Productie en bewerking: Facturatiesoftware voor verpakkingsbedrijven
Facturatiesoftware voor verpakkingsbedrijven: de factuur volgt uit de geaccepteerde offerte, de geleverde oplage binnen de afgesproken marge en goedgekeurd meerwerk, en gaat de deur uit met een betaallink.
Waar facturen bij verpakkingsbedrijven blijven liggen.
Bij verpakkingen is de geleverde hoeveelheid zelden precies de bestelde. Door inschiet en afkeur valt een run iets hoger of lager uit, en in veel afspraken staat een marge waarbinnen meer of minder wordt geleverd en gefactureerd. Komt de administratie daar pas achter bij het opmaken van de factuur, dan moet ze leverbonnen en werkbonnen naast de offerte leggen. Daarbij komt meerwerk dat onderweg is ontstaan: een extra proefronde, een aangepaste stansvorm of een spoedtoeslag. Als dat alleen in een mail tussen verkoop en klant staat, wordt het vergeten of pas maanden later gefactureerd, wat bij verpakkingsbedrijven tot discussie met de inkoper leidt.
Facturatiesoftware voor verpakkingsbedrijven
Voorbeeld- 1
Geleverde oplage verzamelen
AfgerondNa levering staan de geaccepteerde offerte, de geleverde aantallen per leverbon en het meerwerk dat op de order is geregistreerd al in dezelfde software.
- 2
Over- of onderlevering beoordelen
Nu bezigDe software vergelijkt de geleverde oplage met de bestelde en toetst of het verschil binnen de afgesproken marge valt.
- 3
Factuur met betaallink versturen
VolgendeNa controle staat de factuur klaar met regels voor de oplage, eenmalige kosten zoals stansvorm en drukplaten, en goedgekeurd meerwerk.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Geleverde oplage verzamelen
Na levering staan de geaccepteerde offerte, de geleverde aantallen per leverbon en het meerwerk dat op de order is geregistreerd al in dezelfde software. Ook de afspraken over leveringsmarge en eenmalige kosten horen bij de order. Alles wat de factuur bepaalt, ligt zo bij elkaar in plaats van verspreid over verkoop, expeditie en productie.
Over- of onderlevering beoordelen
De software vergelijkt de geleverde oplage met de bestelde en toetst of het verschil binnen de afgesproken marge valt. Binnen de marge komt de werkelijke hoeveelheid op de factuur, daarbuiten krijgt de administratie een signaal om met verkoop te overleggen. Meerwerk zonder akkoord van de klant staat apart gemarkeerd.
Factuur met betaallink versturen
Na controle staat de factuur klaar met regels voor de oplage, eenmalige kosten zoals stansvorm en drukplaten, en goedgekeurd meerwerk. De administratie verstuurt hem met een betaallink, herinneringen gaan vanzelf en per order is te zien of er betaald is. Bij een deellevering op afroep komt alleen het geleverde deel op de factuur.
Factureren vanuit dezelfde software.
Facturen worden bij verpakkingsbedrijven vaak nog met de hand opgemaakt uit offerte, leverbon en werkbon, in een boekhoudpakket of de factuurmodule van een ERP. Hier staan die drie al in dezelfde software, dus de factuur volgt uit wat er werkelijk geleverd is. Verkoop blijft eigenaar van de prijsafspraken, de expeditie van de geleverde aantallen en de administratie van de factuur. De boekhouder kijkt mee of krijgt een export.
Factureren op bestelde of geleverde aantallen
Factureren op bestelde aantallen is eenvoudig, maar gaat voorbij aan de werkelijke run. Factureren op geleverde aantallen is eerlijker, mits de marge vooraf is afgesproken en de leverbon klopt. De software rekent met de afspraak die per klant geldt, zodat de administratie die niet per factuur hoeft na te zoeken.
Eenmalige kosten ineens of gespreid
Stansvorm en drukplaten kunnen bij de eerste levering op de factuur komen of over de afroepen worden verdeeld. Direct factureren geeft duidelijkheid, spreiden past beter bij klanten die per afroep budgetteren. Welke keuze ook geldt, de software houdt bij welk deel al is gefactureerd en welk deel nog openstaat.
Meerwerk direct of verzameld factureren
Losse facturen voor elke extra proef zijn administratief zwaar voor beide partijen. Verzamelen op de orderfactuur is overzichtelijker, maar dan moet het meerwerk wel op dat moment zijn goedgekeurd. Voor verzending toont de software welk meerwerk een akkoord heeft en welk nog niet, zodat niets ongevraagd op de factuur verschijnt.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we voor je facturatie inrichten.
De facturatie staat bij de start klaar voor orders die in één keer worden geleverd, met de oplagemarge per klant en goedgekeurd meerwerk. Samen lopen we een order door die precies op aantal is geleverd en een order met overlevering en een extra proefronde, en we kijken of betaallink en herinneringen goed staan. Afroeporders met deelleveringen en het spreiden van eenmalige kosten zet je daarna aan, zodat ook een klant die per kwartaal afroept zijn factuur kan narekenen.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Wat als de leverbon en de werkbon verschillende aantallen tonen?
Dan houdt de software de factuur tegen en geeft een signaal. De administratie ziet beide aantallen en kan de expeditie of de productieleider vragen welk getal klopt. Pas als het verschil is opgelost, gaat de factuur de deur uit. Zo voorkom je een creditnota omdat een telling achteraf niet bleek te kloppen.
Kunnen we per klant een andere leveringsmarge hanteren?
Ja. De marge is een afspraak per klant of zelfs per artikel en staat bij de prijsafspraken. Bij elke levering rekent de software met de marge die op dat moment voor die combinatie geldt. Wijzigt een afspraak, dan geldt de nieuwe marge voor orders die daarna worden geplaatst.
Hoe komt meerwerk op de factuur terecht?
Meerwerk wordt geregistreerd op het moment dat het ontstaat, bijvoorbeeld bij een extra proefronde in het portaal of een aangepaste stansvorm op de werkbon. Als de klant ermee heeft ingestemd, staat het klaar als factuurregel. Zonder akkoord blijft het zichtbaar voor verkoop, die kan beslissen of het alsnog wordt doorberekend.
Kan onze boekhouder met deze facturen verder?
Ja. De boekhouder kan meekijken in facturen, betaalstatus en het btw-overzicht, of krijgt per periode een export. Bij de start leggen we samen vast welke omzetsoorten je gebruikt voor oplage, eenmalige kosten en meerwerk, zodat de boekhouder die herkent zonder iets na te vragen.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor verpakkingsbedrijvenOffertesoftware voor verpakkingsbedrijven die instelkosten, materiaalverbruik en oplagestaffels in één berekening zet, zodat de klant ziet wat een andere oplage doet met de prijs.
- Digitale werkbonnen voor verpakkingsbedrijvenDigitale werkbonnen voor verpakkingsbedrijven waarop de goedgekeurde drukproef met revisienummer, de machine-instellingen en de controles per productierun bij dezelfde order staan.
- Website voor verpakkingsbedrijvenEen website voor verpakkingsbedrijven die doosformaten, kartonkwaliteiten en bedrukkingsmogelijkheden zo uitlegt dat een inkoper weet wat hij moet aanleveren voordat hij een aanvraag doet.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor verpakkingsbedrijven: geleverde oplage binnen de marge en goedgekeurd meerwerk op de factuur, met betaallink en herinneringen.
- Geleverde oplage verzamelen
- Over- of onderlevering beoordelen
- Factuur met betaallink versturen