Reparatie en specialistische service: Facturatiesoftware voor tentreparatiebedrijven
Facturatiesoftware voor tentreparatiebedrijven die herstelde naden, vervangen ritsen en goedgekeurd extra werk van de herstelkaart omzet in een factuur die de balie eerst controleert.
Waar facturen bij tentreparatiebedrijven blijven liggen.
Bij tentreparatiebedrijven wordt de factuur vaak gemaakt op het moment dat de klant zijn tent komt halen. De balie kijkt dan naar de prijsopgave, maar weet niet of de reparateur een extra lap heeft gezet, of de klant telefonisch akkoord gaf op een nieuwe rits en of het drogen apart gerekend moest worden. Dus wordt gerekend wat in de opgave stond, en blijft extra werk ongefactureerd. Of de klant krijgt juist een post die hij niet herkent. Bij verhuurders met een partij tenten loopt het nog verder uiteen: elke tent heeft zijn eigen werk, maar zij willen één factuur met per tent een duidelijke regel.
Facturatiesoftware voor tentreparatiebedrijven
Voorbeeld- 1
Grondslag uit herstelkaart en akkoord
AfgerondDe factuur bouwt op drie bronnen: de goedgekeurde prijsopgave, de aanvullingen waarop de klant akkoord gaf en wat de reparateur op de herstelkaart afvinkte.
- 2
Verschillen tussen opgave en uitvoering
Nu bezigVoordat de factuur verstuurd wordt, ziet de balie waar uitvoering en prijsopgave afwijken: een rits van een andere lengte, een niet uitgevoerde post of extra drogen.
- 3
Factuur met betaallink
VolgendeNa beoordeling maakt de software de factuur met de juiste klant, regels en btw-instellingen zoals je die bij de start hebt vastgelegd.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Grondslag uit herstelkaart en akkoord
De factuur bouwt op drie bronnen: de goedgekeurde prijsopgave, de aanvullingen waarop de klant akkoord gaf en wat de reparateur op de herstelkaart afvinkte. Per tent ontstaan regels voor naadherstel, vervangen ritsen, gezette lappen, drogen of reinigen. Werk dat op de kaart staat maar zonder akkoord, krijgt een aparte markering.
Verschillen tussen opgave en uitvoering
Voordat de factuur verstuurd wordt, ziet de balie waar uitvoering en prijsopgave afwijken: een rits van een andere lengte, een niet uitgevoerde post of extra drogen. Per verschil kiest ze factureren, weglaten of overleggen. Zo komt een afwijking niet als verrassing bij de klant, maar is hij bewust beoordeeld door iemand die de opdracht kent.
Factuur met betaallink
Na beoordeling maakt de software de factuur met de juiste klant, regels en btw-instellingen zoals je die bij de start hebt vastgelegd. Hij gaat met betaallink naar de klant, of wordt bij afhalen aan de balie afgerekend. Een verhuurder met meerdere tenten krijgt één factuur met per tent een eigen blok regels, en herinneringen volgen vanzelf.
Factureren vanuit dezelfde software.
De meeste tentreparatiebedrijven hebben nu een boekhoudprogramma en soms een kassasysteem in de winkel waar reparaties bij afhalen worden afgerekend. In de software komt de factuur rechtstreeks uit de herstelkaart en de prijsopgave, met nummering, btw en betaalstatus erbij. Wie bij afhalen pint, rekent af aan de balie en de factuur staat meteen op betaald. Klantgegevens staan op één plek, zodat er geen tweede adresboek ontstaat dat uit de pas loopt. De boekhouder kijkt mee of krijgt een export.
Afrekenen bij afhalen of factuur achteraf
Particulieren rekenen meestal af bij het ophalen, aan de balie of de kassa. Verhuurders en verenigingen verwachten een factuur met betaaltermijn. Beide stromen komen uit dezelfde factuur: aan de balie direct afgerekend, voor zakelijke klanten met termijn en betaallink. Belangrijk is dat de regels in beide gevallen herleidbaar zijn naar de herstelkaart.
