Evenementen en verhuur: Facturatiesoftware voor foodtruckbedrijven
Facturatiesoftware voor foodtruckbedrijven die geserveerde porties, standtijd, uitloop en extra's omzet in een factuur die aansluit op offerte en werkbon.
Waar facturen bij foodtruckbedrijven blijven liggen.
Na een evenement moet een foodtruckbedrijf de factuur opmaken, en dat is vaak minder eenvoudig dan gasten maal prijs. Er kwamen meer mensen dan afgesproken, de truck bleef een uur langer staan op verzoek van de klant en er moest een aggregaat mee omdat de stroom op de locatie te zwak bleek. Bij een festival is er geen factuur aan een klant, maar moet de afdracht aan de organisatie worden verrekend met de eigen omzet. Bij bedrijfsklanten moet een inkoopnummer op de factuur. Als die gegevens in appberichten, kassabonnen en het geheugen van de ploegleider zitten, wordt er iets vergeten of dubbel gerekend.
Facturatiesoftware voor foodtruckbedrijven
Voorbeeld- 1
Geleverd werk verzamelen
AfgerondPer evenement staat alles al in de software: de geaccordeerde offerteversie, het definitieve gastenaantal, het aantal geserveerde porties uit de kassa-export of de telling van de ploeg, de werkelijke standtijd, uitloop en extra's zoals een aggregaat.
- 2
Verschillen beoordelen
Nu bezigDe software laat zien waar het evenement afweek van de offerte: meer gasten of porties dan afgesproken, uitloop, een aggregaat dat niet in de offerte stond.
- 3
Factuur versturen
VolgendeNa jouw akkoord gaat de factuur naar de klant met een betaallink, de juiste regels, de aanbetaling verrekend en het inkoopnummer bij zakelijke klanten.
Van afgerond werk tot betaalde factuur.
Geleverd werk verzamelen
Per evenement staat alles al in de software: de geaccordeerde offerteversie, het definitieve gastenaantal, het aantal geserveerde porties uit de kassa-export of de telling van de ploeg, de werkelijke standtijd, uitloop en extra's zoals een aggregaat. Aanbetalingen worden verrekend. Bij elke regel staat de bron.
Verschillen beoordelen
De software laat zien waar het evenement afweek van de offerte: meer gasten of porties dan afgesproken, uitloop, een aggregaat dat niet in de offerte stond. Jij beslist per verschil of je het factureert, aanpast of laat vallen, bijvoorbeeld uit coulance. Die keuze en de reden blijven bewaard.
Factuur versturen
Na jouw akkoord gaat de factuur naar de klant met een betaallink, de juiste regels, de aanbetaling verrekend en het inkoopnummer bij zakelijke klanten. Herinneringen gaan automatisch en je ziet per evenement of er betaald is. Voor festivals staat een overzicht van omzet en afdracht klaar.
Factureren vanuit dezelfde software.
Facturen worden nu vaak op maandag na een druk weekend in elkaar gezet, met gegevens uit appberichten, kassabonnen en het geheugen van de ploegleider. In de facturatiesoftware komt de grondslag uit de offerte, de werkbon en de ingelezen kassatotalen. Jij beheert tarieven voor uitloop, reistijd en extra's. Je boekhouder kan meekijken of krijgt een export voor btw en jaarwerk. Kassaomzet op festivals blijft in je kassa; alleen de totalen komen mee.
Factureren op gasten of op porties
Bij een vaste prijs per gast factureer je op het definitieve gastenaantal, ongeacht hoeveel er werkelijk is gegeten. Bij een prijs per portie factureer je op de telling. Het eerste is voorspelbaar voor de klant, het tweede eerlijker als er minder of meer wordt gegeten. De software volgt het model uit de offerte.
Uitloop rekenen of coulant zijn
Een kwartier langer staan omdat de speeches uitliepen, rekenen veel trucks niet. Een uur extra serveren op verzoek wel. Als je vooraf in de offerte zet vanaf wanneer uitloop telt en tegen welk tarief, is het achteraf geen discussie. De software toont de uitloop, jij beslist of die op de factuur komt.
