Evenementen en verhuur: Voorraadsoftware voor festivalproductiebedrijven
Voorraadsoftware voor festivalproductiebedrijven die portofoons, hekwerk, rijplaten, bebording en ander terreinmateriaal per festival en zone bijhoudt, van uitgifte tot retour.
Waar de voorraad bij festivalproductiebedrijven gaat schuiven.
Na een festival komen bij festivalproductiebedrijven nooit alle portofoons terug. Er zijn er een paar aan crew uitgegeven die al vertrokken zijn, een paar liggen in een productiekantoor dat al is afgebroken en een paar zijn kapot. Met hekwerk, bebording, kabelbruggen en rijplaten gaat het net zo: wat eigen materiaal is en wat gehuurd, en wat bij welke leverancier terug moet, staat op lijsten die tijdens de afbouw niemand bijhoudt. Bij twee festivals in hetzelfde weekend blijkt pas op vrijdag dat er niet genoeg portofoons en laders zijn voor beide. Gehuurd materiaal dat te laat terugkomt, kost extra huur.
Voorraadsoftware voor festivalproductiebedrijven
Voorbeeld- 1
Materiaal registreren
AfgerondPortofoons krijgen een nummer en worden met lader en headset als set geregistreerd.
- 2
Reserveren en uitgeven per zone
Nu bezigPer festival wordt materiaal gereserveerd en per zone uitgegeven.
- 3
Retour en verlies bijhouden
VolgendeBij afbouw wordt per zone geteld wat terugkomt.
Van ontvangst tot gebruik.
Materiaal registreren
Portofoons krijgen een nummer en worden met lader en headset als set geregistreerd. Hekwerk, rijplaten en bebording worden per soort geteld, met de herkomst: eigen of gehuurd en van welke verhuurder. Zo is bij elke telling duidelijk wat van jou is en wat terug moet.
Reserveren en uitgeven per zone
Per festival wordt materiaal gereserveerd en per zone uitgegeven. Portofoons worden op naam uitgegeven aan crew of leveranciers, met kanaal en zone. Je ziet per weekend wat er nodig is voor alle festivals samen. Dreigt een tekort, dan zie je dat vroeg genoeg om bij te huren.
Retour en verlies bijhouden
Bij afbouw wordt per zone geteld wat terugkomt. Portofoons worden op naam ingenomen, zodat zichtbaar is wie er een niet heeft teruggebracht. Gehuurd materiaal wordt per verhuurder klaargezet voor retour. Kapot of vermist materiaal wordt vastgelegd met de zone erbij, als basis voor vervanging of doorbelasting.
Naast je inkoop en leveranciers.
Materiaal wordt nu vaak bijgehouden in een rekenblad per festival, met een uitgiftelijst voor portofoons op papier. We kunnen die lijsten overnemen. Het magazijn is eigenaar van de telling van eigen materiaal; verhuurders blijven eigenaar van hun materiaal, wat je bijhoudt is wat er van hen op het terrein staat. Uitgifte van portofoons kan met een scanner of op naam via een telefoon, afhankelijk van wat praktisch is in het productiekantoor.
Eigen materiaal of huren
Eigen hekwerk en rijplaten zijn altijd beschikbaar, maar vragen opslag, transport en onderhoud, en staan in de winter stil. Huren voor elk festival vermijdt die kosten, maar in het hoogseizoen is materiaal schaars. Een basis aan eigen materiaal met bijhuren voor pieken is gebruikelijk. De voorraad laat zien hoe vaak eigen materiaal echt wordt ingezet.
Portofoons op naam of per zone
Portofoons op naam uitgeven geeft duidelijkheid over wie verantwoordelijk is, maar kost tijd bij de uitgifte als honderden crewleden tegelijk aankomen. Per zone uitgeven aan de zoneverantwoordelijke is sneller, maar maakt het lastiger om vermiste toestellen te herleiden. Een mengvorm kan: op naam voor leidinggevenden, per zone voor crew.
Tellen per zone of centraal
Tellen per zone bij afbouw geeft inzicht in waar materiaal verdwijnt, maar vraagt van elke zoneverantwoordelijke een telling. Alles centraal tellen bij het laden is eenvoudiger maar verbergt waar het misging. Per zone tellen voor waardevol materiaal en centraal voor bulk is vaak een goede balans.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWelke voorraad we vastleggen.
Portofoons, hekwerk, rijplaten en bebording staan bij de start in de voorraad, met reserveren en uitgeven per zone en retour met verlies. We spelen samen een gewoon festival na, en een weekend waarin twee festivals tegelijk draaien en gehuurd hekwerk op tijd terug moet. Signalen voor tekorten per weekend, verlies op de factuur en laadschema's voor portofoons zet je aan wanneer het nodig is.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Hoe voorkomen we dat portofoons verdwijnen?
Door ze op naam uit te geven en bij inname te scannen of af te vinken. Je ziet direct wie er nog een heeft. Een herinnering aan het eind van de laatste dag helpt. Toestellen die toch ontbreken, staan met naam en zone in het overzicht.
Kunnen we gehuurd materiaal apart bijhouden?
Ja. Elk stuk gehuurd materiaal heeft een verhuurder en een retourdatum. Je ziet per verhuurder wat er op welk terrein staat en wanneer het terug moet. Zo voorkom je extra huurdagen omdat een partij hekwerk achter een tent is vergeten.
Hoe tellen we bulkmateriaal zoals hekken?
Per zone of per vrachtwagen, in de eenheden die je gebruikt, zoals stuks of pallets. Een exacte telling per hek is vaak niet nodig; een telling per lading volstaat. Verschillen tussen uitgifte en retour worden zichtbaar per zone.
Werkt dit ook voor materiaal van de organisator?
Ja, als de organisator eigen materiaal inbrengt, zoals bebording of decor. Dat registreer je met de organisator als herkomst. Bij afbouw zie je wat terug moet naar de organisator en wat naar je eigen magazijn of een verhuurder.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Digitale werkbonnen voor festivalproductiebedrijvenDigitale werkbonnen voor festivalproductiebedrijven die het vrijgegeven productiedraaiboek per zone bij de crew brengen en voortgang, afwijkingen en opleveringen terugmelden.
- Website voor festivalproductiebedrijvenEen website voor festivalproductiebedrijven die productiediensten en faciliteiten zo beschrijft dat een organisator ziet welk deel van de productie hij kan uitbesteden en wat hij zelf houdt.
- Aanvraagformulier voor festivalproductiebedrijvenEen aanvraagformulier voor festivalproductiebedrijven dat terreinkaart, leverancierslijst en de status van vergunningen ophaalt, zodat een productieleider snel ziet hoe ver een festival al is.
Weten wat er echt ligt.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Voorraadsoftware voor festivalproductiebedrijven: portofoons, hekwerk, rijplaten en bebording per festival en zone uitgegeven, met retour bijgehouden.
- Materiaal registreren
- Reserveren en uitgeven per zone
- Retour en verlies bijhouden