Buitenruimte en groen: Facturatiesoftware voor boomverzorgingsbedrijven
Facturatiesoftware voor boomverzorgingsbedrijven die uitgevoerd boomwerk, ingezet materieel en houtafvoer uit de werkkaart omzet in een factuur die je eerst controleert en daarna met betaallink verstuurt.
Waar facturen bij boomverzorgingsbedrijven blijven liggen.
Na een dag boomwerk moet de administratie bij boomverzorgingsbedrijven reconstrueren wat er te factureren valt. De offerte noemt drie bomen snoeien en een stobbe frezen, de ploeg heeft een vierde boom meegenomen op verzoek van de klant en het stamhout is toch afgevoerd. Uren staan op een briefje, de stortbon van het groenafval zit in de bus en het meerwerk is mondeling afgesproken. Bij beheeropdrachten met een dagprijs komt daar nog bij dat machine-inzet en afvoer per locatie apart moeten worden verantwoord. Wat niet wordt teruggevonden, wordt niet gefactureerd of leidt tot vragen van de klant.
Facturatiesoftware voor boomverzorgingsbedrijven
Voorbeeld- 1
Werkkaart als grondslag
AfgerondIs een klus afgerond, dan staat alles al in de software: uitgevoerde bomen, gewerkte uren, ingezet materieel, afgevoerde hoeveelheden en goedgekeurd meerwerk, naast de geaccordeerde offerte.
- 2
Verschillen tussen offerte en uitvoering
Nu bezigDe administratie ziet regel voor regel waar de uitvoering afwijkt van de offerte: een extra boom, minder afvoer omdat de klant het hout hield, een stobbe die niet is gefreesd.
- 3
Factuur met betaallink de deur uit
VolgendeZijn de verschillen beoordeeld, dan gaat de factuur met regels per opdracht en per boom naar de klant, met een betaallink erin.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Werkkaart als grondslag
Is een klus afgerond, dan staat alles al in de software: uitgevoerde bomen, gewerkte uren, ingezet materieel, afgevoerde hoeveelheden en goedgekeurd meerwerk, naast de geaccordeerde offerte. Stortbonnen van groenafval en houtafvoer voeg je als foto toe, zodat ze bij de opdracht horen.
Verschillen tussen offerte en uitvoering
De administratie ziet regel voor regel waar de uitvoering afwijkt van de offerte: een extra boom, minder afvoer omdat de klant het hout hield, een stobbe die niet is gefreesd. Per verschil kiest zij of het wordt gefactureerd, verrekend of eerst met de werkvoorbereider wordt besproken.
Factuur met betaallink de deur uit
Zijn de verschillen beoordeeld, dan gaat de factuur met regels per opdracht en per boom naar de klant, met een betaallink erin. Blijft betaling uit, dan volgt automatisch een herinnering. De betaalstatus staat bij de opdracht, en bij een vraag van de klant vind je de werkkaart met foto's terug.
Factureren vanuit dezelfde software.
Boomverzorgers maken facturen nu vaak los in een boekhoudpakket en zoeken de onderbouwing bij elkaar uit briefjes en bonnen. In deze software ontstaat de factuur uit dezelfde opdracht als de offerte en de werkkaart. Tarieven voor uren en machines komen uit dezelfde tabel als de offertes, en stortkosten worden doorbelast op basis van de bonnen, niet van een schatting. De boekhouder kijkt mee of krijgt een export met het btw-overzicht.
Factureren volgens offerte of nacalculatie
Bij een vaste prijs factureer je wat is aangeboden en registreer je afwijkingen alleen voor meerwerk. Bij nacalculatie, zoals bij dagprijzen voor beheerders, bepaalt de registratie het bedrag. Veel boomverzorgers gebruiken beide naast elkaar. Per opdracht leg je vast welke afspraak geldt, en de factuur volgt die afspraak.
Per klus of verzamelfactuur per periode
Een particulier krijgt een factuur per klus. Een beheerder of gemeente wil vaak een verzamelfactuur per maand met een specificatie per locatie of boom. Afgeronde opdrachten blijven dan staan tot het afgesproken moment en gaan gebundeld de deur uit, met de werkkaarten als bijlage. Elke regel blijft herleidbaar naar een boom en een dag.
Afvoer doorbelasten of inbegrepen
Wie afvoer in de prijs opneemt, draagt het risico op meer volume dan verwacht. Wie het doorbelast op basis van stortbonnen, moet die bonnen bij de juiste klus hebben. De keuze hangt af van hoe voorspelbaar het werk is: bij losse tuinbomen vaak inbegrepen, bij grote kappen vaak per vracht.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we voor je facturatie inrichten.
Bij de start zetten we je uurtarieven, machinetarieven en afvoerposten klaar, met factuursjablonen voor particulieren en voor beheerders, de betaallink en het schema van herinneringen. Voordat het live gaat, maken we samen de factuur van een gewone snoeiklus volgens offerte, en van een klus waarbij de klant ter plekke een extra boom toevoegt en het hout zelf houdt. Verzamelfacturen voor beheerders en het toewijzen van stortbonnen aan klussen zet je aan wanneer de eerste maand loopt.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Moeten we van boekhoudpakket wisselen?
Nee. De facturen maak en verstuur je in deze software, inclusief betaallink en herinneringen. Je boekhouder kan meekijken of krijgt een export van facturen en het btw-overzicht. Bij de start bespreken we welke vorm voor je administratie het handigst is.
Hoe voorkomen we dat meerwerk vergeten wordt?
Meerwerk dat de ploeg op de werkkaart vastlegt, verschijnt automatisch als verschil met de offerte. De administratie kan een opdracht pas afronden als elk verschil is beoordeeld. Zo valt een extra boom of een extra vracht afvoer niet tussen wal en schip.
Kan de klant de onderbouwing van de factuur zien?
Ja. Bij elke factuur kan een specificatie worden meegestuurd met de bomen, het uitgevoerde werk en eventueel foto's. Wie een klantportaal gebruikt, ziet die specificatie daar, samen met de betaalstatus. Dat helpt vooral bij beheerders die intern moeten verantwoorden waarvoor ze betalen.
Wat als de ploeg vergeet uren in te vullen?
Een werkkaart zonder uren kan niet worden afgerond en blijft zichtbaar in de lijst van de werkvoorbereider. Die vraagt de ploegleider om aanvulling voordat de administratie verder kan. Zo wordt er geen factuur gemaakt op basis van onvolledige gegevens.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor boomverzorgingsbedrijvenOffertesoftware voor boomverzorgingsbedrijven die werkhoogte, inzet van materieel en afvoer van hout per boom doorrekent, met de aannames zichtbaar voor de klant.
- Digitale werkbonnen voor boomverzorgingsbedrijvenDigitale werkbonnen voor boomverzorgingsbedrijven: een boomwerkkaart met locatie, afspraken en foto's voor de ploeg, en terugkoppeling over uren en afvoer vanaf de werkplek.
- Website voor boomverzorgingsbedrijvenEen website voor boomverzorgingsbedrijven die uitlegt wanneer je snoeit, kandelabert, rooit of een stobbe freest, en welke informatie over de boom en de bereikbaarheid nodig is.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor boomverzorgingsbedrijven: boomwerk, machine-inzet en houtafvoer van werkkaart naar factuur met betaallink en herinneringen.
- Werkkaart als grondslag
- Verschillen tussen offerte en uitvoering
- Factuur met betaallink de deur uit