Facturatie kost veel MKB-bedrijven elke week uren: opmaken, versturen, herinneringen, BTW-overzichten en betaalcontrole. Met de juiste automatisering blijft daar vooral controle van over, met minder fouten en sneller geld op de rekening.
Wat valt er te automatiseren?
- Factuur opmaken: uit gewerkte uren, contract, of terugkerend abonnement
- Versturen: automatisch met PDF + betaallink
- Herinneringen: bij verlopen termijn, met escalatie
- Betaalkoppeling: Stripe/Wero die status terugkoppelt
- Boekhouding-export: automatisch naar Moneybird, Exact of e-Boekhouden
- BTW-aangifte voorbereiden: kwartaaloverzicht klaar in 1 klik
Hoeveel tijd levert dit op?
Meet het in je eigen administratie: hoeveel facturen verstuur je per maand, hoeveel tijd kost elke factuur van opmaak tot betaling, en hoe vaak moet je een herinnering sturen? Dat is je nulmeting. Na de automatisering meet je dezelfde punten opnieuw en zie je wat het oplevert.
Welke tools werken voor het MKB?
- Off-the-shelf: Moneybird, Factuursturen, e-Boekhouden: een vast maandabonnement, snel live
- Custom dashboard: volledig op maat, gekoppeld aan je eigen systemen. De prijs hangt af van het aantal schermen, koppelingen en uitzonderingen. Na een intake krijg je een vaste prijs.
- Hybride: bestaande tool + custom integraties voor specifieke flows
De beste keuze hangt af van je volume, klanttype en huidige systeem. Voor minder dan 50 facturen per maand is een bestaande tool meestal genoeg. Daarboven loont custom vaak, vooral als je gekoppelde uren-, project- of voorraadsystemen hebt.
Een mooie referentie hiervan is BillingFlow, een SaaS-platform voor facturatie en boekhouding waarvoor wij als Vorlyo de complete site en onboarding-flow bouwden. Bekijk de volledige BillingFlow case study voor techniek, aanpak en resultaten.
Stappenplan
- Stap 1: breng je huidige factuur-flow in kaart (waar gaat tijd verloren?)
- Stap 2: kies tussen off-the-shelf of custom op basis van volume + complexiteit
- Stap 3: implementeer in fases, eerst opmaken/versturen, dan herinneringen, dan integraties
- Stap 4: meet na 1 maand: hoeveel tijd bespaar je echt?