Transport en bezorging: Facturatiesoftware voor autotransporteurs
Facturatiesoftware voor autotransporteurs die overgedragen voertuigen, toeslagen en wachturen van de gesloten voertuigkaart omzet in een controleerbare factuur per opdrachtgever.
Waar facturen bij autotransporteurs blijven liggen.
Een autotransporteur rijdt voor dealers, leasemaatschappijen en particulieren, elk met andere tarieven en afspraken. Aan het eind van de week of maand moet per opdrachtgever worden opgeteld welke voertuigen zijn overgedragen, welke toeslagen gelden voor niet-rijdende auto's en hoeveel wachturen er zijn gemaakt bij ophalen. Die gegevens staan verspreid over papieren overdrachtsformulieren, aantekeningen van chauffeurs en mails over spoedritten. Een vergeefse rit of een auto die pas bij de tweede poging is opgehaald, wordt makkelijk vergeten. Leasemaatschappijen willen bovendien per kenteken een regel, en sturen facturen terug die dat missen, waardoor de betaling uitblijft.
Facturatiesoftware voor autotransporteurs
Voorbeeld- 1
Overgedragen voertuigen verzamelen
AfgerondZodra een voertuigkaart bij aflevering is gesloten, komt de auto op de lijst van de opdrachtgever.
- 2
Afwijkingen beoordelen
Nu bezigDe administratie ziet wat afwijkt van de offerte of raamafspraak: een auto die als rijdend was opgegeven maar met de lier is geladen, wachturen boven de afgesproken grens of een bestemming buiten de zone.
- 3
Factuur per kenteken versturen
VolgendePer opdrachtgever gaat een factuur met een regel per kenteken en een betaallink de deur uit.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Overgedragen voertuigen verzamelen
Zodra een voertuigkaart bij aflevering is gesloten, komt de auto op de lijst van de opdrachtgever. Per auto staan het kenteken, de rit, de toeslagen voor laadondersteuning en de vastgelegde wachturen. Vergeefse ritten en tweede pogingen staan er als aparte regel bij, met de reden uit de werkbon.
Afwijkingen beoordelen
De administratie ziet wat afwijkt van de offerte of raamafspraak: een auto die als rijdend was opgegeven maar met de lier is geladen, wachturen boven de afgesproken grens of een bestemming buiten de zone. Bij elke afwijking staat de vastlegging van de chauffeur. De administratie beslist wat wordt doorberekend.
Factuur per kenteken versturen
Per opdrachtgever gaat een factuur met een regel per kenteken en een betaallink de deur uit. Leasemaatschappijen zien hun eigen referenties op elke regel. Wordt er niet op tijd betaald, dan volgen herinneringen automatisch, en per opdrachtgever zie je welke facturen open staan.
Factureren vanuit dezelfde software.
Facturen worden nu vaak met de hand opgesteld, met regels die worden overgenomen van papieren formulieren. Hier staan de voertuigkaarten, de offerte en de raamafspraak al in dezelfde software, zodat de factuur ontstaat uit wat er echt is overgedragen. Referenties van opdrachtgevers, zoals ordernummers van leasemaatschappijen, komen uit de aanvraag. Betaalstatus en btw-overzicht staan erbij; de boekhouder kan meekijken of een export krijgen. De administratie is eigenaar van de factuur.
Per rit of verzamelfactuur
Particulieren krijgen een factuur per rit, vaak vooraf of bij aflevering. Dealers en leasemaatschappijen willen een verzamelfactuur per week of maand, met een regel per voertuig. Per opdrachtgever stel je het ritme en het formaat in, zodat de administratie niet per klant handmatig hoeft te verzamelen.
Vergeefse rit rekenen of niet
Een rit waarbij de auto niet klaarstond, kost tijd en brandstof. Bij een vaste dealer kun je ervoor kiezen dat af en toe te laten gaan. Bij herhaling of bij een nieuwe klant is doorberekenen redelijk. Wat je ook kiest, de werkbon legt het vast, zodat de keuze bewust is.
Toeslag achteraf of alleen als afgesproken
Een auto die anders blijkt dan opgegeven, kost extra inzet. Toeslagen achteraf doorberekenen is alleen te verdedigen als de offerte of raamafspraak daar vooraf iets over zei. Bij elke toeslag zie je of die gedekt is door een afspraak, zodat de administratie niet per ongeluk iets rekent wat niet is overeengekomen.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we voor je facturatie inrichten.
Bij de start zetten we per opdrachtgever de tarieven, toeslagen voor niet-rijdende auto's, de wachtgrens en het factuurritme klaar, plus de betaallink en de herinneringen. Een afgelopen week waarin een vergeefse rit en een niet-rijdende auto voorkwamen, factureren we samen opnieuw en leggen we naast wat er toen met de hand is verstuurd. Wekelijkse verzamelfacturen en het formaat van leasemaatschappijen schakel je per opdrachtgever in.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kunnen we per kenteken factureren?
Ja. Elke overgedragen auto wordt een regel met kenteken, rit en eventuele toeslagen. Leasemaatschappijen kunnen hun eigen referentie per auto terugzien, als die bij de aanvraag is meegegeven. Dat voorkomt dat facturen terugkomen omdat een regel niet te herleiden is.
Hoe onderbouwen we wachturen bij een dealer?
De chauffeur legt in de werkbon vast wanneer hij aankwam en wanneer hij kon laden, met de reden van het wachten. Die gegevens staan bij de factuurregel. In combinatie met de grens uit de offerte heeft de opdrachtgever alles wat hij nodig heeft om de regel te controleren.
Wat als een opdrachtgever een schade verrekent?
Een schadeclaim is een aparte afhandeling en hoort niet ongemerkt in de facturatie. Bij de auto staat dat er een melding loopt, zodat de administratie weet dat er mogelijk een verrekening volgt. De beslissing en afhandeling blijven bij jou, en een creditnota maak je pas als dat is afgesproken.
Kan een particulier direct bij aflevering betalen?
Ja. Een particulier krijgt de factuur met betaallink, ook vooraf als je dat zo wilt. Zodra er via de link is betaald, staat de factuur op betaald en ziet de chauffeur dat bij de rit. Zo hoeft niemand bij de overdracht contant geld aan te nemen.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor autotransporteursOffertesoftware voor autotransporteurs die afstand, rijdbaarheid, laadondersteuning en combinatiemogelijkheden in één voorstel verwerkt, met de uitgangspunten zichtbaar voor de opdrachtgever.
- Digitale werkbonnen voor autotransporteursDigitale werkbonnen voor autotransporteurs met een voertuigkaart per auto: conditiefoto's, kilometerstand, sleutels en papieren vastgelegd bij ophalen en afleveren.
- Website voor autotransporteursEen website voor autotransporteurs die per soort voertuig en bestemming uitlegt welke dienst past, inclusief wat er anders gaat bij een auto die niet zelf kan rijden.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor autotransporteurs: een regel per kenteken met toeslagen en wachturen, verstuurd met betaallink en met de betaalstatus erbij.
- Overgedragen voertuigen verzamelen
- Afwijkingen beoordelen
- Factuur per kenteken versturen