Evenementen en verhuur: Digitale werkbonnen voor festivalproductiebedrijven
Digitale werkbonnen voor festivalproductiebedrijven die het vrijgegeven productiedraaiboek per zone bij de crew brengen en voortgang, afwijkingen en opleveringen terugmelden.
Wat er op een werkbon voor festivalproductiebedrijven hoort.
Het productiedraaiboek van festivalproductiebedrijven is vaak een groot document met tabbladen, dat voor de opbouw wordt vrijgegeven en daarna toch nog verandert. Zoneverantwoordelijken printen het op maandag, en op woensdag werken ze met een versie waarin de stroomverdeling nog anders stond. Wat er in een zone klaar is, wordt via de portofoon gemeld en nergens vastgelegd. Een leverancier die zijn tent oplevert, laat een handtekening zetten op een papiertje dat in een bus belandt. Als er na het festival discussie is over schade aan de grasmat of over een extra opbouwdag, is niet terug te vinden wie wanneer wat heeft opgeleverd of geaccepteerd.
Digitale werkbonnen voor festivalproductiebedrijven
Voorbeeld- 1
Draaiboek per zone vrijgeven
AfgerondHet productiedraaiboek wordt per zone opgedeeld in taken met volgorde, verantwoordelijke en benodigde materialen.
- 2
Voortgang en afwijkingen melden
Nu bezigDe zoneverantwoordelijke vinkt taken af en legt afwijkingen vast met een foto en korte omschrijving: een kabelgoot die niet past, een leverancier die te laat is, schade aan bestrating.
- 3
Opleveringen laten aftekenen
VolgendeAls een leverancier zijn onderdeel oplevert, zoals een tent, een podium of een stroomverdeelkast, tekent de zoneverantwoordelijke af met een foto en eventuele opmerkingen.
Van voorbereiding tot afgetekende bon.
Draaiboek per zone vrijgeven
Het productiedraaiboek wordt per zone opgedeeld in taken met volgorde, verantwoordelijke en benodigde materialen. Alleen een vrijgegeven versie gaat naar de crew. Wijzigt er iets na vrijgave, dan krijgt de zoneverantwoordelijke een melding met wat er anders is. Zo werkt niemand op een verouderde print.
Voortgang en afwijkingen melden
De zoneverantwoordelijke vinkt taken af en legt afwijkingen vast met een foto en korte omschrijving: een kabelgoot die niet past, een leverancier die te laat is, schade aan bestrating. Een afwijking wordt een taak voor de productieleider. Zo is op elk moment zichtbaar hoe ver elke zone is.
Opleveringen laten aftekenen
Als een leverancier zijn onderdeel oplevert, zoals een tent, een podium of een stroomverdeelkast, tekent de zoneverantwoordelijke af met een foto en eventuele opmerkingen. Bij afbouw gebeurt hetzelfde voor het teruggeven van het terrein. Die opleveringen vormen later de basis voor facturen en voor gesprekken over schade.
Geen papier en losse foto's meer.
Crews werken nu met een geprint draaiboek, een portofoon en een appgroep per zone. De werkbon draait op telefoons of tablets die de zoneverantwoordelijken al gebruiken. Het draaiboek blijft van de productieleiding: zoneverantwoordelijken kunnen het lezen en taken afvinken, maar niet de inhoud wijzigen. Leveranciers kunnen eventueel hun eigen opleveringen bekijken. Wat in de werkbon wordt vastgelegd, wordt na het festival de bron voor evaluatie en facturatie.
Alles digitaal of print als reserve
Op een festivalterrein valt het mobiele netwerk soms weg, zeker als het publiek er is. Een werkbon die zonder verbinding werkt, maakt een print minder nodig. Toch kiezen sommige productieleiders voor een geprint overzicht per zone als reserve. Belangrijk is dat afvinken en opleveringen digitaal terugkomen.
Taken gedetailleerd of op hoofdlijnen
Een draaiboek met elke kabel en elk hek als taak is grondig, maar niemand vinkt honderden taken af tijdens een drukke opbouw. Taken op hoofdlijnen per zone, met details als bijlage, worden wel bijgehouden. Kies een niveau waarop voortgang zinvol te volgen is. Vaak is dat een overzichtelijk rijtje taken per zone per dag.
Leveranciers zelf laten melden
Leveranciers die zelf voortgang en oplevering melden, ontlasten de crew, maar je hebt minder controle over wat er wordt vastgelegd. Laat leveranciers melden en de zoneverantwoordelijke bevestigen. Zo komt de informatie snel binnen en blijft de controle bij jou. Een leverancier ziet daarbij alleen zijn eigen taken en opleveringen.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat er op de werkbon komt.
Het draaiboek per zone wordt vrijgegeven op de werkbon, met afvinken, afwijkingen melden en opleveringen aftekenen met foto. Samen lopen we een gewone opbouwdag door, en een dag waarop het draaiboek na vrijgave wijzigt en een leverancier een beschadigde vloer oplevert. Leveranciersmeldingen en opleveringen die doorlopen naar de factuur, zodat er na afloop een sluitend verslag per zone ligt, zet je aan wanneer je wilt.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Werkt de werkbon als het netwerk overbelast is?
Ja. Het draaiboek wordt vooraf geladen en wat de crew invult, wordt bewaard tot er verbinding is. Foto's worden verstuurd zodra dat lukt. De zoneverantwoordelijke ziet welke meldingen nog niet zijn doorgekomen, zodat er niets verloren gaat.
Hoe gaan we om met wijzigingen tijdens de opbouw?
Een wijziging gaat via de productieleider, die een nieuwe versie van de zone vrijgeeft. De zoneverantwoordelijke krijgt een melding met wat er veranderde en bevestigt dat hij het gezien heeft. Zo weet je zeker dat de crew met de juiste versie werkt.
Kunnen we schade aan het terrein vastleggen?
Ja. Bij aanvang van de opbouw leg je de staat van het terrein vast met foto's per zone. Bij oplevering na afbouw doe je hetzelfde. Verschillen zijn zo terug te voeren op een moment en vaak op een leverancier, wat helpt bij gesprekken met de terreineigenaar.
Moet elke crewlid de werkbon gebruiken?
Nee. Meestal werkt de zoneverantwoordelijke met de werkbon en geeft de crew opdrachten zoals nu. Wil je dat crewleden hun eigen taken afvinken, dan kan dat met beperkte toegang. Dat hangt af van hoe groot de zones zijn.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor festivalproductiebedrijvenOffertesoftware voor festivalproductiebedrijven die productiedagen, crew en facilitaire inzet onderbouwd in één voorstel zet, met de aannames over terrein en planning zichtbaar.
- Planningssoftware voor festivalproductiebedrijvenPlanningssoftware voor festivalproductiebedrijven die opbouwzones, logistieke slots en crew per dag verdeelt, zodat leveranciers elkaar niet in de weg staan op het terrein.
- Klantportaal voor festivalproductiebedrijvenEen portaal voor festivalproductiebedrijven waar leveranciers en organisator hun instructies, terreinkaarten en slots vinden, en vragen en documenten op één plek aanleveren.
Werkbonnen die compleet terugkomen.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Digitale werkbonnen voor festivalproductiebedrijven: vrijgegeven draaiboek per zone bij de crew, met voortgang, afwijkingen en opleveringen teruggemeld.
- Draaiboek per zone vrijgeven
- Voortgang en afwijkingen melden
- Opleveringen laten aftekenen