Productie en bewerking: Offertesoftware voor verpakkingsbedrijven
Offertesoftware voor verpakkingsbedrijven die instelkosten, materiaalverbruik en oplagestaffels in één berekening zet, zodat de klant ziet wat een andere oplage doet met de prijs.
Waar offertes voor verpakkingsbedrijven op vastlopen.
In de verpakkingsbranche bepalen vaste en variabele kosten samen de prijs. Een nieuwe stansvorm, het inrichten van de drukpers en het afstellen van de vouwlijmmachine kosten evenveel bij een kleine als bij een grote serie. Het kartonverbruik hangt af van hoe de uitslag op het vel past en hoeveel inschiet er nodig is. Veel verpakkingsbedrijven rekenen dat in een spreadsheet die alleen de calculator begrijpt. De offerte die de klant krijgt, toont één prijs per stuk zonder uitleg, waarna hij vraagt wat het bij een andere oplage kost en alles opnieuw moet. Bovendien is achteraf niet terug te zien welke kartonprijs en welke aannames in een geaccepteerde offerte zaten.
Offertesoftware voor verpakkingsbedrijven
Voorbeeld- 1
Specificatie en aannames vastleggen
AfgerondDe calculator begint bij de specificatie uit de aanvraag: constructie, maat, kwaliteit, drukkleuren en afwerking.
- 2
Vaste en variabele kosten scheiden
Nu bezigDe berekening splitst instelkosten voor stansvorm, drukplaten en machine-inrichting van de kosten per stuk voor karton, inkt en machinetijd.
- 3
Voorstel met staffel en akkoord
VolgendeDe klant ontvangt een voorstel met de prijs per oplage, de eenmalige kosten apart vermeld en de geldigheid van de kartonprijs.
Van aanvraag tot getekende offerte.
Specificatie en aannames vastleggen
De calculator begint bij de specificatie uit de aanvraag: constructie, maat, kwaliteit, drukkleuren en afwerking. Wat nog niet zeker is, zoals een lak of een venster, wordt als aanname vastgelegd met een notitie. Die aannames reizen mee naar de offerte, zodat de klant ziet waarop de prijs rust en wat een wijziging zou betekenen.
Vaste en variabele kosten scheiden
De berekening splitst instelkosten voor stansvorm, drukplaten en machine-inrichting van de kosten per stuk voor karton, inkt en machinetijd. Het aantal uitslagen per vel en de verwachte inschiet bepalen het materiaalverbruik. Omdat beide delen apart staan, rekent het systeem zonder extra werk een staffel uit voor meerdere oplagen.
Voorstel met staffel en akkoord
De klant ontvangt een voorstel met de prijs per oplage, de eenmalige kosten apart vermeld en de geldigheid van de kartonprijs. Hij kan online akkoord geven op één oplage, waarna de offerte met alle aannames wordt vastgezet. Een latere wijziging aan maat of drukwerk wordt een nieuwe versie, zodat de oorspronkelijke afspraak bewaard blijft.
Naast je calculatie en prijslijsten.
De meeste verpakkingsbedrijven hebben een calculatieblad dat jaren is bijgeschaafd, prijslijsten van kartonleveranciers en een orderpakket waarin de order uiteindelijk wordt aangemaakt. We nemen de rekenregels uit dat blad over in plaats van ze opnieuw te verzinnen, en laten de calculator ze controleren aan de hand van oude offertes. De kartonprijzen blijven eigendom van inkoop, de rekenregels van de calculatie. Na akkoord gaat de order met specificatie door naar het systeem waar de werkvoorbereiding nu al mee werkt.
Eén prijs of een oplagestaffel
Eén prijs is overzichtelijk, maar dwingt de klant om voor elke andere hoeveelheid opnieuw te vragen. Een staffel laat zien hoe instelkosten zich over de oplage verdelen en helpt de klant zelf een afweging te maken tussen voorraad en prijs per stuk. Te veel treden maken het voorstel onleesbaar, dus kies je per klantgroep een paar zinvolle oplagen.
