Verhuursoftware voor evenementenmateriaal
Reserveer wat je op de juiste dag werkelijk kunt leveren.
Een verhuurorder eindigt niet bij de evenementdatum. Breng voorbereiding, transport, uitgifte en retourcontrole samen, zodat beschikbaarheid aansluit op de werkelijke omloop van je materiaal.
Bespreek je projectVerhuur · Evenementenmateriaal
VoorbeeldReservering E–036
Retourcontrole- Artikel
- Stapelstoel
- Uitgegeven
- 80 stuks
- Teruggeteld
- 78 stuks
- Beschikbaar
- Na controle vrijgeven
Volgende stap
Tel de retour vóór de volgende uitgifte
Twee stoelen ontbreken in de retourtelling. Controleer de levering en registreer eventuele schade voordat de voorraad opnieuw beschikbaar wordt.
Terug op maandag betekent niet direct opnieuw verhuurbaar.
Een set stoelen komt terug na een weekendverhuur. Een deel moet worden schoongemaakt en twee stuks ontbreken. Ondertussen staan alle tachtig stoelen alweer op een nieuwe reservering. Een kalender op evenementdatum ziet dat verschil niet. We bouwen beschikbaarheid rond blokkeerperiodes, aantallen en retourstatus, met ruimte voor voorbereiding en controle tussen twee verhuringen.
Laat de reservering aansluiten op het magazijn.
- 01
Aanvraag en beschikbaarheid vergelijken
Vraag naast de evenementdatum ook levering en ophalen uit. Laat zien of het om een voorlopige optie of bevestigde reservering gaat. Bij een pakket moeten de benodigde onderdelen samen beschikbaar zijn; alleen de pakketnaam tellen is onvoldoende.
- 02
Verzamelen en uitgeven
Maak een picklijst per order en leg vast wat werkelijk meegaat. Een vervangend artikel moet bij de order terug te vinden zijn. Serienummers zijn nuttig voor individuele apparatuur, terwijl aantallen beter passen bij identieke stoelen of glazen.
- 03
Terugnemen en vrijgeven
Vergelijk de uitgifte met de retourtelling. Houd ontbrekend, beschadigd en te reinigen materiaal apart van inzetbare voorraad. De volgende order gebruikt pas de aantallen die na controle zijn vrijgegeven.
Beschikbaarheid en facturatie hebben een andere verantwoordelijkheid.
Je administratie kan de factuur verzorgen terwijl de verhuuromgeving de planning en materiaalstatus bewaakt. We spreken af welk systeem reserveringen, betalingen en voorraad beheert. Een betaalde factuur maakt een order niet automatisch uitgeleverd; een retourmelding betekent niet dat alle materialen gecontroleerd zijn. Die gebeurtenissen worden afzonderlijk verwerkt.
- De klant verlengt de huurperiode
- Controleer eerst het effect op volgende reserveringen. Een einddatum aanpassen zonder conflictcontrole kan materiaal dubbel beloven.
- Een pakket bevat meerdere onderdelen
- Reserveer de bijbehorende aantallen kabels, standaards of bevestigingen mee. Leg vervangingen vast zodat de retourlijst blijft aansluiten op wat is meegegeven.
- Er komt maar een deel terug
- Registreer de deelretour en laat het resterende materiaal openstaan. Vrijgegeven artikelen kunnen weer beschikbaar worden zonder de hele order ten onrechte af te sluiten.
Aantallen, periodes en logistiek vormen de basis.
We bepalen of jullie losse artikelen, samengestelde pakketten of individueel genummerde apparatuur verhuren. Vestigingen, bezorgroutes, borg, online betalen en barcodeverwerking worden als eigen onderdelen uitgewerkt. Hosting, onderhoud en doorontwikkeling lopen via Vorlyo binnen de gemaakte afspraken. Een passende bestaande verhuurapplicatie kan ook het vertrekpunt zijn voor een website of koppeling.
Goed om te weten.
Kunnen klanten online beschikbaarheid zien?
Dat kan wanneer de achterliggende voorraad en reserveringen voldoende betrouwbaar worden bijgehouden. Anders kan de website eerst een aanvraag verzamelen die het team bevestigt.
Kunnen we tijd voor schoonmaak blokkeren?
Ja. De periode waarin materiaal niet verhuurbaar is kan langer zijn dan het evenement zelf. We bepalen welke voorbereiding en retourbuffer per artikelgroep nodig zijn.
Ondersteunt dit borg en schade?
Borgregistratie en schadeafhandeling kunnen worden ingericht. Voor verrekening gelden jullie afgesproken voorwaarden; een gemelde schade wordt niet zonder beoordeling automatisch gefactureerd.
Kunnen we scanners gebruiken in het magazijn?
Dat is mogelijk met geschikte labels en apparatuur. We kiezen eerst of jullie aantallen, unieke artikelen of beide moeten volgen en testen de gekozen scanwerkwijze.
Verder verkennen.
Bekijk de volledige dienstBreng reservering en materiaalbeweging bij elkaar.
Vertel ons waar je naartoe wilt. Wij denken mee over de weg ernaartoe.
Vrijblijvend · Vaste scope, planning en prijs na de intake