Evenementen en verhuur: Klantportaal voor decorbouwers
Een klantportaal voor decorbouwers waarin ontwerpers en producenten ontwerpversies, akkoordrondes, kleurmonsters en planning per project volgen, zonder versies kwijt te raken in mailwisselingen.
Wat klanten van decorbouwers zelf willen zien.
Bij decorbouwers lopen per project drie of vier partijen mee: de ontwerper, de producent, de technisch leider van de locatie en soms een regisseur of merkmanager. Ze sturen elk hun opmerkingen per mail, op verschillende versies van de tekeningen. Een kleurmonster wordt via een foto in een appgroep goedgekeurd, een maatwijziging telefonisch afgesproken. Als de werkplaats begint, is het onduidelijk welke versie door wie is goedgekeurd. En als er later meerwerk wordt gerekend, kan de producent terecht vragen wanneer hij daar akkoord op heeft gegeven. De projectleider besteedt veel tijd aan het bijhouden van wie wat heeft gezegd.
Klantportaal voor decorbouwers
Voorbeeld- 1
Betrokkenen per project uitnodigen
AfgerondPer project bepaalt de projectleider wie toegang krijgt: ontwerper, producent, technisch leider of merkmanager.
- 2
Versies en monsters tonen
Nu bezigHet portaal toont de ontwerpversies met datum, de constructietekeningen die zijn vrijgegeven, foto's van kleur- en materiaalmonsters en de planning tot de opbouw.
- 3
Akkoord per versie vastleggen
VolgendeElke betrokkene met akkoordrecht kan een versie of monster goedkeuren of een opmerking plaatsen.
Van uitnodiging tot akkoord.
Betrokkenen per project uitnodigen
Per project bepaalt de projectleider wie toegang krijgt: ontwerper, producent, technisch leider of merkmanager. Iedere rol ziet wat voor hem relevant is. De technisch leider ziet tekeningen en opbouwafspraken, de producent ook offertes en meerwerk. Niemand ziet projecten waar hij niet bij hoort.
Versies en monsters tonen
Het portaal toont de ontwerpversies met datum, de constructietekeningen die zijn vrijgegeven, foto's van kleur- en materiaalmonsters en de planning tot de opbouw. Bij elke versie staat wat er is veranderd ten opzichte van de vorige. Oudere versies blijven zichtbaar, maar zijn duidelijk gemarkeerd als vervangen.
Akkoord per versie vastleggen
Elke betrokkene met akkoordrecht kan een versie of monster goedkeuren of een opmerking plaatsen. Het akkoord wordt vastgelegd met naam en datum. Een opmerking komt bij de projectleider binnen als taak. Pas na akkoord van de juiste personen gaat een versie naar de werkplaats.
Minder mail, dezelfde gegevens.
Decorbouwers delen tekeningen nu vaak via mail, een gedeelde map of een overdrachtsdienst, en verzamelen akkoorden in mails en appgroepen. Het portaal vervangt het tekenprogramma en de gedeelde map niet, maar laat zien welke versie actueel is en wie ermee akkoord is. Offertes en meerwerk komen uit de offertesoftware. De ontwerper blijft eigenaar van het ontwerp, de decorbouwer van de constructie, de producent van het budget en de akkoorden.
Eén akkoord of per rol
Eén akkoord van de producent is eenvoudig, maar betekent dat de ontwerper of technisch leider achteraf alsnog bezwaar kan maken. Akkoord per rol, waarbij ontwerper, technisch leider en producent elk hun deel goedkeuren, kost meer stappen maar voorkomt verrassingen. Het portaal kan per project instellen wie waarover moet beslissen.
Monsters fysiek of op foto
Een fysiek kleur- of materiaalmonster geeft de ontwerper de echte indruk, maar kost tijd en verzending. Een foto is snel, maar kleuren wijken op schermen af. Veel decorbouwers sturen een fysiek monster voor de belangrijkste afwerkingen en een foto voor de rest, en leggen beide akkoorden in het portaal vast.
Planning delen of intern houden
Een producent die de planning ziet, weet wanneer een akkoord nodig is om het opbouwvenster te halen. Tegelijk wil de werkplaats niet dat elke interne verschuiving vragen oproept. Het portaal kan de mijlpalen tonen, zoals de uiterste datum voor akkoord en de opbouw, zonder de werkplaatsplanning zelf.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat klanten in het portaal vinden.
Opdrachtgevers krijgen in het portaal hun projecten met rollen, ontwerpversies met wijzigingen, monsters, mijlpalen en akkoord per versie met naam en datum. Samen proberen we een beursstand waar alleen de standhouder akkoord geeft, en een theaterdecor waarbij de ontwerper een kleur afkeurt nadat de producent de versie al had goedgekeurd. Meerwerkvoorstellen in het portaal en een archief per opdrachtgever kunnen later aan.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kan de ontwerper zien wat er in de werkplaats gebeurt?
Het portaal toont de mijlpalen en foto's die de projectleider deelt, zoals een proefopstelling of een afgewerkt onderdeel. De dagelijkse werkplaatsplanning blijft intern. Zo kan de ontwerper de voortgang volgen zonder dat elke kleine wijziging in de planning vragen oproept.
Wat als twee betrokkenen elkaar tegenspreken?
Dan ziet de projectleider beide opmerkingen bij dezelfde versie. Het portaal lost het conflict niet op, maar maakt het zichtbaar voordat de werkplaats begint. De projectleider kan beide partijen vragen samen te beslissen, en het uiteindelijke akkoord wordt vastgelegd met wie het heeft gegeven.
Hoe lang blijven projecten in het portaal staan?
Zo lang als je wilt. Voor herhaalproducties, tournees of beursstands die terugkomen is het handig als tekeningen en akkoorden bewaard blijven. Een afgesloten project kan worden gearchiveerd, zodat het niet meer in het actieve overzicht staat maar wel terug te vinden is.
Moet de opdrachtgever een account aanmaken?
Voor terugkerende producenten en ontwerpers is een account het handigst, omdat ze dan al hun projecten zien. Voor een eenmalige opdrachtgever kan een persoonlijke link volstaan. In beide gevallen wordt bij een akkoord vastgelegd wie het heeft gegeven.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Digitale werkbonnen voor decorbouwersDigitale werkbonnen voor decorbouwers die per onderdeel de vrijgegeven constructietekening, het materiaal en de uren vastleggen, zodat de werkplaats nooit op een verouderde versie bouwt.
- Website voor decorbouwersEen website voor decorbouwers die laat zien welke soorten decors, materialen en afwerkingen je maakt, zodat ontwerpers en producenten weten met welk werk ze bij jou terechtkunnen.
- Aanvraagformulier voor decorbouwersEen aanvraagformulier voor decorbouwers dat ontwerpfase, locatie, maatvoering, opbouwvenster en transport uitvraagt, zodat de werkplaats meteen kan beoordelen wat er gevraagd wordt.
Eén plek voor je klanten.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Klantportaal voor decorbouwers: ontwerpversies, akkoordrondes en monsters per project op één plek, met vastgelegd akkoord per versie.
- Betrokkenen per project uitnodigen
- Versies en monsters tonen
- Akkoord per versie vastleggen