Voorraadsoftware voor festivalproductiebedrijven
Voorraadsoftware voor festivalproductiebedrijven die portofoons, hekwerk, rijplaten, bebording en ander terreinmateriaal per festival en zone bijhoudt, van uitgifte tot retour.
Wat is belangrijk voor festivalproductiebedrijven?
Na een festival komen bij festivalproductiebedrijven nooit alle portofoons terug. Er zijn er een paar aan crew uitgegeven die al vertrokken zijn, een paar liggen in een productiekantoor dat al is afgebroken en een paar zijn kapot. Met hekwerk, bebording, kabelbruggen en rijplaten gaat het net zo: wat eigen materiaal is en wat gehuurd, en wat bij welke leverancier terug moet, staat op lijsten die tijdens de afbouw niemand bijhoudt. Bij twee festivals in hetzelfde weekend blijkt pas op vrijdag dat er niet genoeg portofoons en laders zijn voor beide. Gehuurd materiaal dat te laat terugkomt, kost extra huur.
Van dagelijkse praktijk naar werkende software.
Materiaal registreren
Portofoons krijgen een nummer en worden met lader en headset als set geregistreerd. Hekwerk, rijplaten en bebording worden per soort geteld, met de herkomst: eigen of gehuurd en van welke verhuurder. Zo is bij elke telling duidelijk wat van jullie is en wat terug moet.
Reserveren en uitgeven per zone
Per festival wordt materiaal gereserveerd en per zone uitgegeven. Portofoons worden op naam uitgegeven aan crew of leveranciers, met kanaal en zone. Je ziet per weekend wat er nodig is voor alle festivals samen. Dreigt een tekort, dan zie je dat vroeg genoeg om bij te huren.
Retour en verlies bijhouden
Bij afbouw wordt per zone geteld wat terugkomt. Portofoons worden op naam ingenomen, zodat zichtbaar is wie er een niet heeft teruggebracht. Gehuurd materiaal wordt per verhuurder klaargezet voor retour. Kapot of vermist materiaal wordt vastgelegd met de zone erbij, als basis voor vervanging of doorbelasting.
Aansluiten op wat jullie al gebruiken.
Materiaal wordt nu vaak bijgehouden in een rekenblad per festival, met een uitgiftelijst voor portofoons op papier. We kunnen die lijsten overnemen. Het magazijn is eigenaar van de telling van eigen materiaal; verhuurders blijven eigenaar van hun materiaal, wat jullie bijhouden is wat er van hen op het terrein staat. Uitgifte van portofoons kan met een scanner of op naam via een telefoon, afhankelijk van wat praktisch is in het productiekantoor.
Eigen materiaal of huren
Eigen hekwerk en rijplaten zijn altijd beschikbaar, maar vragen opslag, transport en onderhoud, en staan in de winter stil. Huren voor elk festival vermijdt die kosten, maar in het hoogseizoen is materiaal schaars. Een basis aan eigen materiaal met bijhuren voor pieken is gebruikelijk. De voorraad laat zien hoe vaak eigen materiaal echt wordt ingezet.
Portofoons op naam of per zone
Portofoons op naam uitgeven geeft duidelijkheid over wie verantwoordelijk is, maar kost tijd bij de uitgifte als honderden crewleden tegelijk aankomen. Per zone uitgeven aan de zoneverantwoordelijke is sneller, maar maakt het lastiger om vermiste toestellen te herleiden. Een mengvorm kan: op naam voor leidinggevenden, per zone voor crew.
Tellen per zone of centraal
Tellen per zone bij afbouw geeft inzicht in waar materiaal verdwijnt, maar vraagt van elke zoneverantwoordelijke een telling. Alles centraal tellen bij het laden is eenvoudiger maar verbergt waar het misging. Per zone tellen voor waardevol materiaal en centraal voor bulk is vaak een goede balans.
Zo ziet dat er in de praktijk uit.
Duehello
Facturen verstuurd. De opvolging geregeld.
Lees het verhaal
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
BillingFlow
Van factuur naar betaling. Eén heldere flow.
Lees het verhaalDe foto’s bij de klantverhalen zijn sfeerbeelden ter illustratie, geen foto’s van onze klanten.
Begin met een controleerbare afbakening.
Het begin bestaat uit registratie van portofoons, hekwerk, rijplaten en bebording, reserveren en uitgeven per zone en retour met verlies. We proberen het met een gewoon festival en met een weekend waarin twee festivals tegelijk draaien en gehuurd hekwerk op tijd terug moet. Daarna volgen signalen voor tekorten per weekend en het doorzetten van verlies naar de facturatie. Ook laadschema's voor portofoons komen dan aan bod.
Bekijk onze prijsopbouwHosting en beheerGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkhedenHoe voorkomen we dat portofoons verdwijnen?
Door ze op naam uit te geven en bij inname te scannen of af te vinken. Je ziet direct wie er nog een heeft. Een herinnering aan het eind van de laatste dag helpt. Toestellen die toch ontbreken, staan met naam en zone in het overzicht.
Kunnen we gehuurd materiaal apart bijhouden?
Ja. Elk stuk gehuurd materiaal heeft een verhuurder en een retourdatum. Je ziet per verhuurder wat er op welk terrein staat en wanneer het terug moet. Zo voorkom je extra huurdagen omdat een partij hekwerk achter een tent is vergeten.
Hoe tellen we bulkmateriaal zoals hekken?
Per zone of per vrachtwagen, in de eenheden die jullie gebruiken, zoals stuks of pallets. Een exacte telling per hek is vaak niet nodig; een telling per lading volstaat. Verschillen tussen uitgifte en retour worden zichtbaar per zone.
Werkt dit ook voor materiaal van de organisator?
Ja, als de organisator eigen materiaal inbrengt, zoals bebording of decor. Dat registreer je met de organisator als herkomst. Bij afbouw zie je wat terug moet naar de organisator en wat naar jullie magazijn of een verhuurder.
Wat hier vaak op aansluit.
Wat wil je als eerste verbeteren?
Selecteer de punten die voor jullie spelen. Download je selectie als voorbereiding op een gesprek. Deze keuzes blijven in je browser.
Of bespreek het directBespreek voorraadsoftware voor jouw bedrijf.
Beschrijf wat je wilt bouwen. Je krijgt een voorstel met doel, scope, planning en een vaste prijs, zodat je precies weet waar je aan begint.
WhatsApp+31 6 13 62 49 11info@vorlyo.com Lessen online laten boeken en betalen, zonder telefoon of losse lijstjes.
- Website met live lesrooster
- Online boeken en betalen
- Herinneringen per e-mail en sms
- Koppeling met de boekhouding