Evenementen en verhuur: Offertesoftware voor festivalproductiebedrijven
Offertesoftware voor festivalproductiebedrijven die productiedagen, crew en facilitaire inzet onderbouwd in één voorstel zet, met de aannames over terrein en planning zichtbaar.
Waar offertes voor festivalproductiebedrijven op vastlopen.
Een offerte bij festivalproductiebedrijven rust op aannames die vaak nog niet vaststaan: hoeveel opbouwdagen het terrein nodig heeft, of er rijplaten moeten liggen, hoeveel stroom de podia vragen, hoeveel crew er per dag nodig is. Die aannames staan in een rekenblad dat de productieleider na het eerste gesprek heeft gemaakt. Als de organisator later een tweede podium toevoegt of de opbouw met een dag verkort, wordt het rekenblad aangepast maar is niet meer te zien wat er veranderde. Bij een festival dat jaarlijks terugkomt, begint de offerte elk jaar opnieuw, terwijl het grootste deel hetzelfde is.
Offertesoftware voor festivalproductiebedrijven
Voorbeeld- 1
Uitgangspunten per fase vastleggen
AfgerondUit het dossier worden data, terrein, verwachte bezoekers en leveranciers overgenomen.
- 2
Productiedagen en faciliteiten berekenen
Nu bezigDe offerte rekent per fase de inzet uit: productieleiding, crewdagen, voertuigen en faciliteiten zoals stroom, sanitair en hekwerk.
- 3
Voorstel en wijzigingen vastleggen
VolgendeDe organisator krijgt een voorstel per fase met de aannames in gewone taal.
Van aanvraag tot getekende offerte.
Uitgangspunten per fase vastleggen
Uit het dossier worden data, terrein, verwachte bezoekers en leveranciers overgenomen. Per fase leg je de aannames vast: aantal opbouwdagen, crew per dag, benodigde faciliteiten en bijzonderheden van het terrein. Elke aanname staat apart, zodat de organisator ziet waarop de prijs rust en waar hij invloed heeft.
Productiedagen en faciliteiten berekenen
De offerte rekent per fase de inzet uit: productieleiding, crewdagen, voertuigen en faciliteiten zoals stroom, sanitair en hekwerk. Wat je inhuurt bij derden, staat als aparte regel met een opslag die je zelf bepaalt. Zo is zichtbaar welke kosten bij jou liggen en welke doorbelast worden.
Voorstel en wijzigingen vastleggen
De organisator krijgt een voorstel per fase met de aannames in gewone taal. Akkoord geeft hij in hetzelfde document. Verandert er iets, zoals een extra podium, dan maak je een nieuwe versie met het verschil zichtbaar. Bij een terugkerend festival begin je met de offerte van vorig jaar als basis.
Naast je calculatie en prijslijsten.
Productiebedrijven maken offertes nu vaak in een rekenblad met eigen tarieven en offertes van onderaannemers als bijlage. We nemen je tarieven, crewrollen en opslagen over als uitgangspunt dat je zelf beheert. Prijzen van onderaannemers komen uit hun offertes; die blijven van hen en jij verwijst ernaar. Na akkoord gaat de offerte door naar de planning en later naar de facturatie, zodat afgesproken productiedagen de basis blijven.
Vaste prijs of op basis van inzet
Een vaste prijs voor de hele productie geeft de organisator budgetzekerheid, maar legt het risico van extra opbouwdagen bij jou. Rekenen op basis van werkelijke inzet is eerlijker bij een onzeker terrein, maar maakt het budget onvoorspelbaar. Veel productiebedrijven kiezen een vaste prijs per fase met een afspraak over meerwerk.
Onderaannemers via jou of direct
Als je onderaannemers inhuurt en doorbelast, heeft de organisator één aanspreekpunt en houd jij de regie. Laat je de organisator rechtstreeks contracteren, dan houdt hij meer zicht op kosten, maar ligt de coördinatie lastiger. De offerte laat per faciliteit zien welke route is gekozen. Bij twijfel helpt het om per faciliteit te kijken wie de risico's draagt.
Terugkerend festival of nieuwe begroting
Bij een festival dat elk jaar terugkomt, is de vorige offerte een goede basis, maar terreinen veranderen, leveranciers wisselen en tarieven stijgen. Een nieuwe versie op basis van vorig jaar, met de verschillen gemarkeerd, laat de organisator zien wat anders is zonder dat je alles opnieuw opbouwt.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we in de offertes klaarzetten.
Je uitgangspunten per fase, de berekening van productiedagen en faciliteiten en de offerte met versies zetten we bij de start in de offertesoftware. Toetsen doen we samen met een eendaags stadsevenement en een meerdaags festival waar na akkoord een extra podium bijkomt. Offertes van terugkerende festivals als basis, zodat een jaarlijks festival niet elk voorjaar vanaf nul wordt begroot, en doorlopen naar planning en factuur zet je aan wanneer het past.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Kunnen we offertes van onderaannemers koppelen?
Ja. Per faciliteit kun je de offerte van de onderaannemer als bijlage toevoegen en het bedrag overnemen met je eigen opslag. Wijzigt de onderaannemer zijn prijs, dan pas je dat aan en zie je het effect op het totaal. De organisator ziet alleen wat je doorbelast.
Hoe gaan we om met onzekerheid over het terrein?
Leg de onzekerheid vast als aanname met een voorbehoud, bijvoorbeeld rijplaten alleen bij nat weer. De offerte kan een optie bevatten die pas wordt ingezet als het nodig is. Zo weet de organisator vooraf wat het kost als het terrein slecht ligt.
Kunnen we de offerte per fase laten accorderen?
Dat kan. Sommige organisatoren willen eerst de voorbereiding vastleggen en de opbouw pas later, als de leverancierslijst compleet is. Elke fase krijgt dan een eigen akkoord. De planning ziet alleen geaccordeerde fasen als vastgelegd werk.
Wat gebeurt er bij annulering door weer?
Dat hangt af van je voorwaarden. Leg in de offerte vast welke kosten bij annulering in welke fase in rekening komen. De offertesoftware maakt geen keuzes over verzekering of aansprakelijkheid, maar zorgt dat de afspraak zichtbaar en geaccordeerd is.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Aanvraagformulier voor festivalproductiebedrijvenEen aanvraagformulier voor festivalproductiebedrijven dat terreinkaart, leverancierslijst en de status van vergunningen ophaalt, zodat een productieleider snel ziet hoe ver een festival al is.
- Digitale werkbonnen voor festivalproductiebedrijvenDigitale werkbonnen voor festivalproductiebedrijven die het vrijgegeven productiedraaiboek per zone bij de crew brengen en voortgang, afwijkingen en opleveringen terugmelden.
- Facturatiesoftware voor festivalproductiebedrijvenFacturatiesoftware voor festivalproductiebedrijven die afgeronde productiedagen, meerwerk en doorbelaste faciliteiten omzet in een factuur die je eerst controleert.
Offertes die kloppen met het werk.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Offertesoftware voor festivalproductiebedrijven: productiedagen, crew en faciliteiten per fase onderbouwd in één voorstel dat de organisator kan accorderen.
- Uitgangspunten per fase vastleggen
- Productiedagen en faciliteiten berekenen
- Voorstel en wijzigingen vastleggen