Evenementen en verhuur: Facturatiesoftware voor festivalproductiebedrijven
Facturatiesoftware voor festivalproductiebedrijven die afgeronde productiedagen, meerwerk en doorbelaste faciliteiten omzet in een factuur die je eerst controleert.
Waar facturen bij festivalproductiebedrijven blijven liggen.
Na een festival moeten festivalproductiebedrijven een factuur opstellen die vaak weinig lijkt op de offerte. Er kwam een opbouwdag bij omdat het terrein nat was, de organisator vroeg tijdens de opbouw om een extra productiekantoor, en de stroomleverancier factureerde meer dan begroot. Die wijzigingen staan verspreid: in mails, in de werkbon, in de facturen van onderaannemers die nog binnenkomen. Wie de factuur maakt, moet alles uitzoeken en heeft geen zicht op welke wijziging door de organisator is geaccordeerd en welke je zelf hebt besloten. Het resultaat is een slotfactuur die weken op zich laat wachten en een gesprek met de organisator over posten die niemand meer helder heeft.
Facturatiesoftware voor festivalproductiebedrijven
Voorbeeld- 1
Grondslag per fase verzamelen
AfgerondPer fase staan de geaccordeerde offerte, de werkelijk gewerkte productiedagen uit de werkbon, de opleveringen en de wijzigingsverzoeken met hun akkoord al in de software.
- 2
Verschillen per post beoordelen
Nu bezigDe conceptfactuur zet uitgevoerd tegenover begroot, per fase en per post.
- 3
Factuur versturen
VolgendeNa beoordeling gaat de factuur naar de organisator met een betaallink, regels per fase en verwijzingen naar wijzigingen.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Grondslag per fase verzamelen
Per fase staan de geaccordeerde offerte, de werkelijk gewerkte productiedagen uit de werkbon, de opleveringen en de wijzigingsverzoeken met hun akkoord al in de software. Facturen van onderaannemers hangen aan de faciliteit waar ze bij horen. Ontbreekt er een onderaannemersfactuur, dan blijft die post open.
Verschillen per post beoordelen
De conceptfactuur zet uitgevoerd tegenover begroot, per fase en per post. Een extra opbouwdag, een wijziging met akkoord van de organisator, een hogere factuur van een onderaannemer: elk verschil staat met de bron erbij. Wie factureert, beslist per verschil of het wordt doorbelast, en legt bij twijfel vast waarom.
Factuur versturen
Na beoordeling gaat de factuur naar de organisator met een betaallink, regels per fase en verwijzingen naar wijzigingen. Voorschotten en termijnfacturen worden verrekend. Herinneringen gaan automatisch en je ziet per termijn of er betaald is. De organisator kan vooraf een overzicht van de verschillen ontvangen.
Factureren vanuit dezelfde software.
Productiebedrijven factureren nu meestal in termijnen, met een slotfactuur die weken na het festival nog moet worden uitgezocht. In de facturatiesoftware staan offerte, werkbon en wijzigingen al bij elkaar, en inkoopfacturen van onderaannemers hangen aan de juiste faciliteit. Wie de facturen controleert, bepaalt wanneer een factuur de deur uitgaat. De boekhouder kan meekijken of krijgt een export voor btw en jaarwerk.
Termijnen of alles achteraf
Termijnfacturen tijdens de voorbereiding spreiden het risico en dekken inkoop bij onderaannemers. Alles achteraf factureren is eenvoudiger voor de organisator, maar je schiet veel voor. De software kan termijnen per fase en verrekent ze in de slotfactuur, zodat niets dubbel wordt gefactureerd. Die verrekening staat zichtbaar op de slotfactuur.
Wijzigingen direct of in de slotfactuur
Een wijziging direct factureren, zoals een extra productiekantoor, houdt het overzicht klein maar levert veel losse facturen op. Alles in de slotfactuur bundelen is overzichtelijker, mits elke wijziging met akkoord is vastgelegd. De software kan beide; het akkoord is in beide gevallen de basis. Bij grote wijzigingen kiezen veel bedrijven toch voor een aparte factuur.
Onderaannemers met opslag of netto
Doorbelasten met opslag dekt je coördinatie en risico, maar maakt de factuur voor de organisator duurder dan als hij zelf contracteerde. Netto doorbelasten met een aparte coördinatievergoeding is transparanter. Wat je kiest, leg het vast in de offerte en pas het consequent toe. Organisatoren waarderen vooral dat het vooraf duidelijk is.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we voor je facturatie inrichten.
Per fase brengt de factuur vanaf de start offerte, gewerkte productiedagen, opleveringen en geaccordeerde wijzigingen samen, met onderaannemersfacturen bij de juiste faciliteit en je betaallink en herinneringen ingesteld. Voor de livegang doorlopen we samen een festival dat binnen begroting bleef, en een festival waar een extra opbouwdag en twee wijzigingen bijkwamen. Een verschillenoverzicht voor de organisator en termijnfacturen per fase zet je aan wanneer je wilt.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Hoe weten we welke wijzigingen geaccordeerd zijn?
Elke wijziging die via de offerte of het portaal is aangevraagd, heeft een status en een akkoord met naam en datum. De software neemt alleen geaccordeerde wijzigingen als doorbelastbaar mee. Wijzigingen zonder akkoord staan apart, zodat je bewust beslist wat ermee gebeurt.
Wat als een onderaannemer pas laat factureert?
Dan blijft die post open op de conceptfactuur. Je kunt de slotfactuur versturen met een voorbehoud voor die post, of wachten. De software laat zien welke inkoopfacturen nog ontbreken, zodat je weet waar je op wacht en de organisator niet onnodig lang op de rest laat wachten.
Kunnen we per fase factureren?
Ja. Elke fase kan een eigen factuur krijgen, bijvoorbeeld voorbereiding na de vrijgave van het draaiboek en opbouw na oplevering. De factuur bevat alleen de posten van die fase. Zo sluit de facturatie aan op hoe de organisator zijn budget heeft ingedeeld.
Wordt de factuur automatisch verstuurd?
Nee. De software zet de factuur klaar, iemand van je team controleert hem en verstuurt hem met een betaallink. Bij festivalproductie met veel wijzigingen is dat moment van controle belangrijk, want juist daar zitten de posten die later vragen oproepen. Alleen de herinneringen daarna gaan vanzelf.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor festivalproductiebedrijvenOffertesoftware voor festivalproductiebedrijven die productiedagen, crew en facilitaire inzet onderbouwd in één voorstel zet, met de aannames over terrein en planning zichtbaar.
- Digitale werkbonnen voor festivalproductiebedrijvenDigitale werkbonnen voor festivalproductiebedrijven die het vrijgegeven productiedraaiboek per zone bij de crew brengen en voortgang, afwijkingen en opleveringen terugmelden.
- Website voor festivalproductiebedrijvenEen website voor festivalproductiebedrijven die productiediensten en faciliteiten zo beschrijft dat een organisator ziet welk deel van de productie hij kan uitbesteden en wat hij zelf houdt.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor festivalproductiebedrijven: productiedagen, wijzigingen en faciliteiten per fase in een factuur met betaallink en herinneringen.
- Grondslag per fase verzamelen
- Verschillen per post beoordelen
- Factuur versturen