Reserveringssoftware voor coworking: Geef iedere werkplek en vergaderkamer een kloppende reservering.
Laat leden en gasten zien wat ze kunnen boeken. Houd ruimte, tijd, lidmaatschapsafspraken en voorbereiding bij elkaar, zodat de agenda aansluit op het gebruik van je locatie.
Coworking · Ruimtereservering
VoorbeeldBoeking C-024
Tijdslot controleren- Ruimte
- Vergaderkamer · 6 personen
- Verzoek
- Dinsdag · 13:00 tot 15:00
- Voorbereiding
- 15 minuten vóór gebruik
- Bevestiging
- Nog niet gereserveerd
Volgende stap
Neem voorbereiding mee in de beschikbaarheid
Controleer de kamer inclusief de voorbereidingstijd. Een zichtbare opening van twee uur is niet voldoende als de vorige reservering direct aansluit.
Activiteit
- Voorbereiding vastgelegd · Klant10:05
- Verzoek vastgelegd · Team09:48
- Ruimte vastgelegd · Klant09:12
Een vrije kamer is niet voor iedere gebruiker dezelfde boeking.
Een lid heeft inbegrepen vergaderuren, een externe gast betaalt per boeking en een team wil meerdere plekken naast elkaar. Ondertussen heeft een kamer voorbereidingstijd nodig tussen twee afspraken. Een algemene agenda laat die verschillen buiten beschouwing. Bij de start richten we de boekingen in rond de ruimtes en afspraken die je locatie werkelijk aanbiedt.
Reserveringssoftware voor coworking
Voorbeeld- 1
Het juiste type gebruik kiezen
AfgerondMaak onderscheid tussen een dagpas, een vaste werkplek en een vergaderkamer.
- 2
Beschikbaarheid en rechten controleren
Nu bezigControleer datum, duur, benodigde capaciteit en eventuele voorbereiding.
- 3
Bevestigen en wijzigingen verwerken
VolgendeToon wanneer de reservering definitief is en welke toegangsinformatie volgt.
Van een beschikbare optie naar een bevestigde plek.
Het juiste type gebruik kiezen
Maak onderscheid tussen een dagpas, een vaste werkplek en een vergaderkamer. Een capaciteit van tien flexplekken werkt anders dan één specifieke ruimte. Toon ook voorzieningen die voor de keuze relevant zijn.
Beschikbaarheid en rechten controleren
Controleer datum, duur, benodigde capaciteit en eventuele voorbereiding. Pas de afgesproken ledenrechten toe zonder te veronderstellen dat ieder lid hetzelfde tegoed heeft. Gelijktijdige aanvragen mogen niet allebei de laatste plek krijgen.
Bevestigen en wijzigingen verwerken
Toon wanneer de reservering definitief is en welke toegangsinformatie volgt. Bij wijzigen of annuleren worden ruimte en eventuele uren volgens de gemaakte afspraken bijgewerkt. Een mislukte betaling wordt niet als bevestigde gastboeking gepresenteerd.
Een reservering en een toegangspas zijn verschillende onderdelen.
Boekingen, leden en facturen met betaallink staan in dezelfde software. Toegangscontrole sluiten we bij de start aan op de boekingen. Een bevestigde kamer geeft niet automatisch toegang tot alle ruimtes van het gebouw: we leggen vast welke informatie naar het toegangssysteem gaat en medewerkers zien wanneer een overdracht niet is gelukt.
Een bedrijf reserveert voor meerdere collega’s
Maak zichtbaar wie boekt en voor hoeveel deelnemers. De beheerder van een bedrijfsaccount kan andere rechten hebben dan een individuele gebruiker.
Een lid heeft onvoldoende inbegrepen uren
Laat zien welk deel buiten het tegoed valt voordat wordt bevestigd. Een boeking mag niet achteraf onverwacht als volledig inbegrepen worden voorgesteld.
Een ruimte is tijdelijk buiten gebruik
Blokkeer het middel voor nieuwe aanvragen en maak bestaande boekingen zichtbaar voor opvolging. Alleen de naam van de ruimte uit het formulier verwijderen lost die eerdere reserveringen niet op.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalBij de start: ruimtes, leden en tijden.
Bij de start zetten we je locaties, ruimtes, boekingstypen, openingstijden en annuleringsregels in de software en importeren we je leden. Bevestigingen, herinneringen en facturen met betaallink staan meteen aan. Reserveringen voor je coworking zetten we eenmalig klaar; daarna betaal je per maand een vaste licentie voor hosting, updates en support.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kunnen leden en externe gasten dezelfde agenda gebruiken?
Ja, met passende rechten en prijsweergave. De beschikbare opties kunnen verschillen per gebruiker of accounttype.
Kunnen vergaderuren in een lidmaatschap zitten?
Dat kan met duidelijke regels voor opbouw, verbruik en eventuele geldigheid. Bij de start leggen we ook vast wat er gebeurt bij annuleren of wijzigen.
Kunnen we meerdere locaties beheren?
Ja. Ruimtes, openingstijden en voorzieningen blijven aan de juiste locatie gekoppeld, zodat een gebruiker niet per ongeluk elders reserveert.
Kan de boeking een toegangscode geven?
Ja, via de aansluiting op je toegangssysteem. Bij de start leggen we vast voor welke ruimte en periode de code geldt en wat er gebeurt wanneer de boeking verandert.
Wat hier vaak op aansluit.
- Verhuursoftware voor evenementenmateriaalEen verhuurorder eindigt niet bij de evenementdatum. Breng voorbereiding, transport, uitgifte en retourcontrole samen, zodat beschikbaarheid aansluit op de werkelijke omloop van je materiaal.
- Huurdersportaal voor vastgoedbeheerGeef huurders één plek voor meldingen en documenten. Je beheerteam ziet wie een verzoek behandelt, wat nog ontbreekt en welke leverancier aan zet is.
- Planningssoftware voor schoonmaakbedrijvenBreng terugkerende opdrachten, medewerkers en locatie-instructies bij elkaar. Maak wijzigingen zichtbaar voor degene die de ronde uitvoert én voor de planner op kantoor.
Elke kamer, elk uur kloppend.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Reserveringssoftware voor flexplekken, vergaderkamers en ledenboekingen: beschikbaarheid, inbegrepen uren en bevestigingen voor je coworkinglocatie.
- Het juiste type gebruik kiezen
- Beschikbaarheid en rechten controleren
- Bevestigen en wijzigingen verwerken