Evenementen en verhuur: Klantportaal voor festivalproductiebedrijven
Een portaal voor festivalproductiebedrijven waar leveranciers en organisator hun instructies, terreinkaarten en slots vinden, en vragen en documenten op één plek aanleveren.
Wat klanten van festivalproductiebedrijven zelf willen zien.
Festivalproductiebedrijven sturen in de weken voor een festival honderden mails met instructies, terreinkaarten en aanvoertijden naar leveranciers. Elke nieuwe versie van de terreinkaart gaat opnieuw rond, en een week voor de opbouw rijdt een chauffeur nog op een kaart van twee versies terug. Leveranciers moeten zelf ook documenten aanleveren: verzekeringsbewijzen, gegevens van voertuigen, namen van crew voor accreditatie, technische specificaties. Die komen binnen in verschillende mailboxen, in verschillende formaten en vaak te laat. De organisator wil ondertussen zien hoe ver de productie is, maar krijgt alleen een update als hij erom vraagt.
Klantportaal voor festivalproductiebedrijven
Voorbeeld- 1
Toegang per partij afbakenen
AfgerondElke leverancier krijgt toegang tot zijn eigen deel van het festival: zijn zone, zijn slots en de instructies die voor hem gelden.
- 2
Actuele kaarten en instructies tonen
Nu bezigIn het portaal staat altijd de laatste vrijgegeven terreinkaart, met de zone van de leverancier gemarkeerd.
- 3
Aanleveringen en vragen verzamelen
VolgendeLeveranciers uploaden gevraagde documenten in het portaal, met een uiterste datum per document.
Van uitnodiging tot akkoord.
Toegang per partij afbakenen
Elke leverancier krijgt toegang tot zijn eigen deel van het festival: zijn zone, zijn slots en de instructies die voor hem gelden. De organisator ziet het totaaloverzicht van voortgang en open punten. Per partij bepaal je welke documenten zichtbaar zijn, zodat de cateraar niet de technische tekeningen van de podiumbouwer ziet.
Actuele kaarten en instructies tonen
In het portaal staat altijd de laatste vrijgegeven terreinkaart, met de zone van de leverancier gemarkeerd. Instructies over aanrijden, lossen, werktijden en veiligheid staan per leverancier. Komt er een nieuwe versie, dan ziet de leverancier wat er veranderde en bevestigt hij dat hij het gelezen heeft.
Aanleveringen en vragen verzamelen
Leveranciers uploaden gevraagde documenten in het portaal, met een uiterste datum per document. Ontbreekt er iets, dan ziet de productieleider dat in een overzicht. Vragen van leveranciers komen als bericht bij het festival binnen, niet in iemands persoonlijke inbox. Zo blijft alles bij elkaar en terug te vinden.
Minder mail, dezelfde gegevens.
Leveranciers krijgen nu een productiemail met bijlagen, een gedeelde map en soms een formulier voor accreditatie. Het portaal toont wat uit je planning en draaiboek komt; jij blijft eigenaar van terreinkaart, slots en instructies. Documenten die leveranciers aanleveren, blijven van hen maar worden bewaard bij het festival. Een accreditatiesysteem dat de organisator gebruikt, kan blijven bestaan; het portaal verzamelt alleen de gegevens die daarvoor nodig zijn.
Portaal voor leveranciers of ook organisator
Een portaal alleen voor leveranciers houdt het eenvoudig. Organisatoren willen echter ook zien hoe het gaat, en sturen anders steeds mails met vragen. Een apart overzicht voor de organisator, met voortgang per zone en open punten, voorkomt dat je elke dag een update moet schrijven.
Lezen bevestigen of vrijblijvend
Een leverancier laten bevestigen dat hij een nieuwe kaart of instructie heeft gelezen, kost hem een klik maar geeft jou zekerheid. Vrijblijvend publiceren is makkelijker, maar je weet niet wie op een oude versie werkt. Voor kritieke wijzigingen, zoals een andere ingang, is bevestigen vaak de moeite waard.
Deadlines per document of één datum
Eén uiterste datum voor alle documenten is eenvoudig te communiceren, maar sommige stukken, zoals voertuiggegevens voor een vergunning, zijn eerder nodig dan crewnamen voor accreditatie. Deadlines per document passen beter bij de werkelijkheid, mits het portaal laat zien wat wanneer moet. Een herinnering kort voor elke deadline helpt.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat klanten in het portaal vinden.
Elke leverancier krijgt toegang tot de actuele terreinkaart en instructies, met leesbevestiging en het aanleveren van documenten met deadlines. Voor de livegang proberen we samen een gewone voorbereiding, en een week waarin de terreinkaart twee keer wijzigt en een leverancier zijn verzekeringsbewijs te laat aanlevert. Een overzicht voor de organisator en berichten per leverancier kun je later aanzetten, zodat niemand meer dagelijks om een update hoeft te vragen.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Zien leveranciers elkaars gegevens in het portaal?
Nee, alleen hun eigen zone, slots, instructies en documenten. Als twee leveranciers samen in een zone werken, kun je ze elkaars contactpersoon laten zien. Technische details, prijzen en documenten van andere partijen blijven afgeschermd. Dat stel je per festival in.
Kan de organisator ook documenten aanleveren?
Ja. De organisator kan bijvoorbeeld de vergunning, de calamiteitenplannen of de lijst met artiesten uploaden. Je bepaalt zelf welke leveranciers welke van die documenten mogen inzien. Zo hoeft de organisator niet zelf iedereen te mailen. Wijzigt een document, dan zien die leveranciers het ook.
Wat als een leverancier geen account wil maken?
Een persoonlijke link per leverancier met een controle via e-mail is meestal genoeg. Grotere leveranciers die elk jaar terugkomen, hebben vaak liever een account. Beide geven alleen toegang tot het eigen deel, en een link kan na het festival worden ingetrokken.
Blijven de gegevens na het festival bewaard?
Dat bepaal je zelf. Documenten en opleveringen kunnen bewaard blijven voor evaluatie en het volgende jaar. Persoonsgegevens zoals crewnamen kun je na een afgesproken termijn verwijderen. Het portaal laat zien wat er nog bewaard wordt. Dat is per festival in te stellen.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Digitale werkbonnen voor festivalproductiebedrijvenDigitale werkbonnen voor festivalproductiebedrijven die het vrijgegeven productiedraaiboek per zone bij de crew brengen en voortgang, afwijkingen en opleveringen terugmelden.
- Website voor festivalproductiebedrijvenEen website voor festivalproductiebedrijven die productiediensten en faciliteiten zo beschrijft dat een organisator ziet welk deel van de productie hij kan uitbesteden en wat hij zelf houdt.
- Aanvraagformulier voor festivalproductiebedrijvenEen aanvraagformulier voor festivalproductiebedrijven dat terreinkaart, leverancierslijst en de status van vergunningen ophaalt, zodat een productieleider snel ziet hoe ver een festival al is.
Eén plek voor je klanten.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Klantportaal voor festivalproductiebedrijven: leveranciersinstructies, terreinkaarten en aanvoerslots per partij, met aangeleverde stukken op één plek.
- Toegang per partij afbakenen
- Actuele kaarten en instructies tonen
- Aanleveringen en vragen verzamelen