Verhuursoftware voor evenementenmateriaal: Reserveer wat je op de juiste dag werkelijk kunt leveren.
Een verhuurorder eindigt niet bij de evenementdatum. Breng voorbereiding, transport, uitgifte en retourcontrole samen, zodat beschikbaarheid aansluit op de werkelijke omloop van je materiaal.
Verhuur · Evenementenmateriaal
VoorbeeldReservering E-036
Retourcontrole- Artikel
- Stapelstoel
- Uitgegeven
- 80 stuks
- Teruggeteld
- 78 stuks
- Beschikbaar
- Na controle vrijgeven
Volgende stap
Tel de retour vóór de volgende uitgifte
Twee stoelen ontbreken in de retourtelling. Controleer de levering en registreer eventuele schade voordat de voorraad opnieuw beschikbaar wordt.
Activiteit
- Teruggeteld vastgelegd · Klant10:05
- Uitgegeven vastgelegd · Team09:48
- Artikel vastgelegd · Klant09:12
Terug op maandag betekent niet direct opnieuw verhuurbaar.
Een set stoelen komt terug na een weekendverhuur. Een deel moet worden schoongemaakt en twee stuks ontbreken. Ondertussen staan alle tachtig stoelen alweer op een nieuwe reservering. Een kalender op evenementdatum ziet dat verschil niet. De software rekent beschikbaarheid met blokkeerperiodes, aantallen en retourstatus, met ruimte voor voorbereiding en controle tussen twee verhuringen.
Verhuursoftware voor evenementenmateriaal
Voorbeeld- 1
Aanvraag en beschikbaarheid vergelijken
AfgerondVraag naast de evenementdatum ook levering en ophalen uit.
- 2
Verzamelen en uitgeven
Nu bezigMaak een picklijst per order en leg vast wat werkelijk meegaat.
- 3
Terugnemen en vrijgeven
VolgendeVergelijk de uitgifte met de retourtelling.
Laat de reservering aansluiten op het magazijn.
Aanvraag en beschikbaarheid vergelijken
Vraag naast de evenementdatum ook levering en ophalen uit. Laat zien of het om een voorlopige optie of bevestigde reservering gaat. Bij een pakket moeten de benodigde onderdelen samen beschikbaar zijn; alleen de pakketnaam tellen is onvoldoende.
Verzamelen en uitgeven
Maak een picklijst per order en leg vast wat werkelijk meegaat. Een vervangend artikel moet bij de order terug te vinden zijn. Serienummers zijn nuttig voor individuele apparatuur, terwijl aantallen beter passen bij identieke stoelen of glazen.
Terugnemen en vrijgeven
Vergelijk de uitgifte met de retourtelling. Houd ontbrekend, beschadigd en te reinigen materiaal apart van inzetbare voorraad. De volgende order gebruikt pas de aantallen die na controle zijn vrijgegeven.
Betaling en materiaalstatus blijven aparte stappen.
Offerte met online tekenen, factuur met betaallink en automatische herinnering staan in dezelfde software als de reservering. Toch blijft elke stap apart: een betaalde factuur maakt een order niet uitgeleverd, en een retourmelding betekent niet dat alle materialen gecontroleerd zijn. Factureer je liever vanuit je eigen boekhoudpakket, dan zet de software de order daarheen door.
De klant verlengt de huurperiode
Controleer eerst het effect op volgende reserveringen. Een einddatum aanpassen zonder conflictcontrole kan materiaal dubbel beloven.
Een pakket bevat meerdere onderdelen
Reserveer de bijbehorende aantallen kabels, standaards of bevestigingen mee. Leg vervangingen vast zodat de retourlijst blijft aansluiten op wat is meegegeven.
Er komt maar een deel terug
Registreer de deelretour en laat het resterende materiaal openstaan. Vrijgegeven artikelen kunnen weer beschikbaar worden zonder de hele order ten onrechte af te sluiten.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWe zetten je artikelen, pakketten en buffers klaar.
Bij de start richten we je artikelgroepen in: losse artikelen, samengestelde pakketten of genummerde apparatuur, met de voorbereidings- en retourbuffer per groep. We zetten je klanten over en geven het team rollen voor kantoor en magazijn. Daarna gaat de software live. Het verhuursysteem richten we eenmalig in; daarna dekt een vaste maandlicentie hosting, updates en support. Een website met aanvraagformulier kan er desgewenst naast staan.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kunnen klanten online beschikbaarheid zien?
Ja. Klanten zien online welke artikelen op hun datum beschikbaar zijn en sturen een aanvraag of reservering. Het team bevestigt met een offerte die de klant online tekent.
Kunnen we tijd voor schoonmaak blokkeren?
Ja. De periode waarin materiaal niet verhuurbaar is kan langer zijn dan het evenement zelf. Die buffer stellen we bij de start per artikelgroep in.
Ondersteunt dit borg en schade?
Schade en ontbrekende stuks leg je vast bij de retour. Wat je in rekening brengt, bepaal je zelf volgens je voorwaarden; een gemelde schade wordt nooit vanzelf gefactureerd.
Kunnen we scanners gebruiken in het magazijn?
Ja. Met labels en een scanner boekt het magazijn uitgifte en retour per artikel of per aantal. Bij de start kiezen we wat je per artikelgroep volgt.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor verhuisbedrijvenGeef klanten een duidelijke manier om hun verhuizing toe te lichten. Je team ontvangt de inventaris, bereikbaarheid en wensen bij dezelfde aanvraag en ziet wat nog moet worden nagevraagd.
- Kassasoftware voor retailProducten zoeken, varianten kiezen en afrekenen met pin, contant of Tikkie. De kassa draait op een touchscreen of tablet, werkt offline door en laat aan het eind van de dag zien wat er is verkocht.
- Reserveringssoftware voor coworkingLaat leden en gasten zien wat ze kunnen boeken. Houd ruimte, tijd, lidmaatschapsafspraken en voorbereiding bij elkaar, zodat de agenda aansluit op het gebruik van je locatie.
Verhuur alleen wat terug is.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Verhuursoftware voor stoelen, tenten en evenemententechniek: reserveringen, beschikbaarheid, uitgifte en retourcontrole bij elkaar in één omgeving.
- Aanvraag en beschikbaarheid vergelijken
- Verzamelen en uitgeven
- Terugnemen en vrijgeven