Instelkosten apart of verwerkt in de stuksprijs
Apart vermelde instelkosten maken duidelijk waarom een herhaalorder goedkoper kan zijn: de stansvorm bestaat al. Verwerkt in de stuksprijs ogen ze rustiger, maar ontstaat discussie als de klant later een kleinere oplage bestelt. De software kan beide tonen, zolang de berekening eronder hetzelfde blijft en zichtbaar is welke keuze in de offerte is gemaakt.
Kartonprijs vastzetten of laten meebewegen
Kartonprijzen wisselen, en een offerte die lang openstaat kan daardoor verlies opleveren. Sommige bedrijven geven een korte geldigheid, andere nemen een clausule op dat de prijs bij een materiaalwijziging wordt herzien. De software legt per offerte vast met welke kartonprijs is gerekend, zodat bij een late bestelling direct te zien is of herberekening nodig is.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we in de offertes klaarzetten.
In de offerte staan bij de start de constructies waarvoor je het vaakst rekent, met instelkosten, materiaalverbruik en een staffel van enkele oplagen. We leggen de uitkomsten naast recente offertes uit je eigen calculatieblad en naast een uitzondering, zoals een doos met venster en extra lak. Klopt de som, dan gaat het live. Online akkoord van de klant en het omzetten van een geaccepteerde offerte naar een order staan erin en zet je aan wanneer het je uitkomt.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kunnen we onze bestaande rekenregels behouden?
Ja, en dat is ook het uitgangspunt. De rekenregels in je huidige calculatie bevatten jaren ervaring met inschiet, machinesnelheden en afwerkingen. We zetten ze om naar de software en controleren de uitkomst samen met de calculator. Waar een regel onduidelijk is, maken we die expliciet in plaats van hem stilzwijgend te veranderen.
Wat gebeurt er als de klant de maat na akkoord wijzigt?
Dan ontstaat een nieuwe versie van de offerte. Het systeem laat zien wat er verandert aan uitslag, materiaalverbruik en mogelijk de stansvorm. De klant geeft opnieuw akkoord op de aangepaste prijs. De oorspronkelijke versie blijft bewaard, zodat later duidelijk is waarom de factuur afwijkt van het eerste voorstel.
Kan de verkoop zelf een snelle indicatie maken?
Voor standaardconstructies kan een verkoper met een beperkt scherm een indicatie maken op basis van dezelfde rekenregels. Zo'n indicatie is als zodanig gemarkeerd en wordt pas een offerte als de calculator haar heeft bekeken. Afwijkende vormen, speciale materialen of bijzondere afwerkingen blijven altijd bij de calculatie.
Hoe zien we welke offertes nog openstaan?
Een overzicht toont per offerte de status, de datum waarop de kartonprijs verloopt en wie de klant heeft gesproken. Offertes die bijna verlopen of lang zonder reactie zijn, staan bovenaan. Zo kan de verkoop gericht nabellen, en ziet de calculatie welke prijzen mogelijk opnieuw moeten worden bekeken.
Wat hier vaak op aansluit.
- Aanvraagformulier voor verpakkingsbedrijvenEen aanvraagformulier voor verpakkingsbedrijven dat stansvorm, oplage, materiaal en bedrukking uitvraagt, zodat de calculatie kan rekenen zonder eerst drie keer terug te mailen.
- Digitale werkbonnen voor verpakkingsbedrijvenDigitale werkbonnen voor verpakkingsbedrijven waarop de goedgekeurde drukproef met revisienummer, de machine-instellingen en de controles per productierun bij dezelfde order staan.
- Facturatiesoftware voor verpakkingsbedrijvenFacturatiesoftware voor verpakkingsbedrijven: de factuur volgt uit de geaccepteerde offerte, de geleverde oplage binnen de afgesproken marge en goedgekeurd meerwerk, en gaat de deur uit met een betaallink.
Offertes die kloppen met het werk.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Offertesoftware voor verpakkingsbedrijven: instelkosten, kartonverbruik en oplagestaffels in één voorstel, met de aannames zichtbaar voor de klant.
- Specificatie en aannames vastleggen
- Vaste en variabele kosten scheiden
- Voorstel met staffel en akkoord