Evenementen en verhuur: Planningssoftware voor festivalproductiebedrijven
Planningssoftware voor festivalproductiebedrijven die opbouwzones, logistieke slots en crew per dag verdeelt, zodat leveranciers elkaar niet in de weg staan op het terrein.
Wat de planning bij festivalproductiebedrijven lastig maakt.
Tijdens de opbouw van een festival hebben festivalproductiebedrijven tientallen leveranciers die allemaal op hetzelfde terrein willen werken. De podiumbouwer heeft de toegangsweg nodig voor zijn trailers, de stroomleverancier moet kabels trekken voordat de hekken staan, en de cateraar komt te vroeg omdat zijn chauffeur een andere tijd had gekregen. Een planning in een rekenblad met namen per dag laat niet zien dat twee vrachtwagens tegelijk dezelfde smalle ingang nodig hebben, of dat een zone pas vrij is als de vloer ligt. Crew wordt per dag ingedeeld zonder te zien welke zone de meeste handen vraagt. Het resultaat: wachtende vrachtwagens, schuivende opbouw en een productieleider die de hele dag aan de portofoon hangt.
Planningssoftware voor festivalproductiebedrijven
Voorbeeld- 1
Zones en volgorde vastleggen
AfgerondHet terrein wordt verdeeld in opbouwzones met hun afhankelijkheden: eerst grondwerk en rijplaten, dan stroom, dan podia en tenten, dan aankleding.
- 2
Aanvoerslots toewijzen
Nu bezigElke leverancier krijgt een slot voor aanvoer, met ingang, route over het terrein en de zone waar gelost wordt.
- 3
Crew en wijzigingen bijhouden
VolgendeCrew wordt per dag en per zone ingedeeld, met de rol en de leidinggevende.
Van opdracht tot bevestigde afspraak.
Zones en volgorde vastleggen
Het terrein wordt verdeeld in opbouwzones met hun afhankelijkheden: eerst grondwerk en rijplaten, dan stroom, dan podia en tenten, dan aankleding. Per zone staat welke leveranciers er werken en wat er klaar moet zijn voordat zij kunnen beginnen. Zo is de volgorde van opbouw zichtbaar in plaats van in het hoofd van de productieleider.
Aanvoerslots toewijzen
Elke leverancier krijgt een slot voor aanvoer, met ingang, route over het terrein en de zone waar gelost wordt. De planning toont per ingang en per tijdvak hoeveel voertuigen er komen. Vraagt een leverancier om een ander moment, dan ziet de planner direct of dat botst met een andere aanvoer of met werk in dezelfde zone.
Crew en wijzigingen bijhouden
Crew wordt per dag en per zone ingedeeld, met de rol en de leidinggevende. Loopt een zone uit, dan ziet de productieleider welke volgende stappen schuiven en welke leveranciers een nieuw slot nodig hebben. Leveranciers en crew krijgen de gewijzigde tijden, zodat niemand op een verouderde planning rijdt.
Naast je agenda en je team.
Productieplanning gebeurt nu vaak in een rekenblad met tabbladen per dag, een terreinkaart met aantekeningen en een appgroep met leveranciers. We kunnen de terreinkaart als basis gebruiken voor zones en de bestaande leverancierslijst overnemen. Je bent eigenaar van de planning; leveranciers zien hun eigen slots en zone, niet die van anderen. Crew die via een uitzendbureau of crewbedrijf komt, neem je op met hun eigen contactpersoon.
Strakke slots of ruime vensters
Strakke aanvoerslots maken optimaal gebruik van een smalle ingang, maar een leverancier die vastzit in het verkeer verschuift de hele middag. Ruimere vensters geven speling, maar kunnen leiden tot meerdere vrachtwagens tegelijk. Bij terreinen met één ingang zijn strakke slots met een buffer tussen grote leveringen vaak nodig.
Planning centraal of per zone
Eén productieleider die alles plant, houdt overzicht maar wordt een knelpunt. Zoneverantwoordelijken die hun eigen zone plannen, werken sneller, maar kunnen botsen bij gedeelde ingangen en routes. Een centrale planning van aanvoer met zoneplanning binnen die kaders combineert beide. Zoneverantwoordelijken zien dan de aanvoer die op hun zone afkomt en plannen hun crew daaromheen.
Leveranciers zelf laten kiezen
Leveranciers laten kiezen uit beschikbare slots scheelt veel heen en weer, maar de snelste kiest de beste tijd, niet de leverancier die het eerst nodig is. Vooraf slots toewijzen op basis van de opbouwvolgorde, met ruimte om te ruilen, houdt de volgorde intact. Ruilen gebeurt dan zichtbaar via de planner.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we in de planning inrichten.
In de planning staan zones met hun afhankelijkheden, aanvoerslots per ingang en crew per dag en zone. Voordat het live gaat, doorlopen we samen een gewone opbouwdag, en een dag waarop de podiumbouwer een halve dag uitloopt en drie leveranciers moeten schuiven. Slots delen met leveranciers, de afbouwplanning die vaak in veel minder tijd moet en ploegwissels van crew kunnen er later bij.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kunnen leveranciers hun slot zelf zien?
Ja. Elke leverancier ziet zijn eigen slots, de ingang, de route en de zone, plus de contactpersoon op het terrein. Andere leveranciers ziet hij niet, tenzij je dat nodig vindt, bijvoorbeeld als twee partijen samen in een zone werken.
Hoe plannen we afbouw na het laatste festivaldag?
Afbouw wordt een eigen fase met zones in omgekeerde volgorde en vaak minder tijd. Leveranciers krijgen ophaalslots, en de planning toont welke zones eerst leeg moeten zodat zwaar materieel erbij kan. Zo voorkom je dat een podiumtrailer vastzit achter een cateringwagen.
Werkt de planning met de terreinkaart?
De terreinkaart is de basis voor zones, ingangen en routes. Een nieuwe versie van de kaart kun je toevoegen en de zones aanpassen. De planning laat zien welke slots en crew aan een gewijzigde zone hangen, zodat je weet wie je moet informeren.
Wat als het terrein door regen onbegaanbaar wordt?
Dan zie je per zone welke aanvoer en welk werk eraan hangen. Je kunt slots verschuiven, routes wijzigen of een zone tijdelijk sluiten. De planning stuurt de wijzigingen door naar de betrokken leveranciers en crew. De beslissing blijft bij de productieleider.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Digitale werkbonnen voor festivalproductiebedrijvenDigitale werkbonnen voor festivalproductiebedrijven die het vrijgegeven productiedraaiboek per zone bij de crew brengen en voortgang, afwijkingen en opleveringen terugmelden.
- Website voor festivalproductiebedrijvenEen website voor festivalproductiebedrijven die productiediensten en faciliteiten zo beschrijft dat een organisator ziet welk deel van de productie hij kan uitbesteden en wat hij zelf houdt.
- Aanvraagformulier voor festivalproductiebedrijvenEen aanvraagformulier voor festivalproductiebedrijven dat terreinkaart, leverancierslijst en de status van vergunningen ophaalt, zodat een productieleider snel ziet hoe ver een festival al is.
Een planning die uitvoerbaar is.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Planningssoftware voor festivalproductiebedrijven: opbouwzones, aanvoerslots en crew per dag ingepland, met botsingen tussen leveranciers vooraf zichtbaar.
- Zones en volgorde vastleggen
- Aanvoerslots toewijzen
- Crew en wijzigingen bijhouden