Festivalafdracht per evenement of per seizoen
Sommige festivals rekenen de afdracht direct na het evenement af, andere aan het eind van het seizoen. Per evenement afrekenen geeft snel inzicht in wat een festival heeft opgeleverd. Per seizoen vraagt dat je de omzet per festival goed bijhoudt, zodat de eindafrekening klopt met je eigen kassagegevens.
Klanten in andere branches.
Nog geen klantverhaal uit deze branche. Zo werkt de software bij ondernemers elders.
Alle klantverhalen
Hotel Aadam Wilhelmina
Online check-in, ook om twee uur ’s nachts.
Lees het verhaal
L'Artiste Barbershop
Een volle agenda begint met eenvoudig boeken.
Lees het verhaalNovaw Pilates
Alle aandacht voor de les. De boeking regelt zichzelf.
Lees het verhaalWat we voor je facturatie inrichten.
Per evenement brengt de factuur bij de start de geaccordeerde offerte, het gastenaantal of de portietelling, standtijd, uitloop en aanbetalingen samen, met de verschillen apart en je betaallink en herinneringen ingesteld. Samen doorlopen we een gewone bedrijfslunch zonder afwijkingen, en een bruiloft waar meer gasten kwamen, de truck langer bleef en een aggregaat nodig was. Het festivaloverzicht van omzet en afdracht zet je aan als de besloten feesten soepel lopen.
Bekijk prijzenSupport en updatesGoed om te weten.
Bekijk prijzen en mogelijkheden
WhatsAppChatMailen Gaat een factuur de deur uit zonder dat ik hem zie?
Nee. De software zet de factuur klaar, en jij of je boekhouder kijkt hem na en verstuurt hem met een betaallink. Na een chaotisch weekend verdienen de cijfers die tweede blik. Daarna gaan herinneringen automatisch en zie je per evenement wat er nog openstaat.
Kunnen we kassagegevens gebruiken voor de factuur?
Ja, als je kassa porties per gerecht of per evenement kan exporteren. Je leest die export in en de software zet de totalen naast de offerte. Bij besloten feesten zonder kassa gebruik je de telling van de ploeg op de werkbon.
Hoe gaan we om met festivals waar de organisatie afrekent?
Bij festivals waar bezoekers met munten of een eigen betaalsysteem betalen, rekent de organisatie met jou af. De software zet je eigen telling van porties naast de afrekening van de organisatie, zodat je verschillen ziet voordat je akkoord geeft.
Wat als de klant de uitloop niet herkent?
Uitloop komt alleen op de factuur als die op de werkbon is vastgelegd met tijdstip en, waar mogelijk, akkoord van de klant of het aanspreekpunt. Ontbreekt het akkoord, dan zie je dat bij het beoordelen en kun je eerst met de klant overleggen.
Uitbreidingen voor jouw branche.
Wat hier vaak op aansluit.
- Offertesoftware voor foodtruckbedrijvenOffertesoftware voor foodtruckbedrijven die porties, serveertijd, reistijd en opbouw in één voorstel zet, met de aannames over gastenaantal en stroom erbij en akkoord op een vaste versie.
- Digitale werkbonnen voor foodtruckbedrijvenDigitale werkbonnen voor foodtruckbedrijven die de evenementkaart met serveertijden, menu, aantallen en locatiegegevens bij de ploeg brengen en vastleggen hoe het evenement is verlopen.
- Website voor foodtruckbedrijvenEen website voor foodtruckbedrijven die menuconcepten en portieopties per type evenement uitlegt, laat zien wat de truck nodig heeft aan ruimte en stroom en gerichte boekingsaanvragen oplevert.
Factureren zonder na te zoeken.
Begin met een korte intake. Daarna plannen we een gesprek waarin we de software laten zien met jouw diensten, team en werkwijze.
WhatsAppinfo@vorlyo.com Facturatiesoftware voor foodtruckbedrijven: porties, standtijd, uitloop en extra's per evenement in een factuur met betaallink en automatische herinneringen.
- Geleverd werk verzamelen
- Verschillen beoordelen
- Factuur versturen