Transport en bezorging: Facturatiesoftware voor fietslogistieke bedrijven
Facturatiesoftware voor fietslogistieke bedrijven die bezorgde stops en retourritten uit de afgesloten rondes omzet in een controleerbare factuur per verlader, met betaallink.
Waar facturen bij fietslogistieke bedrijven blijven liggen.
Aan het eind van de maand moet een fietslogistiek bedrijf per verlader optellen hoeveel stops er zijn bezorgd, welke pogingen mislukten, hoeveel retourritten er waren en welke toeslagen gelden. Die gegevens staan verspreid over rondelijsten, de bezorgapp en mails over extra opdrachten. Vaak telt iemand op kantoor dagen lang na, en toch ontbreekt er altijd iets: een retour die later werd opgehaald of een stop die twee keer is aangeboden. Verladers vragen vervolgens een specificatie per dag of per filiaal. Wie dat niet kan leveren, krijgt facturen terug of wacht weken op geld voor regels die wel degelijk zijn gereden.
Facturatiesoftware voor fietslogistieke bedrijven
Voorbeeld- 1
Gesloten rondes verzamelen
AfgerondZodra een ronde is gesloten, staan de bezorgde stops, mislukte pogingen en meegenomen retouren per verlader klaar om te factureren.
- 2
Afwijkingen beoordelen
Nu bezigVoordat iets een factuurregel wordt, ziet de administratie wat afwijkt van normaal: een stop zonder afleverbewijs, een retour die niet in de hub is gecontroleerd of een verlader die boven zijn afgesproken bandbreedte zit.
- 3
Factuur per verlader versturen
VolgendeDe factuur gaat met een specificatie per dag, filiaal of ronde en een betaallink naar de verlader.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Gesloten rondes verzamelen
Zodra een ronde is gesloten, staan de bezorgde stops, mislukte pogingen en meegenomen retouren per verlader klaar om te factureren. Elke regel heeft een datum, een adres en een status van de werkbon. Toeslagen, zoals voor een vroeg venster of een extra rit, komen uit de afspraken die bij de offerte zijn vastgelegd.
Afwijkingen beoordelen
Voordat iets een factuurregel wordt, ziet de administratie wat afwijkt van normaal: een stop zonder afleverbewijs, een retour die niet in de hub is gecontroleerd of een verlader die boven zijn afgesproken bandbreedte zit. Die regels krijgen een vraag aan planning of hub. Pas als ze zijn beoordeeld, gaan ze mee op de factuur.
Factuur per verlader versturen
De factuur gaat met een specificatie per dag, filiaal of ronde en een betaallink naar de verlader. Herinneringen volgen automatisch op de termijnen die je kiest. Bij elke factuur zie je of hij open staat, deels of helemaal betaald is, zodat niemand meer handmatig debiteuren hoeft na te lopen.
Factureren vanuit dezelfde software.
Facturen worden nu meestal gemaakt op basis van tellingen uit spreadsheets of de export van een bezorgapp, en daarna overgetypt. Hier staan stops en retouren van de werkbon en de tarieven uit de offerte al in dezelfde software, dus de factuur ontstaat zonder overtypen. Betaalstatus en btw-overzicht staan erbij; de boekhouder kan meekijken of een export krijgen. De planning is eigenaar van wat er gereden is, de administratie van wat er gefactureerd wordt.
Mislukte poging wel of niet rekenen
Een stop die mislukt omdat de winkel dicht was, kost wel rijtijd. Sommige bedrijven rekenen een tweede poging, andere nemen het risico zelf. Wat je ook afspreekt, het moet per verlader vastliggen en per stop zichtbaar zijn, zodat de factuur laat zien waarom een regel er staat en welke reden de rijder opgaf.
Per maand of per week factureren
Maandelijks factureren scheelt administratief werk, maar betekent dat fouten pas laat opvallen. Wekelijks factureren aan grote verladers houdt de controle actueel en verbetert de kasstroom. Kleine klanten kunnen op maandbasis blijven. De software houdt per verlader een eigen ritme aan, zodat je niet voor iedereen hetzelfde hoeft te kiezen.
Specificatie bij factuur of los
Een korte factuur met een totaal per dienst is overzichtelijk, maar grote verladers willen per filiaal of kostenplaats kunnen controleren. Een losse specificatie als bijlage houdt de factuur leesbaar en geeft toch de details. We stemmen het formaat af op wat de crediteurenadministratie van je grootste klant vraagt.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we voor je facturatie inrichten.
Je tarieven per stop, de afspraken over mislukte pogingen en retouren, het factuurritme per verlader en de herinneringstermijnen staan klaar wanneer je start. Ter controle leggen we de factuur van één verlader over een afgelopen maand naast de handmatige telling, en we nemen een maand met veel retouren als lastig geval. Kloppen beide, dan factureer je alle verladers zo; weekfacturatie zet je aan voor wie dat wil.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Hoe krijgt onze boekhouder de facturen te zien?
De boekhouder kan meekijken in de software, met de facturen, betalingen en het btw-overzicht per periode. Werkt hij liever in zijn eigen omgeving, dan krijgt hij een export van facturen en betalingen die hij in één stap kan inlezen.
Wat als een verlader een factuurregel betwist?
Elke regel is terug te voeren op een stop met datum, adres, status en afleverbewijs. De administratie kan die gegevens direct delen. Blijkt een regel onterecht, bijvoorbeeld een dubbel geteld retour, dan wordt hij gecorrigeerd en zie je bij de volgende controle waar de dubbeling vandaan kwam.
Kunnen we kratten die niet terugkomen doorbelasten?
Ja, als je dat met de verlader hebt afgesproken. Het kratsaldo per klant komt uit de werkbon en de voorraad. Een structureel tekort kan dan als regel op de factuur verschijnen, met de opbouw erbij. De administratie beslist of die regel echt wordt gefactureerd.
Hoeveel werk blijft er voor de administratie?
De administratie beoordeelt de afwijkingen en verstuurt de factuur. Het tellen en uitzoeken van stops valt weg, net als het nabellen van openstaande bedragen. Hoeveel tijd dat precies scheelt, hangt af van hoe het nu gaat, maar het werk verschuift van overtypen naar controleren van wat afwijkt.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor fietslogistieke bedrijvenOffertesoftware voor fietslogistieke bedrijven die stopaantallen, bezorgvensters en retouren omzet in een voorstel dat de verlader begrijpt en de planner kan waarmaken.
- Digitale werkbonnen voor fietslogistieke bedrijvenDigitale werkbonnen voor fietslogistieke bedrijven: een rondelijst met stopinstructies op de telefoon van de rijder, inclusief afleverbewijs en retourregistratie per adres.
- Website voor fietslogistieke bedrijvenEen website voor fietslogistieke bedrijven die per stadszone laat zien wat er met de bakfiets bezorgd kan worden, zodat verladers zelf inschatten of hun zending past.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor fietslogistiek: bezorgde stops, mislukte pogingen en retourritten per verlader op de factuur, met betaallink en herinneringen.
- Gesloten rondes verzamelen
- Afwijkingen beoordelen
- Factuur per verlader versturen