Gedetailleerde regels of één totaalpost
Een factuur met een regel per schade is transparant, maar een particulier die een rits liet vervangen, heeft weinig aan aparte regels voor garen, schuiver en arbeid. Een totaalpost per tent met een korte omschrijving is overzichtelijker. Zakelijke klanten willen vaak wel detail, zodat ze per tent kunnen zien wat het kost. De software ondersteunt beide.
Kleine extra's factureren of laten vallen
Een klein gaatje dat de reparateur meteen meenam, kun je factureren of als service laten vallen. Laten vallen voelt klantvriendelijk, maar wordt een gewoonte als niemand het ziet. Door het op de factuur zichtbaar te maken als post zonder bedrag, blijft het een bewuste keuze en ziet de klant dat er meer gedaan is.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we voor je facturatie inrichten.
Bij de start leggen we je tarieven per herstelmethode, de prijs voor drogen en reinigen en de regels voor aanbetalingen vast in de facturatie, met betaallink en automatische herinneringen. Samen doorlopen we een gewone particuliere reparatie die bij afhalen wordt afgerekend, en een verhuurder met meerdere tenten waarvan één extra werk zonder akkoord heeft. Of particulieren een regel per schade of één totaalpost per tent zien, kies je zelf en kun je later omzetten.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kan de software ook aanbetalingen voor grote reparaties verwerken?
Ja. Vraag je bij grote opdrachten, zoals het vervangen van een partytentdak, een aanbetaling, dan gaat die bij akkoord als aparte factuur met betaallink naar de klant. De eindfactuur trekt die aanbetaling automatisch af, zodat de klant precies ziet wat er nog openstaat.
Wat gebeurt er met werk waarvoor de klant geen akkoord gaf?
Dat komt met een duidelijke markering in het concept, maar wordt niet automatisch gefactureerd. De balie beslist of ze het alsnog voorlegt aan de klant, het weglaat of als service vermeldt. Zo kan er nooit ongemerkt iets op een factuur komen waarover de klant niet geïnformeerd is.
Moeten we ons boekhoudprogramma blijven gebruiken?
Dat bepaal jij. Facturen, betaallinks, herinneringen en het btw-overzicht staan in de software zelf, dus voor de facturatie is een apart programma niet nodig. Wil de boekhouder in zijn eigen pakket blijven werken, dan krijgt hij een export van alle facturen en betalingen.
Kunnen we per tent zien wat er gefactureerd is?
Ja. Elke factuurregel verwijst naar de herstelkaart van de tent waar hij bij hoort. Komt een klant volgend seizoen terug met dezelfde tent, dan zie je wat er eerder hersteld en gefactureerd is. Dat helpt bij een garantievraag en bij het beoordelen of herstel nog zinvol is.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor tentreparatiebedrijvenOffertesoftware voor tentreparatiebedrijven die reparatielengte, doekverbruik en ritswerk omzet in een prijsopgave met heldere aannames, die de klant met één klik kan goedkeuren.
- Digitale werkbonnen voor tentreparatiebedrijvenDigitale werkbonnen voor tentreparatiebedrijven: een herstelkaart met schadetekening per tent, waarop de reparateur vastlegt wat er genaaid, vervangen en gecontroleerd is.
- Website voor tentreparatiebedrijvenEen website voor tentreparatiebedrijven die per doeksoort en schadevorm uitlegt wat herstelbaar is, zodat een kampeerder weet wat hij moet insturen voordat hij de tent inpakt.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor tentreparatiebedrijven: naden, ritsen en goedgekeurd extra werk van de herstelkaart als factuur, met betaallink en betaalstatus.
- Grondslag uit herstelkaart en akkoord
- Verschillen tussen opgave en uitvoering
- Factuur met betaallink