Reserveringssoftware voor coworking
Geef iedere werkplek en vergaderkamer een kloppende reservering.
Laat leden en gasten zien wat ze kunnen boeken. Houd ruimte, tijd, lidmaatschapsafspraken en voorbereiding bij elkaar, zodat de agenda aansluit op het gebruik van je locatie.
Bespreek je projectCoworking · Ruimtereservering
VoorbeeldBoeking C–024
Tijdslot controleren- Ruimte
- Vergaderkamer · 6 personen
- Verzoek
- Dinsdag · 13:00–15:00
- Voorbereiding
- 15 minuten vóór gebruik
- Bevestiging
- Nog niet gereserveerd
Volgende stap
Neem voorbereiding mee in de beschikbaarheid
Controleer de kamer inclusief de voorbereidingstijd. Een zichtbare opening van twee uur is niet voldoende als de vorige reservering direct aansluit.
Een vrije kamer is niet voor iedere gebruiker dezelfde boeking.
Een lid heeft inbegrepen vergaderuren, een externe gast betaalt per boeking en een team wil meerdere plekken naast elkaar. Ondertussen heeft een kamer voorbereidingstijd nodig tussen twee afspraken. Een algemene agenda laat die verschillen buiten beschouwing. We richten boekingen in rond de middelen en afspraken die jullie locatie werkelijk aanbiedt.
Van een beschikbare optie naar een bevestigde plek.
- 01
Het juiste type gebruik kiezen
Maak onderscheid tussen een dagpas, een vaste werkplek en een vergaderkamer. Een capaciteit van tien flexplekken werkt anders dan één specifieke ruimte. Toon ook voorzieningen die voor de keuze relevant zijn.
- 02
Beschikbaarheid en rechten controleren
Controleer datum, duur, benodigde capaciteit en eventuele voorbereiding. Pas de afgesproken ledenrechten toe zonder te veronderstellen dat ieder lid hetzelfde tegoed heeft. Gelijktijdige aanvragen mogen niet allebei de laatste plek krijgen.
- 03
Bevestigen en wijzigingen verwerken
Toon wanneer de reservering definitief is en welke toegangsinformatie volgt. Bij wijzigen of annuleren worden ruimte en eventuele uren volgens de gemaakte afspraken bijgewerkt. Een mislukte betaling wordt niet als bevestigde gastboeking gepresenteerd.
Een reservering en een toegangspas zijn verschillende onderdelen.
Als jullie toegangscontrole, ledenadministratie of facturatie al gebruiken, onderzoeken we hoe de boeking daarop kan aansluiten. Een bevestigde kamer geeft niet automatisch toegang tot alle ruimtes van het gebouw. We bepalen welke informatie naar welk systeem gaat en hoe medewerkers zien wanneer een koppeling niet is gelukt.
- Een bedrijf reserveert voor meerdere collega’s
- Maak zichtbaar wie boekt en voor hoeveel deelnemers. De beheerder van een bedrijfsaccount kan andere rechten hebben dan een individuele gebruiker.
- Een lid heeft onvoldoende inbegrepen uren
- Laat zien welk deel buiten het tegoed valt voordat wordt bevestigd. Een boeking mag niet achteraf onverwacht als volledig inbegrepen worden voorgesteld.
- Een ruimte is tijdelijk buiten gebruik
- Blokkeer het middel voor nieuwe aanvragen en maak bestaande boekingen zichtbaar voor opvolging. Alleen de naam van de ruimte uit het formulier verwijderen lost die eerdere reserveringen niet op.
Begin bij ruimtes, capaciteit en je ledenafspraken.
We bespreken locaties, boekingstypen, intervallen, prijsafspraken, tegoeden en annuleringen. Online betaling, toegangssystemen en facturatie zijn afzonderlijke koppelingen binnen de scope. Vorlyo verzorgt hosting en beheer volgens de afspraken. De eerste versie kan gericht zijn op de boekingsstroom die nu de meeste afstemming vraagt.
Goed om te weten.
Kunnen leden en externe gasten dezelfde agenda gebruiken?
Ja, met passende rechten en prijsweergave. De beschikbare opties kunnen verschillen per gebruiker of accounttype.
Kunnen vergaderuren in een lidmaatschap zitten?
Dat kan met duidelijke regels voor opbouw, verbruik en eventuele geldigheid. We bepalen ook wat er gebeurt bij annuleren of wijzigen.
Kunnen we meerdere locaties beheren?
Ja. Ruimtes, openingstijden en voorzieningen blijven aan de juiste locatie gekoppeld, zodat een gebruiker niet per ongeluk elders reserveert.
Kan de boeking een toegangscode geven?
Alleen met een passende, gecontroleerde koppeling. We bepalen voor welke ruimte en periode toegang nodig is en wat er gebeurt wanneer de boeking verandert.
Verder verkennen.
Bekijk de volledige dienstLaat je boekingsomgeving werken zoals je locatie werkt.
Vertel ons waar je naartoe wilt. Wij denken mee over de weg ernaartoe.
Vrijblijvend · Vaste scope, planning en prijs na de intake