleg.
Van uitnodiging tot akkoord.
Toegang per complex regelen
Elke opdrachtgever krijgt toegang tot zijn eigen complexen en velden. Binnen een gemeente kan een terreinbeheerder alle parken zien, terwijl een club alleen het eigen complex ziet. Per persoon wordt vastgelegd of hij alleen mag lezen of ook akkoord mag geven op extra werk.
Rapporten en planning tonen
In het portaal staan per veld de uitgevoerde behandelingen, de gemeten conditie en de foto's die bij afwijkingen zijn gemaakt. Daarnaast staat de komende planning, inclusief de rustperiode na een behandeling. De opdrachtgever kan een onderhoudsrapport per seizoen downloaden zonder het te hoeven opvragen.
Akkoord en reacties vastleggen
Een voorstel voor een extra ronde of een gewijzigde datum verschijnt als beslismoment met uitleg. De bevoegde persoon geeft akkoord of stelt een vraag, en dat wordt vastgelegd met naam en datum. De planner ziet de reactie direct en hoeft niet af te wachten tot iemand terugbelt.
Minder mail, dezelfde gegevens.
Het portaal leest uit wat er al is: de planning, de afgeronde werkbonnen en de onderhoudscontracten. Er hoeft geen apart rapport te worden gemaakt, het portaal toont de gegevens zoals de werkvoorbereider ze heeft goedgekeurd. Akkoorden gaan terug naar de planning en eventuele extra kosten naar de facturatie. Je blijft eigenaar van de gegevens en bepaalt wat zichtbaar is. De opdrachtgever beheert zijn eigen contactpersonen en geeft aan wie mag beslissen.
Alles tonen of een selectie
Opdrachtgevers alles laten zien, inclusief interne notities en elke foto, kan tot vragen leiden over details die voor jou normaal zijn. Een selectie van goedgekeurde rapporten en waarnemingen is overzichtelijker. Wel moet de opdrachtgever erop kunnen vertrouwen dat afwijkingen niet worden weggelaten, anders verliest het portaal zijn waarde.
Portaal of periodiek rapport per mail
Sommige opdrachtgevers willen niet inloggen en geven de voorkeur aan een maandelijkse samenvatting. Een portaal geeft meer actuele informatie, maar alleen als iemand er ook kijkt. Een combinatie werkt vaak: het portaal als bron en een mail met een samenvatting en een link naar de details.
Akkoord in portaal of schriftelijk
Een akkoord in het portaal is snel en vastgelegd met naam en datum. Sommige gemeenten vereisen voor meerwerk een formele opdracht via hun eigen inkoopsysteem. Het portaal kan dan het voorstel tonen en de status bijhouden, terwijl de echte opdracht via de gemeente loopt. Zo raakt geen voorstel kwijt tussen beide routes.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat klanten in het portaal vinden.
Opdrachtgevers krijgen in het klantportaal toegang per complex, een overzicht van uitgevoerde en geplande behandelingen en een knop voor akkoord op extra werk. We testen samen met een club die het seizoensrapport opvraagt en met een gemeente waar twee terreinbeheerders verschillende parken beheren en één van hen op vakantie is. Een periodieke samenvatting per mail en gedeelde veldafspraken voeg je toe naarmate opdrachtgevers erom vragen.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kunnen clubs zelf wedstrijden in het portaal zetten?
Dat kan als je dat wilt. Een club voert dan de geblokkeerde dagen in voor zijn velden, en de planner ziet die direct. Het is verstandig om te bepalen wie bij de club dat mag doen, zodat het schema niet door verschillende vrijwilligers wordt overschreven.
Ziet de opdrachtgever ook uitgestelde behandelingen?
Ja, met de reden. Een behandeling die is verschoven door natte grond of een verplaatste wedstrijd staat zichtbaar met de nieuwe datum als die bekend is. Dat voorkomt de vraag waarom er nog niets is gebeurd, en laat zien dat het werk niet is vergeten.
Kunnen we per veld andere afspraken vastleggen?
Ja. Per veld kunnen afspraken staan, zoals een hoofdveld dat in het weekend nooit bewerkt mag worden of een trainingsveld waarvoor andere regels gelden. Die afspraken zijn zichtbaar voor de opdrachtgever en voor de planner, zodat beide partijen hetzelfde uitgangspunt hebben.
Hoe gaat het portaal om met wisselende bestuursleden?
De opdrachtgever beheert zijn eigen contactpersonen. Als een penningmeester vertrekt, kan een ander bestuurslid diens toegang intrekken en een opvolger uitnodigen. Je hoeft dat niet zelf bij te houden, maar kunt wel zien wie er toegang heeft.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Digitale werkbonnen voor sportveldonderhoudersDigitale werkbonnen voor sportveldonderhouders die per veld vastleggen welke behandeling is uitgevoerd, met welke machine en in welke conditie, zodat de veldkaart klopt met wat er buiten gebeurde.
- Website voor sportveldonderhoudersEen website voor sportveldonderhouders die per veldtype laat zien welke behandelingen er zijn en wanneer ze passen, zodat een vereniging of gemeente gericht kan aanvragen.
- Aanvraagformulier voor sportveldonderhoudersEen aanvraagformulier voor sportveldonderhouders dat veldconditie, gebruik en wedstrijdkalender uitvraagt, zodat de werkvoorbereider een aanvraag kan beoordelen zonder eerst drie keer te bellen.
Eén plek voor je klanten.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Klantportaal voor sportveldonderhouders: onderhoudsrapporten, veldafspraken en de planning per complex inzien, met akkoord op extra rondes.
- Toegang per complex regelen
- Rapporten en planning tonen
- Akkoord en reacties vastleggen